Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ένα δημοφιλές εργαλείο στο γραφείο και μπορούν να βρεθούν χρήσιμα και στο σπίτι. Είτε πρέπει να έχετε ένα χρονοδιάγραμμα για λεπτομέρειες και να προσθέσετε αυτόματα το κόστος ενός γάμου, να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο για τον ανεξάρτητο πελάτη σας ή να δημιουργήσετε μια σειρά οικονομικών καταστάσεων για την επιχείρησή σας, τα υπολογιστικά φύλλα είναι στο χέρι.
Μπορεί να υπάρχει μια καμπύλη εκμάθησης αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μερικά από τα πιο προηγμένα χαρακτηριστικά, αλλά μόλις καταλάβετε πώς λειτουργούν τα υπολογιστικά φύλλα και τις δυνατότητές τους, θα δείτε ότι οι χρήσεις τους είναι σχεδόν ατελείωτες.
Τι είναι ένα υπολογιστικό φύλλο;
Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που χρησιμοποιεί σειρές και στήλες για την αποθήκευση και τον χειρισμό δεδομένων. Πρόκειται για ένα ψηφιακό φύλλο εργασίας που βασίζεται σε λογισμικό, το οποίο διαμορφώνεται μετά από τη μορφή χαρτιού του χαρτιού του λογιστή. Οι σειρές και οι στήλες σχηματίζουν κελιά που περιέχουν χωριστά κομμάτια δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπολογιστικά φύλλα για να εκτελέσετε μαθηματικούς υπολογισμούς και άλλους χειρισμούς στα δεδομένα που εισάγετε.
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν επίσης υπολογιστικά φύλλα για την καταγραφή και αποθήκευση δεδομένων που έχουν πολλαπλά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, το όνομα ενός ατόμου, τα στοιχεία της διεύθυνσης, το όνομα της εταιρείας για το οποίο εργάζονται, ο τίτλος και η επιχειρηματική σχέση μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μια βάση δεδομένων αναζήτησης.
Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο και να εκτελέσετε διάφορους τύπους ανάλυσης σε αυτό. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε διαφόρους τύπους και λειτουργίες στα δεδομένα. Τα υπολογιστικά φύλλα προσφέρουν τη δυνατότητα να οργανώνουν τις πληροφορίες σας και να τα χρησιμοποιούν ως βάση για τη δημιουργία πινάκων, γραφημάτων και γραφημάτων για ανάλυση.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο;
Ένας από τους πιο δημοφιλείς λόγους για τη χρήση υπολογιστικών φύλλων είναι η αποθήκευση, η καταγραφή και η εκτύπωση δεδομένων. Είναι εύκολο να οργανώσετε και να ταξινομήσετε δεδομένα με ένα υπολογιστικό φύλλο και λόγω της διάταξης με σειρές και στήλες κελιών, μπορείτε να κάνετε κλικ οπουδήποτε για να ενημερώσετε εύκολα τις πληροφορίες χωρίς να ανησυχείτε για αόρατους χώρους, επιστροφές ή καρτέλες όπως θα κάνατε σε κάποια άλλα προγράμματα όπως ένας επεξεργαστής κειμένου.
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε διάφορες λειτουργίες για να εκτελέσετε υπολογισμούς, να αναζητήσετε ορισμένα στοιχεία ή να λάβετε πληροφορίες ενημερώσεων από άλλα προγράμματα ή από τον ιστό. Για παράδειγμα, οι λογιστές ενδέχεται να προσθέτουν νέα δεδομένα κάθε μήνα στα υπολογιστικά φύλλα τους και να χρησιμοποιούν έναν απλό τύπο "αθροίσματος" για την αυτόματη ενημέρωση του συνόλου των δεδομένων.
Τα υπολογιστικά φύλλα προσφέρουν έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο για την προβολή δεδομένων και την κοινή χρήση με άλλους. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε δεδομένα ή να τα αντιγράψετε από άλλο πρόγραμμα και να τα επικολλήσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο, να αποθηκεύσετε το αρχείο σας και να το στείλετε εύκολα σε κάποιον άλλο. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο μπορούν να αποθηκεύσουν ένα υπολογιστικό φύλλο στο δίκτυο υπολογιστών γραφείου τους για να επιτρέψουν σε άλλα άτομα να ανοίξουν το αρχείο και να ενημερώσουν διάφορα μέρη του.
