Καθώς οι επιχειρήσεις αναλαμβάνουν νέα έργα και εκτελούν τις καθημερινές τους λειτουργίες, πρέπει να παρακολουθούν πόσο ξοδεύουν στην πορεία τους. Μια δήλωση δαπανών ή ένα δελτίο κόστους παρέχει στη διοίκηση ένα έγγραφο που αναφέρει λεπτομερώς το κόστος της διεξαγωγής ενός έργου, τη λειτουργία ενός τμήματος ή την κατασκευή ενός προϊόντος από πλευράς αγαθών και υπηρεσιών.
Χαρακτηριστικά Δήλωση Κόστους
Τα περισσότερα φύλλα κόστους περιλαμβάνουν τουλάχιστον τρία κύρια τμήματα που φέρουν την ένδειξη άμεσων υλικών, άμεση εργασία και γενικά έξοδα. Τα άμεσα υλικά αναφέρονται στις πρώτες ύλες ή τα μέρη που είναι απαραίτητα για την παραγωγή του πραγματικού προϊόντος. Σε ένα έργο κατασκευής, για παράδειγμα, το κόντρα πλακέ και το υλικό στέγης θα εμφανιστούν στο τμήμα των άμεσων υλικών. Η άμεση εργασία αναφέρεται στην απαιτούμενη εργασία που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου. Τα γενικά έξοδα αποτελούνται από τα τυποποιημένα έξοδα που συνδέονται με την εκτέλεση του έργου, όπως η ασφάλεια και οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας. Ορισμένα φύλλα κόστους περιλαμβάνουν τμήματα όπως η έμμεση εργασία, η οποία καλύπτει το προσωπικό υποστήριξης και τα έμμεσα υλικά, τα οποία αντιπροσωπεύουν αμελητέα δαπάνη. Η διοίκηση καθορίζει το απαιτούμενο επίπεδο λεπτομέρειας, το οποίο μπορεί να κυμαίνεται από ένα ενιαίο ποσό ανά κατηγορία έως έναν λεπτομερή κατάλογο σε κάθε κατηγορία.
Δήλωση πλήρους κόστους
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πλήρεις δηλώσεις δαπανών για να συγκρίνουν τους πιθανούς τρόπους υλοποίησης ενός έργου. Οι δηλώσεις πλήρους κόστους είναι μια ολοκληρωμένη επισκόπηση των εσωτερικών δαπανών καθώς και το πιθανό εξωτερικό κόστος μιας επιλογής έναντι άλλου. Για παράδειγμα, οι χαρτοποιίες είναι πασίγνωστες για έντονες οσμές. Η τοποθέτηση χαρτοβιομηχανίας πολύ κοντά σε μια κατοικημένη περιοχή θα μπορούσε να αποφέρει κακό PR και ακόμη και νομικές ενέργειες, οι οποίες θα μπορούσαν να αντισταθμίσουν τις οικονομίες στην ιδιοκτησία ή την κατασκευή. Μια πλήρης δήλωση κόστους αναλύει αυτά τα πιθανά προβλήματα.
