Τα flowcharts είναι χρήσιμα για να δείξουν πώς τα βήματα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας ταιριάζουν μαζί. Όταν χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση του κύκλου λογιστικής, εξυπηρετούν όχι μόνο ως μια βολική λίστα ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας ολοκληρώνουν κάθε βήμα στον πλήρη κύκλο λογιστικής κάθε μήνα, αλλά σας βοηθούν επίσης να αναλύσετε και να βελτιώσετε τις ροές εργασιών λογιστικής. Μόλις καταλάβετε ποια σύμβολα θα χρησιμοποιείτε πού και ποιες πληροφορίες απαιτεί ο καθένας, δεν είναι δύσκολο να δημιουργηθεί ένα διάγραμμα ροής της λογιστικής διαδικασίας.
Κατανοήστε τα σύμβολα διαγράμματος ροής
Τα σύμβολα του διαγράμματος ροής δείχνουν τα βήματα, τις αποφάσεις και τις εργασίες που εμπλέκονται στον κύκλο υπολογισμού. Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύμβολο για να απεικονίσετε καθένα από αυτά, πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν πρότυπα σύμβολα. Για ένα διάγραμμα ροής της λογιστικής διαδικασίας, αυτά περιλαμβάνουν οβάλ, ορθογώνια και παράλληλα γραφήματα, τα οποία είναι επίπεδα σχήματα με αντίθετες πλευρές παράλληλες και ίσες σε μήκος. Επίσης χρήσιμα είναι τα βέλη που σηματοδοτούν την κατεύθυνση στην οποία ρέει η λογιστική διαδικασία. Όπως εξηγεί ο ιστότοπος Mind Tools, οι oval περιγράφουν συνήθως την αρχή ή το τέλος μιας διαδικασίας, τα ορθογώνια προσδιορίζουν συγκεκριμένες εργασίες και τις οδηγίες ή τις οδηγίες τους και τα παράλληλα γραφήματα ταξινομούν τα λογιστικά αποτελέσματα.
Δημιουργία δομής διαγράμματος ροής
Ο κύκλος λογιστικής είναι ένα σύνολο 10 βημάτων που πραγματοποιούνται με την ίδια σειρά κάθε λογιστική περίοδο. Με τη σειρά κατά την οποία λαμβάνει χώρα κάθε βήμα, ο κύκλος λογιστικής αποτελείται από τον εντοπισμό συναλλαγών, την ανάλυση συναλλαγών, την πραγματοποίηση εγγραφών, την καταχώριση καταχωρήσεων στο ημερολόγιο, τον υπολογισμό ενός ισοζυγίου, τη διόρθωση εγγραφών, τον υπολογισμό ενός προσαρμοσμένου ισολογισμού, την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων, τα υπόλοιπα των προσωρινών λογαριασμών μέσω των καταχωρίσεων κλεισίματος και τον υπολογισμό του υπολοίπου δοκιμής μετά το κλείσιμο. Προσδιορίστε κάθε κύριο βήμα μέσα σε ένα οβάλ και χρησιμοποιήστε κατευθυντικά βέλη για να δημιουργήσετε μια κάθετη δομή ροής.
Προσθέστε Λεπτομέρειες εργασίας
Διεξάγετε μια ανάλυση εργασιών για να προσδιορίσετε μεμονωμένα καθήκοντα σε κάθε βήμα του κύκλου λογιστικής. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες παρέχετε, τόσο πιο χρήσιμο θα είναι το γράφημα. Για παράδειγμα, αντί να χρησιμοποιήσετε ένα ενιαίο ορθογώνιο που λέει "εγγραφές ημερολογίου ως χρεώσεις ή πιστώσεις", απαριθμήστε κάθε βήμα ή δώστε οδηγίες για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας στο δικό της ορθογώνιο. Για τα βήματα που παράγουν αποτελέσματα, όπως η προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων, προσδιορίστε την έξοδο χρησιμοποιώντας παραλληλογράμματα, τοποθετήστε τα στα δεξιά του αντίστοιχου ορθογωνίου και συνδέστε τα με βέλη κατεύθυνσης. Επαναλάβετε αυτό το βήμα μέχρι να ολοκληρωθεί το διάγραμμα ροής.
Δοκιμάστε και επιβεβαιώστε
Μόλις ολοκληρωθεί το διάγραμμα ροής, το Mind Tools συνιστά να επαληθεύσετε τις πληροφορίες και να το δοκιμάσετε για ακρίβεια. Ένας τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι να ζητήσετε από τους λογιστικούς υπαλλήλους να αναθεωρήσουν το διάγραμμα και να το δοκιμάσουν ακολουθώντας τα βήματα ακριβώς όπως παρουσιάζονται. Αυτό είναι επίσης ένας καλός χρόνος για την ανάλυση του κύκλου λογιστικής για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και των εσωτερικών ελέγχων. Προσδιορίστε τα περιττά και περιττά βήματα, καθώς και τα βήματα που πρέπει να συμπεριλάβετε. Ελέγξτε αν οι λογιστικές διαδικασίες παρέχουν επαρκή εσωτερικό έλεγχο, όπως η ασφάλεια των πληροφοριών και ο διαχωρισμός των καθηκόντων.
