Οι ημερήσιες διατάξεις είναι σαν τα καύσιμα υψηλού οκτανίου για συναντήσεις - μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα οποιασδήποτε διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Μια καλή ατζέντα μπορεί να μειώσει τον αριθμό των συναντήσεων που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί ένα έργο στο ήμισυ και να μειώσει σημαντικά την τάση των συνεδριάσεων να υποκαταστήσουν τις συζητήσεις που δεν είναι χρήσιμες για την επίτευξη στόχων.
Ο ρόλος μιας ημερήσιας διάταξης
Ο στόχος μιας ημερήσιας διάταξης είναι να διευκολύνει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων μεταξύ των μελών της ομάδας. Αυτό μπορεί να είναι για μια αναβάθμιση της τεχνολογίας ή μια συζήτηση σχετικά με τον προϋπολογισμό. Η ατζέντα βοηθά να κρατηθούν οι συμμετέχοντες στο συνέδριο επικεντρωμένοι στην τελική απόφαση. Οι ημερήσιες διατάξεις διευκολύνουν επίσης την αξιολόγηση της επιτυχίας της συνάντησης παρέχοντας έναν κατάλογο ελέγχου για παρακολούθηση και λογοδοσία.
Μορφές
Η πρώτη γραμμή της ημερήσιας διάταξης πρέπει να αναφέρει τον στόχο και τον σκοπό της συνάντησης. Ορισμένες μορφές ατζέντας προτιμούν να δηλώνουν το στόχο μαζί με υπο-στόχους μετά από κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης. Και οι δύο μορφές δημιουργούν ένα πλαίσιο συζήτησης. Οι ημερήσιες διατάξεις ποικίλλουν από απλή σε περίπλοκη. Μπορούν να περιλαμβάνουν συνημμένα και υλικό ανάγνωσης ή την ημερήσια διάταξη από την προηγούμενη συνεδρίαση. Ο τύπος μορφής που χρησιμοποιείται γενικά καθορίζεται από τη διατύπωση και τη διάρκεια της συνεδρίασης. Ένας καλός κανόνας είναι ότι η μορφή πρέπει να ταιριάζει με το φόρεμα των συμμετεχόντων στη σύσκεψη. δηλαδή μια συνάντηση γεμάτη σανδάλια και σορτς μπορεί να περάσει με άτυπη ημερήσια διάταξη, ενώ ένα δωμάτιο γεμάτο κοστούμια μπορεί να απαιτήσει μια επίσημη ατζέντα.
Άτυπη / τυπική
Η σύντομη ή άτυπη συνάντηση μπορεί να συμπεριληφθεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια υπενθύμιση σύσκεψης. Μπορεί να περιέχει μια γραμμή για το στόχο της συνάντησης και στη συνέχεια τρία έως πέντε σύντομα σημεία συζήτησης. Η μακρά ατζέντα είναι συνήθως μια πλήρης σελίδα, η οποία περιλαμβάνει τίτλο, τοποθεσία συνάντησης, ημερομηνία και ώρα, στόχους και θέματα ή σημεία συζήτησης. Οι μακρές συναντήσεις θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν ώρες για κάθε θέμα συζήτησης και το όνομα του παρουσιαστή. Και οι δύο μορφές ατζέντας πρέπει να τελειώνουν με μια ενότητα για τα "Επόμενα βήματα" για παρακολούθηση. Αυτά τα "επόμενα βήματα" θα αποτελέσουν τη βάση για τα θέματα ημερήσιας διάταξης κατά την επόμενη συνεδρίαση.
