Κάθε εταιρεία θα πρέπει να έχει έναν καλά σχεδιασμένο προϋπολογισμό που να λαμβάνει υπόψη τους στόχους της εταιρείας, τα κίνητρα των εργαζομένων και τους οικονομικούς περιορισμούς της εταιρείας. Επιπλέον, η εταιρεία θα πρέπει να εξετάσει τόσο τις προηγούμενες οικονομικές και επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας όσο και τους στόχους της εταιρείας για το μέλλον.
Θέτοντας στόχους
Πριν από τον υπολογισμό του προϋπολογισμού της εταιρείας, η επιτροπή προϋπολογισμού ή άλλοι βασικοί φορείς λήψης αποφάσεων πρέπει να θέσουν στόχους για το μέλλον της εταιρείας. Οι στόχοι θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την εξοικονόμηση κόστους, για παράδειγμα, η οποία θα απαιτούσε μια πολύ διαφορετική μορφή προϋπολογισμού από τους στόχους για την επέκταση μιας εταιρείας σε μια δεύτερη θέση.
Προσδιορισμός διαθέσιμων πόρων
Οι στόχοι μιας επιχείρησης πρέπει να επηρεάζουν τη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού, αλλά σίγουρα δεν πρέπει να το υπαγορεύουν εξ ολοκλήρου. Μια επιχείρηση πρέπει επίσης να αναλύσει τους διαθέσιμους πόρους και να καθορίσει τι διαθέτει για να επιτύχει τους στόχους της. Πράγματι, οι διαθέσιμοι πόροι μπορούν να υπαγορεύσουν, σε μεγάλο βαθμό, τους στόχους της εταιρείας. Οι διαθέσιμοι πόροι δεν περιορίζονται στα μετρητά που διαθέτει η εταιρεία, αλλά θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν δυνητικά δάνεια ή πρόσθετες εξωτερικές επενδύσεις. Επιπλέον, μια εταιρεία πρέπει να εξετάσει τις προβλέψεις πωλήσεων για το επόμενο έτος.
Προγραμματισμός μελλοντικών αναγκών
Ένας προϋπολογισμός είναι προσανατολισμένος προς τα εμπρός και απαιτεί κάποιο ποσό εκτίμησης. Είναι προφανώς αδύνατο να προβλέψετε με απόλυτη ακρίβεια τις μελλοντικές δημοσιονομικές ανάγκες της οργάνωσής σας. Υπάρχουν, ωστόσο, ορισμένες σημαντικές πηγές δεδομένων που μπορείτε να δείτε για να φτάσετε σε μια εκτίμηση. Αυτές οι πηγές περιλαμβάνουν προηγούμενα δεδομένα της εταιρείας, τυχόν διαθέσιμα στοιχεία για τους ανταγωνιστές και ανάλυση των τρεχουσών και αναπτυσσόμενων οικονομικών και ρυθμιστικών τάσεων που μπορεί να κάνουν το επόμενο έτος διαφορετικό με οποιονδήποτε τρόπο από τα προηγούμενα χρόνια.
Προσαρμογή των μελλοντικών αναγκών στους διαθέσιμους πόρους
Πιο συχνά αυτό δεν συμβαίνει, οι διαθέσιμοι πόροι σας δεν θα ταιριάζουν απόλυτα με τις προβλεπόμενες μελλοντικές σας ανάγκες. Σε αυτή τη φάση του κύκλου προϋπολογισμού μπορεί να χρειαστεί να κάνετε κάποια συμβιβασμό και διαπραγμάτευση μεταξύ των τμημάτων σας για να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο διάθεσης των σπανίων πόρων της εταιρείας σας. Πρέπει να έχετε κατά νου τις προτεραιότητες και τις στρατηγικές ανάγκες της επιχείρησης κατά τη διεξαγωγή αυτής της διαδικασίας.
Λήψη τελικής έγκρισης
Μόλις καταρτιστεί πλήρης προϋπολογισμός, το επόμενο βήμα είναι να αποκτήσετε έγκριση από την επιτροπή προϋπολογισμού ή οποιεσδήποτε οντότητα είναι εξουσιοδοτημένη να κάνει την τελική ναι ή όχι απόφαση σχετικά με τον προϋπολογισμό σας. Όσο πιο αυστηρά έχετε εργαστεί για να αντιμετωπίσετε τις ανάγκες όλων των βασικών ενδιαφερομένων κατά τα προηγούμενα βήματα, τόσο πιο ομαλή θα είναι αυτή η διαδικασία.
Διανομή των εγκεκριμένων κεφαλαίων
Μόλις οριστικοποιηθεί και εγκριθεί ο προϋπολογισμός, το τελικό βήμα της διαδικασίας κατάρτισης του προϋπολογισμού είναι η κατανομή των χορηγηθέντων κεφαλαίων στα διάφορα τμήματα και τους επιχειρηματικούς τομείς. Τυπικά αυτό είναι καθήκον ενός επικεφαλής οικονομικού ή εταιρικού υπεύθυνου.
Παρακολούθηση και αξιολόγηση
Μόλις ολοκληρωθεί ο προϋπολογισμός και διανεμηθούν τα κεφάλαια, η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού δεν έχει τελειώσει. Θα πρέπει να παρακολουθείτε ενεργά την επιτυχία του προϋπολογισμού που έχετε δημιουργήσει και εφαρμόσει. Αναζητήστε περιοχές στις οποίες λείπουν πόροι ή όπου φαίνεται να υπάρχουν απόβλητα και να έχετε υπόψη τους αυτούς τους τομείς για μελλοντικούς κύκλους προϋπολογισμού.
