Η σύνταξη επιστολών συλλογής σε πελάτες που δεν πληρώνουν είναι ένα αναπόφευκτο καθήκον του κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης. Για να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να πληρώσετε όσα οφείλετε, δημιουργήστε μια λεπτομερή πολιτική πληρωμών πριν από την έκδοση πίστωσης και χρησιμοποιήστε τακτοποίηση και επαγγελματισμό όταν προσπαθείτε να εισπράξετε τους λογαριασμούς που είχαν ληφθεί προηγουμένως.
Δημιουργήστε μια πολιτική πληρωμής
Προτού επιτρέψετε σε έναν πελάτη ή έναν πελάτη να αναβάλει την πληρωμή, να πληρώσει με πίστωση ή να πληρώσει μετά την παράδοση προϊόντων ή υπηρεσιών, αναπτύξτε μια πολιτική πληρωμής που περιγράφει τους όρους σας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το πότε θεωρείτε μια καθυστέρηση πληρωμής, όπως 10 ημέρες ή 30 ημέρες μετά την έκδοση τιμολογίου. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει λεπτομέρειες για το τι θα συμβεί αν συνεχιστεί η μη πληρωμή, όπως η επιβολή κυρώσεων και καθυστερημένων τελών, η διακοπή παροχής υπηρεσιών ή η λήψη νομικών μέτρων.
Αντιμετώπιση των ειδικών
Ανατρέξτε στη συμβατική σας συμφωνία με τον πελάτη κατά τη σύνταξη της επιστολής συλλογής. Αναφέρετε την παραγγελία, τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία επίδοσης ή αγοράς και την ημερομηνία λήξης της αρχικής πληρωμής. Αν υπήρχαν προηγούμενες προσπάθειες συλλογής, αναφέρατε και αυτές και δώστε στον πελάτη ένα σύνολο που περιλαμβάνει ποινές. Για παράδειγμα, "Η παραγγελία σας για 1.000 φιάλες νερού παραδόθηκε την 1η Οκτωβρίου και ένα τιμολόγιο για $ 250 δόθηκε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις 3 Οκτωβρίου με ημερομηνία πληρωμής της 3ης Νοεμβρίου. Ο λογαριασμός σας είναι τώρα 30 ημέρες καθυστερημένος και ο λογαριασμός σας έχει αξιολογηθεί $ 25 τέλη, καθιστώντας το οφειλόμενο υπόλοιπο $ 275, πληρωτέο αμέσως."
Να είστε συμπαθητικοί, ακόμα σταθεροί
Ενώ ορισμένοι πελάτες που δεν πληρώνουν μπορούν να αποφεύγουν τους λογαριασμούς τους, άλλοι ίσως έχουν ξεχάσει την ημερομηνία πληρωμής τους ή έχουν σοβαρά ζητήματα ταμειακών ροών. Δώστε στους πελάτες το πλεονέκτημα της αμφιβολίας όταν γράφουν επιστολές συλλογής για να αποφύγετε την τοποθέτησή τους στην άμυνα. Για παράδειγμα, "Κατανοούμε τις απρόβλεπτες περιστάσεις που μπορεί να προκύψουν και έχουμε δεσμευτεί να συνεργαστούμε μαζί σας για την επίλυση αυτού του ζητήματος". Αυτή η προσέγγιση δεν προσβάλλει τον πελάτη, αλλά καθιστά σαφές ότι η πληρωμή πρέπει να γίνεται ανεξάρτητα από τις περιστάσεις.
Επισυνάψτε έγγραφα επαλήθευσης
Επισυνάψτε στην επιστολή σας αντίγραφα των τιμολογίων που έχουν εκδοθεί προηγουμένως, την προηγούμενη αλληλογραφία σχετικά με την έκδοση, αντίγραφο οποιασδήποτε υπογεγραμμένης σύμβασης ή γραπτής συμφωνίας και αποσπάσματα από την πολιτική πληρωμής σας. Εάν είστε πρόθυμοι να διαπραγματευτείτε το υπόλοιπο ή να λάβετε μερικές πληρωμές, περιγράψτε τους συγκεκριμένους όρους της προσφοράς σας. Παρέχετε έναν αριθμό για να καλέσετε αν ο πελάτης έχει ερωτήσεις και να συμπεριλάβετε ένα προπληρωμένο φάκελο που απευθύνεται μόνος του για εύκολη πληρωμή.
Χρησιμοποιήστε έναν πληρεξούσιο
Εάν οι επαναλαμβανόμενες προσπάθειες συλλογής λογαριασμών που δεν έχουν αποδειχτεί ωφέλιμες δεν μπορούν να αποδειχθούν καρποφόρες, μπορείτε να επιλέξετε να έχετε έναν πληρεξούσιο να στείλει την επιστολή συλλογής εξ ονόματός σας. Ο δικηγόρος σας μπορεί να συστήσει απειλές δικαστηρίου μικροδιαφορών, παραπομπή σε έναν οργανισμό συλλογής, αναφορά πιστώσεων ή άλλες νομικές ενέργειες. Ζυγίστε το κόστος-όφελος από το τι θα χρειαστεί για να εκμεταλλευτείτε τις προσπάθειες συλλογής σας σε έναν νομικό επαγγελματία σε σχέση με το ποσό που μπορείτε ενδεχομένως να συλλέξετε από τον πελάτη σας. Για παράδειγμα, η χρήση ενός δικηγόρου για να γράψετε μια επιστολή συλλογής για ένα λογαριασμό 50 $ μπορεί να μην είναι οικονομικά αποδοτική, αλλά η απασχόληση επαγγελματικής βοήθειας για είσπραξη σε λογαριασμό $ 10.000 θα αξίζει σίγουρα το κόστος.
