Οι γραπτές οδηγίες στους υπαλλήλους είναι συχνά πιο χρήσιμες από τις λεκτικές οδηγίες. Μια επιστολή που περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με μια νέα πολιτική ή διαδικασία παρέχει στους εργαζομένους ένα έγγραφο για μελλοντική αναφορά. Εκτός από το να τους βοηθήσουν να θυμούνται πώς να ακολουθήσουν μια νέα διαδικασία, μια οδηγία επισυνάπτει την νομική απαίτηση της επίσημης κοινοποίησης μιας νέας πολιτικής που επιβάλλεται από το νόμο. Για παράδειγμα, στις αρχές του 2011, πολλές πόλεις θεσπίζουν απαγορεύσεις για το κάπνισμα που επηρεάζουν τις επιχειρήσεις της περιοχής. Είναι ευθύνη του εργοδότη να ενημερώνει τους εργαζόμενους σχετικά με τον τρόπο συμμόρφωσης με τη νέα πολιτική για το κάπνισμα.
Τοποθετήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας στον εκτυπωτή σας. Η παρούσα οδηγία αποτελεί επίσημη κοινοποίηση και το επιστολόχαρτο θα ενισχύσει τον τυπικό χαρακτήρα των πληροφοριών.
Πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία. Πρέπει πάντα να συμπεριλαμβάνετε την ημερομηνία σε μια οδηγία επειδή καθορίζει το χρόνο της ειδοποίησης. Περάστε μια γραμμή.
Πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη και τη διεύθυνσή του, εάν η οδηγία πρόκειται μόνο για ένα άτομο. Αν πρόκειται για συνολική επιστολή σε όλους τους υπαλλήλους, παραλείψτε το όνομα και τη διεύθυνση.
Πληκτρολογήστε "Αγαπητοί αξιότιμοι υπάλληλοι" ακολουθούμενοι από ένα τετράγωνο εάν το γράμμα πρόκειται για όλους τους υπαλλήλους. Πληκτρολογήστε ένα συγκεκριμένο όνομα εάν πρόκειται για ένα άτομο.
Ξεκινήστε την επιστολή με μια άμεση δήλωση σχετικά με τις οδηγίες. Δώστε τις σχετικές λεπτομέρειες σχετικά με την πολιτική ή τη διαδικασία, όπως πότε θα τεθεί σε ισχύ και ποιος επηρεάζεται από την πολιτική.
Καταγράψτε τα βήματα για την ολοκλήρωση της εργασίας ή για τη συμμόρφωση με τη νέα πολιτική. Χρησιμοποιήστε μια σαφή γλώσσα, εύκολη στη διάγνωση, την οποία μπορούν να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι.
Εξηγήστε πώς αυτή η νέα πολιτική θα ωφελήσει τους αποδέκτες και θα ευχαριστήσει για τη συνεργασία τους. Εξηγήστε τι θα συμβεί αν ένας εργαζόμενος επιλέξει να μην συμμορφωθεί με την οδηγία.
Δώστε οποιεσδήποτε κατάλληλες προθεσμίες ή πληροφορίες επικοινωνίας στην τελευταία παράγραφο. Περιγράψτε τη μέθοδο αξιολόγησης της συμμόρφωσης των εργαζομένων, εάν υπάρχει. Προσφέρετε την απάντηση σε τυχόν ερωτήσεις που ενδέχεται να έχουν οι παραλήπτες.
Κλείστε το γράμμα πληκτρολογώντας ένα σεβαστό κλείσιμο και πληκτρολογώντας το πλήρες όνομα και τον τίτλο. Υπογράψτε επάνω από το πληκτρολόγημά σας.
Έχετε έναν άλλο επόπτη να διαβάσει το γράμμα για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε χάσει καμία πληροφορία.
Στείλτε τα γράμματα. Εάν η οδηγία είναι αποτέλεσμα αλλαγής νόμου, εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε επιβεβαίωση υπογραφής από τον αποδέκτη (ή τους δικαιούχους) για να αποδείξετε ότι η οδηγία ελήφθη.