Τα υπολογιστικά φύλλα προσφέρουν τη δυνατότητα αποθήκευσης μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων σε ένα μέρος επειδή ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου έχει περισσότερα από ένα φύλλα σε αυτό. Κάθε καρτέλα του αρχείου ονομάζεται φύλλο εργασίας και το αρχείο ονομάζεται βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να αποθηκεύσετε οικονομικές πληροφορίες, μορφοποιημένες σε οικονομικές καταστάσεις, για μια μικρή επιχείρηση και να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική καρτέλα για κάθε μήνα του έτους. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη καρτέλα που χρησιμοποιεί συνδέσμους για να συνοψίσετε και να προσθέσετε όλα τα δεδομένα σε ετήσια μορφή.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Excel
Το Excel είναι το όνομα του προϊόντος φύλλου εργασίας του Microsoft Office, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε με την Google, αντί να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου της Google. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης του προγράμματος υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Excel στην εφαρμογή Google Drive του Google είναι ότι μπορείτε να εργαστείτε σε υπολογιστικά φύλλα Excel στο διαδίκτυο.
Με το Microsoft Office, εκτός αν έχετε την ηλεκτρονική συνδρομή του Office 365, θα έχετε πρόσβαση μόνο στα αρχεία υπολογιστικών φύλλων του Excel από τον φάκελο του σκληρού δίσκου ή του αρχείου δικτύου του υπολογιστή σας. Αν θέλετε να δουλέψετε σε υπολογιστικά φύλλα του Excel στο Google Drive, μπορείτε επίσης να μετατρέψετε το υπολογιστικό σας φύλλο Excel σε αρχείο φύλλων Google. Εάν μεταφορτώσετε ένα αρχείο Excel για αποθήκευση στο Google Drive και προσπαθήσετε να το ανοίξετε, θα δείτε ένα στατικό έγγραφο που δεν θα σας επιτρέψει να κάνετε αλλαγές.
Ωστόσο, η Microsoft και η Google έχουν βελτιώσει την ικανότητά τους να συνεργάζονται σε αρχεία του Microsoft Office στο Google. Μπορείτε να εγκαταστήσετε την προσθήκη Microsoft Office του Microsoft Office, που βρίσκεται στο Google Play. Μόλις εγκαταστήσετε την προσθήκη όταν ανοίγετε τις εφαρμογές του Microsoft Office, θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού που αναφέρει το Google Drive και θα σας δώσει διάφορες επιλογές για να ανοίξετε, να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε τα αρχεία του Microsoft Office, κρατώντας τα στη μορφή του Microsoft Office ενώ τα αποθηκεύετε στο Google Drive.
Για να αποκτήσετε την προσθήκη, πραγματοποιήστε μια αναζήτηση στο διαδίκτυο στο πρόγραμμα περιήγησής σας για προσθήκη Google Drive για το Microsoft Office. Θα σας ζητηθεί να κάνετε λήψη του "_driveforoffice.exe "αρχείο και ακολουθήστε μια απλή διαδικασία εγκατάστασης.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Sheets
Για να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google, βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στον Λογαριασμό σας Google, ανοίξετε μια καρτέλα του προγράμματος περιήγησης, μεταβείτε στη διεύθυνση drive.google.com ή sheets.google.com και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο Φύλλα.
Μόλις πλοηγηθείτε στο Google Drive, χρησιμοποιώντας τη γραμμή μενού στην αριστερή πλευρά της οθόνης σας ή το κόκκινο κουμπί "+" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο "Φύλλα" και θα είστε έτοιμοι να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο. Τα Φύλλα Google σάς επιτρέπουν να συνεργάζεστε εύκολα με άλλα άτομα στο διαδίκτυο, μόλις τα στείλετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Πολλοί άνθρωποι μπορούν να δουλέψουν ενεργά στο αρχείο ταυτόχρονα, και μπορείτε να δείτε ποιος είναι στο αρχείο και ακόμη και ποια φύλλο υπολογιστικού φύλλου και το κελί στο οποίο εργάζεστε. Με τα φύλλα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα άλλα ολοκληρωμένα εργαλεία της Google, όπως τη μετάφραση κειμένου στο υπολογιστικό φύλλο σας, χρησιμοποιώντας τύπους για να προσελκύσετε αυτόματα τα στοιχεία των τιμών των μετοχών από ιστότοπους σε απευθείας σύνδεση και να εισάγετε άλλα δεδομένα από τις ιστοσελίδες στο υπολογιστικό φύλλο.
