Οι επιστολές επιχειρήσεων είναι μια σημαντική μορφή επικοινωνίας ανεξάρτητα από τη χώρα στην οποία εργάζεστε, αλλά η Ιαπωνία έχει μετατρέψει την πρακτική της σύνταξης μιας επιχειρησιακής επιστολής σε μια μορφή τέχνης. Γράφοντας μια επιστολή στον ιαπωνικό επιχειρηματικό κόσμο χωρίς να δείξετε μια σαφή κατανόηση του πολιτιστικού πρωτοκόλλου μπορεί να περιπλέξει κατά λάθος τη σχέση σας με την εν λόγω εταιρεία. Μια σαφώς γραπτή επιστολή που εμφανίζει ευαισθησία σε άλλους πολιτισμούς θα μιλήσει ιδιαίτερα για τις προσπάθειές σας και την εταιρεία σας.
Άνοιγμα σχολίων
Τα σχόλια που ανοίγονται είναι πολύ σημαντικά και ξεπερνούν το άνοιγμα "Αγαπητέ κ. / Μ." Που χρησιμοποιούμε στην Αμερική. Σε γενικές γραμμές, η πιο ευγενική μορφή χαιρετισμού είναι η "Haikei", ισοδύναμη με την "Αγαπητέ" αλλά σε πολύ πιο τυπικό περιβάλλον. Ανάλογα με την κατάσταση του ατόμου στο οποίο γράφετε, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε είτε το -san είτε -sama suffix, αν και το τελευταίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν είστε ιδιαίτερα ευφημιστικοί στον παραλήπτη. Ένα ελαφρώς λιγότερο επίσημο χαιρετισμό είναι το "Zenryaku" (μεταφρασμένο "χωρίς αρχικό σχόλιο"), αλλά αυτό χρησιμοποιείται μόνο όταν το γράμμα θα είναι πολύ σύντομο και αντιμετωπίζεται σαν συγγνώμη για συντομία.
Κλείσιμο σχολίων
Τα τελικά σχόλια είναι, φυσικά, εξίσου σημαντικά με το εισαγωγικό σχόλιο. Η συνηθισμένη λέξη με το "Haikei" είναι το "Keigu", το οποίο μεταφράζεται χονδρικά στα αγγλικά "Ειλικρινά". Οι γυναίκες χρησιμοποιούν μερικές φορές το "Κασσίκο", καθώς είναι πιο επίσημο. Η λέξη που συνδυάζεται με το "Zenryaku" είναι "Sousou".
Keigo Speech
Η ιαπωνική γλώσσα έχει διαφορετικές καταλήξεις για ριζικές λέξεις, κάθε μία από τις οποίες εξαρτάται από την κατάσταση και σε ποιους μιλάτε. Οι ασιατικές γλώσσες είναι μοναδικές από τους δυτικούς ομολόγους τους στη χρήση του keigo, ή τιμητική ομιλία, για να εκφράσουν το σεβασμό προς το άλλο μέρος. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι τελικές λέξεις θα διαφέρουν, όπως η χρήση του λήξης -desu αντί του πιο casual -da. Η εθιμοτυπική επιστολή επιχειρημάτων υπαγορεύει ότι προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε την υψηλότερη, πιο ευγενική μορφή που είναι δυνατόν σε μια δεδομένη κατάσταση από το σεβασμό για τον παραλήπτη.
Χρηματιστηριακές φράσεις
Φτηνές φράσεις γενικά αποφεύγονται στην Αμερική, αλλά στην Ιαπωνία είναι πραγματικά αναμενόμενες. Λέγοντας κάτι σαν "Πώς είσαι;" μπορεί να ακούγεται σαν μια κακή ιδέα σε μια επιχειρηματική επιστολή, αλλά ακόμα και αν γράφετε στον αντιπρόσωπο μάρκετινγκ σε μια μεγάλη εταιρεία, ρωτώντας για την υγεία ή την οικογένεια του παραλήπτη θεωρείται ευγενικός και στοχαστικός χειρονομία. Απλά θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε τη φόρμα των ευγενών γλωσσών ανά πάσα στιγμή, ακόμα και όταν μιλάτε για τον καιρό.
Meshi
Ένα meshi είναι μια ιαπωνική επαγγελματική κάρτα και κάτι παρόμοιο με ένα σήμα τιμής στον κόσμο του ιαπωνικού μισθωτού. Ένα ολόκληρο τελετουργικό ακολουθεί την πράξη της λήψης της κάρτας και με τα δύο χέρια και ο παραλήπτης αναμένεται να κρατήσει την κάρτα στο τραπέζι ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Σε μια επιχειρησιακή επιστολή, αν δεν έχετε συναντήσει ποτέ τον παραλήπτη πριν, είναι ευγενική προσφορά να συμπεριλάβετε ένα meshi με την επιστολή. Αυτό δεν είναι απαραίτητο αν έχετε ήδη συναντήσει τον παραλήπτη της επιστολής.
