Κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει μια μέθοδο καταγραφής, οργάνωσης και ανάλυσης οικονομικών στοιχείων που προκύπτουν από καθημερινές επιχειρηματικές συναλλαγές. Σε πολλές περιπτώσεις, οι επιχειρήσεις και οι εταιρείες πρέπει να τηρούν τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές που απαιτούν ένα ειδικό σύστημα λογιστικής και λογιστικής. Ωστόσο, οι μικρότερες επιχειρήσεις χρειάζονται τα βασικά στοιχεία λογιστικής για να προετοιμαστούν για τους φόρους και να παρακολουθήσουν τα κέρδη. Τα λογιστικά συστήματα μπορούν να δημιουργηθούν με το χέρι - χρησιμοποιώντας φυσικά βιβλία - ή με τη χρήση λογιστικών προγραμμάτων λογισμικού για την οργάνωση και τη διατήρηση των πληροφοριών.
Περιοδικά
Σε ένα σύστημα λογιστικής, τα περιοδικά είναι η πρώτη θέση που μπορείτε να αναζητήσετε για να βρείτε πλήρεις πληροφορίες σχετικά με μια συναλλαγή. Το γενικό περιοδικό, που χρησιμοποιείται από πολλές επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν λογιστικό σύστημα διπλής εισόδου, καταγράφει τα ποσά χρέωσης και πίστωσης για κάθε λογαριασμό, καθώς συμβαίνουν συναλλαγές. Μπορεί επίσης να αναφέρει μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής. Ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να διαθέτουν εξειδικευμένα περιοδικά, για την καταγραφή συγκεκριμένου είδους συναλλαγής. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε και ταμειακές εκταμιεύσεις και εισπράξεις μετρητών, τα οποία καταγράφουν τις καταθέσεις και τα γραπτά και τα χρήματα που δαπανώνται και κατατίθενται.Άλλα περιοδικά περιλαμβάνουν το περιοδικό μισθοδοσίας, τους λογαριασμούς πληρωτέους και τα εισπρακτέα περιοδικά.
Καθολικά
Λογαριασμοί λογιστικών βιβλίων ομίλου σύμφωνα με το λογαριασμό και το αποτέλεσμα που έχει στην επιχείρηση. Οι κατηγορίες στο βιβλίο μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία ενεργητικού, υποχρεώσεις, έξοδα και έσοδα. Κάθε κατηγορία περιέχει ενότητες για καθένα από αυτούς τους τύπους λογαριασμών (π.χ. λογαριασμούς εξόδων). Περιοδικά, οι συναλλαγές από επιχειρηματικά περιοδικά καταχωρούνται ή καταχωρούνται στα ημερολόγια. Ένα βασικό σύστημα βιβλίων έχει μια συλλογή "λογαριασμών T" που έχουν δύο στήλες, το ένα για χρεώσεις και πιστώσεις. Εντούτοις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν συστήματα ημερολογίου τριών ή τεσσάρων στηλών για την καταγραφή άλλων πληροφοριών, όπως η τρέχουσα ισορροπία του λογαριασμού.
Φύλλα εργασίας
Τα φύλλα εργασίας δίνουν στον λογιστή ή στον λογιστή έναν τρόπο να αναλύει δεδομένα και να ελέγχει την ακρίβεια των λογιστικών βιβλίων, των περιοδικών και άλλων αρχείων που χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων. Ένα τέτοιο φύλλο εργασίας, το υπόλοιπο της δοκιμής, καταγράφει τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών στο βιβλίο, καταγράφει την προσαρμογή καταχωρήσεων στους λογαριασμούς και κλείνει όλους τους προσωρινούς λογαριασμούς. Όταν είναι "ισορροπημένο", τα χρεωστικά υπόλοιπα πρέπει να ισούνται με τις πιστώσεις, διαφορετικά ο λογαριασμός περιέχει ένα σφάλμα που πρέπει να διορθωθεί. Άλλα φύλλα εργασίας περιλαμβάνουν φύλλα εργασίας για ανάλυση και συμφιλίωση. Τα φύλλα εργασίας ανάλυσης αναλύουν το υπόλοιπο ενός συγκεκριμένου λογαριασμού. Τα φύλλα εργασίας συμφιλίωσης συμβιβάζουν τις διαφορές μεταξύ δύο ή περισσότερων γνωστών ποσών, όπως το ποσό των μετρητών που έχετε καταγράψει στο λογαριασμό του βιβλίου και το ποσό που εμφανίζει η κατάσταση λογαριασμού.
Οικονομικές δηλώσεις
Οι οικονομικές καταστάσεις παρέχουν σε τρίτους βασικές πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση μιας εταιρείας. Τα περισσότερα συστήματα λογιστικής χρησιμοποιούν τέσσερις σημαντικές οικονομικές καταστάσεις. Ο ισολογισμός δίνει ένα στιγμιότυπο της οικονομικής θέσης μιας εταιρείας για μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αναφέροντας τα στοιχεία του ενεργητικού, του παθητικού και του μετοχικού κεφαλαίου της. Ο σκοπός της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων είναι να παρουσιάζονται τα καθαρά κέρδη της επιχείρησης για μια συγκεκριμένη περίοδο. Οι καταστάσεις ταμειακών ροών παρουσιάζουν τις αυξήσεις και τις μειώσεις των ταμειακών ροών για μια περίοδο που σχετίζεται με επιχειρηματικές δραστηριότητες, επενδυτικές και χρηματοδοτικές δραστηριότητες μιας επιχείρησης. Τέλος, η κατάσταση των στοιχείων του μετοχικού κεφαλαίου ή του μετοχικού κεφαλαίου μεταβάλλεται στα αποτελέσματα εις νέον της εταιρείας, αναφέροντας στοιχεία όπως το καθαρό εισόδημα για το έτος και τα μερίσματα που καταβάλλονται στους μετόχους.