Τα φύλλα του Google προσφέρουν πρότυπα πρότυπα για διάφορες χρήσεις, όπως προϋπολογισμό, τιμολόγιο ανεξάρτητων εταιρειών, οικονομικές καταστάσεις εταιρειών, tracker έργων, διάγραμμα Gantt, χρονοδιάγραμμα αλλαγών εργαζομένων, βάση δεδομένων επαφών πωλήσεων και άλλα. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτά και άλλα πρότυπα στο Microsoft Excel και σε άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων. Ένα από τα πλεονεκτήματα του Φύλλων Google είναι ότι η εργασία σας αποθηκεύεται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Αν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων του Excel έχετε την επιλογή να αποθηκεύσετε αυτόματα, αλλά δεν είναι η προεπιλεγμένη λειτουργία και μπορεί να χάσετε την εργασία σας εκτός εάν αποθηκεύσετε συχνά τη δουλειά σας συχνά.
Βασικές λειτουργίες υπολογιστικού φύλλου
Οι βασικές λειτουργίες ενός υπολογιστικού φύλλου περιλαμβάνουν την αποθήκευση τριών τύπων δεδομένων, τα οποία είναι κείμενο, αριθμοί και τύποι ή λειτουργίες. Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για να εκτελούν βασικούς υπολογισμούς μαθηματικών, όπως προσθήκη, αφαίρεση, πολλαπλασιασμό και διαίρεση στα δεδομένα τους. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε σειρές δεδομένων με πολλά χαρακτηριστικά, όπως στοιχεία ονόματος και διεύθυνσης.
Τα υπολογιστικά φύλλα συνήθως έχουν πολλές σειρές για να φιλοξενήσουν μια μεγάλη ποσότητα δεδομένων, με μέγιστο αριθμό δύο εκατομμυρίων κυψελίδων που αποτελείται από όσο πολλούς στήλες και σειρές χρειάζεστε, μέχρι αυτό το όριο κυττάρων. Η τελευταία έκδοση του Microsoft Excel προσφέρει τώρα 1.048.576 σειρές και 16.384 στήλες για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας.
Τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων μπορούν να αντιγραφούν ως πίνακες και να επικολληθούν σε άλλα προγράμματα, όπως επεξεργαστή κειμένου ή πρόγραμμα παρουσίασης διαφανειών, για τη δημιουργία διαφόρων χρονοδιαγραμμάτων για σκοπούς ανάλυσης, αναφοράς και παρουσίασης. Μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας χρώματα, γραμμές, πλαίσια κειμένου, εικόνες και πολλές άλλες λειτουργίες για να επιστήσετε την προσοχή σε ορισμένα μέρη των δεδομένων σας ή στο χρονοδιάγραμμα του υπολογιστικού φύλλου.
Τι είναι οι λειτουργίες του Advanced Spreadsheet;
Ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε φύλλα Google, το Microsoft Excel ή άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, θα έχετε πρόσβαση σε πολλές προηγμένες λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε όλους τους τύπους μοντέλων που επεξεργάζονται και αναλύουν δεδομένα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπολογιστικά φύλλα για να κάνετε αναλύσεις στατιστικής παλινδρόμησης, μοντέλα προεξοφλημένων ταμειακών ροών και πολλές άλλες ασκήσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας με πολλά υπολογιστικά φύλλα σε αυτό που κατέχουν τα στοιχεία της οικονομικής κατάστασης για κάθε μήνα ενός έτους. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο υπολογιστικό φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή ένα νέο βιβλίο εργασίας, το οποίο έχει παραδοχές για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων, την αύξηση των πωλήσεων, τις ποσοστιαίες μεταβολές στο κόστος και άλλες υποθέσεις. Χρησιμοποιώντας τύπους και συνδέσμους, μπορείτε στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια προβλεπόμενη οικονομική κατάσταση που ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που αλλάζετε τις παραδοχές στην καρτέλα υποθέσεων υπολογιστικού φύλλου.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία διαφορετικών αυτοματοποιημένων τύπων και λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένων των τύπων "if / then" που σας επιτρέπουν να δηλώσετε εάν πληρούται η προϋπόθεση "X" και στη συνέχεια να εκτελέσετε τη συνάρτηση ή τον τύπο "Y". Μπορείτε ακόμη και να ενσωματώσετε αυτές τις εντολές if / then και το Microsoft Excel μπορεί να χειριστεί έως και επτά δηλώσεις if / then ένθετες μεταξύ τους, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε έως και επτά εξαρτημένες λειτουργίες, εξαρτώμενες το ένα από το άλλο, που εφαρμόζονται αυτόματα στα δεδομένα σας.
