Είτε εργάζεστε σε ένα πολυάσχολο τμήμα δημοσίων σχέσεων για μια μεγάλη εταιρεία είτε έχετε αναλάβει να προωθήσετε την προώθηση ενός μικρού γεγονότος, η προειδοποίηση των μέσων ενημέρωσης είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία του εμπορίου. Η ειδοποίηση μέσων είναι μια πρόσκληση που έχει σκοπό να ενημερώσει τα μέσα ενημέρωσης σχετικά με την εκδήλωσή σας, όπως μια συνέντευξη τύπου ή ένα μεγάλο άνοιγμα, και να τους προσελκύσει να παραστούν. Μια προειδοποίηση μέσων διαφέρει από ένα δελτίο τύπου, το οποίο αποτελεί παράδειγμα του τύπου κάλυψης που θέλετε να δείτε μετά το συμβάν.
Προσθέστε μια επικεφαλίδα στο έγγραφο που αναφέρει το "Alert Media". Χρησιμοποιήστε μια μεγάλη γραμματοσειρά - 20 ή υψηλότερη - όλα τα κεφαλαία γράμματα και έντονη εκτύπωση για να διασφαλίσετε ότι η προειδοποίηση ξεχωρίζει ανάμεσα σε όλα τα άλλα στοιχεία που λαμβάνει ένα περιοδικό κάθε μέρα.
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που στέλνετε την ειδοποίηση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κορυφή της σελίδας.
Περιγράψτε τις βασικές πληροφορίες σχετικά με το συμβάν. να συμπεριλάβετε το ποιος, τι, πού, πότε και γιατί. Διάλειμμα κάθε πτυχή σε μια ξεχωριστή παράγραφο, το καθένα με τη δική του επικεφαλίδα.
Χρησιμοποιήστε μια σαφή, συναρπαστική γλώσσα για να περιγράψετε το συμβάν, αλλά αποφύγετε την αναφορά. Μια προειδοποίηση μέσων έχει σχεδιαστεί για να προσελκύει μέσα σε ένα γεγονός, να μην εξηγεί το γεγονός ή να παρέχει γωνίες στις ειδήσεις.
Εκτυπώστε την ειδοποίηση πολυμέσων στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Διπλά ελέγξτε το έγγραφο για τυπογραφικά, ορθογραφικά και γραμματικά σφάλματα και επιβεβαιώστε ότι τα στοιχεία του συμβάντος είναι σωστά.
Προετοιμάστε τη λίστα επαφών πολυμέσων σας. Κάθε πρίζα μέσων έχει τη δική της προτίμηση για τη λήψη ειδοποιήσεων, αλλά οι περισσότεροι προτιμούν φαξ ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία επικοινωνίας που έχετε για κάθε άτομο είναι σωστά για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου.
Στείλτε την ειδοποίηση πολυμέσων τουλάχιστον 24 ώρες πριν από το συμβάν, ει δυνατόν. Εάν η προειδοποίηση των μέσων ενημέρωσης είναι για μια συνέντευξη Τύπου τελευταίας στιγμής ή μια προσφορά για έναν ειδήμονα σε μια είδηση, στείλτε το το συντομότερο δυνατό, κατά προτίμηση με τουλάχιστον μία ή δύο προειδοποιήσεις.
Παρακολουθήστε την ειδοποίηση πολυμέσων με μια τηλεφωνική κλήση, αν θέλετε να επιβεβαιώσετε ότι τα βασικά μέσα ενημέρωσης έλαβαν την ειδοποίηση και σχεδιάζουν να παρακολουθήσουν ή αν θα βγουν σύντομα.
Δημοσιεύστε την ειδοποίηση πολυμέσων στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας και προσθέστε πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση στις τροφοδοσίες κοινωνικών μέσων της εταιρείας σας, κατά περίπτωση. Εάν τα μέσα σας παρακολουθούν online, μπορούν να λάβουν αμέσως πληροφορίες από αυτές τις πηγές, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν βρίσκονται εκτός του χώρου και δεν λαμβάνουν την έντυπη ειδοποίησή σας.
Συμβουλές
-
Κρατήστε την ειδοποίηση πολυμέσων σύντομη, όχι περισσότερο από μία σελίδα. Καταστήστε σαφές ότι θα υπάρχουν ευκαιρίες για φωτογραφίες και βίντεο στην εκδήλωση των μέσων ενημέρωσης.