Ορισμένα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων προσφέρουν μια εγγραφή μακροεντολών, η οποία σας επιτρέπει να καταγράφετε διάφορα βήματα μιας διαδικασίας ρουτίνας, όπως μορφοποίηση υπολογιστικών φύλλων ή εισαγωγή ορισμένων τύπων δεδομένων χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζετε τη Visual Basic ή οποιαδήποτε άλλη γλώσσα προγραμματισμού. Στο μέλλον, αντί να εκτελέσετε τις πραγματικές λειτουργίες στο υπολογιστικό φύλλο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης και η διαδικασία σας εκτελείται αυτόματα επειδή τα βήματα έχουν αποθηκευτεί με τη μορφή μιας μακροεντολής.
Τα υπολογιστικά φύλλα προσφέρουν λειτουργίες όπως "στόχος αναζήτησης", η οποία σας επιτρέπει να επαναλάβετε τύπους και να τα λύσετε για ορισμένες καθορισμένες απαντήσεις και να αλλάξετε τις εισόδους ανάλογα. Αν έχετε μεγάλα σύνολα δεδομένων για τα οποία μπορείτε να εργαστείτε, ορισμένες λειτουργίες σας επιτρέπουν να εντοπίζετε και να αφαιρείτε διπλότυπα, να ταξινομείτε και να φιλτράρετε τα δεδομένα, να τα ενοποιείτε, να τα ομαδοποιείτε, να τα κατατάσσετε και να αναζητάτε τιμές δεδομένων κάθετα ή οριζόντια και να τα επιστρέφετε σε έναν νέο πίνακα. Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα της πληθώρας των προηγμένων λειτουργιών που προσφέρουν τα υπολογιστικά φύλλα.
Υπολογιστικά φύλλα έναντι προγραμμάτων βάσης δεδομένων
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για να αποθηκεύουν σειρές δεδομένων και μπορεί να αναρωτιέστε γιατί δεν θα χρησιμοποιούσατε απλώς ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Microsoft Access, για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα αντί να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο. Ενώ τα προγράμματα βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων μπορούν να αποθηκεύσουν σειρές δεδομένων με πολλαπλά χαρακτηριστικά, το καθένα έχει τα πλεονεκτήματα του.
Το Excel, τα φύλλα Google και άλλα υπολογιστικά φύλλα αποθηκεύουν δεδομένα με κεφαλίδες με τον ίδιο τρόπο που θα μπορούσε να κάνει ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Ωστόσο, με τα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου, μπορείτε να κάνετε αυτόματα υπολογισμούς τύπων ή χειροκίνητους υπολογισμούς εύκολα στα δεδομένα. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι επίσης απλά στη χρήση και μπορείτε να αρχίσετε να εισάγετε και να εργάζεστε με τα δεδομένα σας αμέσως, αντί να χρειάζεται να ρυθμίσετε τη βάση δεδομένων όπως θα κάνατε σε ένα πρόγραμμα όπως η Access. Με υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε επίσης εύκολα να δημιουργήσετε διαγράμματα και γραφήματα με βάση τα δεδομένα σας.
Από την άλλη πλευρά, οι βάσεις δεδομένων τείνουν να είναι πιο σταθερές. Με τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων, είναι εύκολο να διαγράψετε εσφαλμένα ένα κελί, μια σειρά ή μια στήλη δεδομένων αν δεν δίνετε ιδιαίτερη προσοχή, κάτι που είναι πολύ πιο δύσκολο να γίνει μέσα σε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Επιπλέον, εάν διαθέτετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων, θα μπορούσαν να καταστούν άκαμπτες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, όπου τα προγράμματα βάσεων δεδομένων έχουν σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση χιλιάδων ή ακόμη και εκατομμυρίων σειρών αρχείων δεδομένων. Όταν χρειάζεται να ενημερώνετε συνεχώς στοιχεία κάθε σειράς αρχείων δεδομένων ή να εκτελείτε διάφορους τύπους ταξινόμησης και αναφοράς, ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων μπορεί να έχει μεγαλύτερη σημασία από ένα υπολογιστικό φύλλο.
