Η λογιστική για τις οικονομικές συναλλαγές μιας επιχείρησης αποτελεί σημαντική λειτουργία των καθημερινών εργασιών. Η ανάπτυξη και η χρήση ενός κατάλληλου λογιστικού συστήματος θα διασφαλίσει ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται σωστά και με ακρίβεια στο γενικό βιβλίο της εταιρείας. Οι τεχνολογικές εξελίξεις διευκολύνουν τη λογιστική διαδικασία για πολλές επιχειρήσεις.
Εγχειρίδιο συστήματος
Τα χειροκίνητα λογιστικά συστήματα χρησιμοποιούν διάφορα βιβλία για την καταγραφή των οικονομικών συναλλαγών. Οι εταιρείες έχουν ξεχωριστά ημερολόγια για κάθε τμήμα του λογιστικού συστήματος, όπως πληρωτέους λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς και πωλήσεις. Στη συνέχεια οι λογιστές ενοποιούν αυτά τα βιβλία σε ένα γενικό βιβλίο, παρέχοντας την ισορροπία για κάθε ημερολόγιο. Το σημειωματάριο γενικών βιβλίων βοηθά στη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων.
Μηχανογραφικά οφέλη
Αν και κουραστικό και χρονοβόρο, τα χειρόγραφα λογιστικά συστήματα προσφέρουν κάποια οφέλη. Τα βιβλία είναι εύκολο να αναθεωρηθούν και οι λογιστές μπορούν να κάνουν απλές αλλαγές εάν είναι απαραίτητο. οι μεμονωμένοι λογαριασμοί συμφωνούνται εύκολα, επειδή οι πληροφορίες είναι συστηματικές για κάθε ημερολόγιο. Οι λογιστές έχουν επίσης το πλεονέκτημα να χειρίζονται φυσικά κάθε βιβλίο και να δημιουργούν σημειώσεις στους λογαριασμούς πελατών σχετικά με οποιαδήποτε θέματα που χρειάζονται διευκρινίσεις ή διορθώσεις.
Μηχανογραφημένο σύστημα
Τα υπολογιστικά φύλλα και τα συστήματα λογιστικής πληροφόρησης απαιτούν από τους λογιστές να εισάγουν οικονομικά στοιχεία και, στη συνέχεια, οι μαθηματικοί αλγόριθμοι υπολογίζουν τις πληροφορίες στα απαραίτητα βιβλία και οικονομικές καταστάσεις. Τα μηχανογραφημένα συστήματα επιτρέπουν επίσης στους λογιστές να δημιουργούν αναλύσεις τάσεων και να αναφέρουν τυχόν διακυμάνσεις γρήγορα και με ακρίβεια. Επιπλέον, οι συναλλαγές από όλα τα τμήματα της εταιρείας είναι προσβάσιμες μέσω ηλεκτρονικών λογιστικών συστημάτων, παρέχοντας στους λογιστές καλύτερη πρόσβαση στις οικονομικές πληροφορίες.
Μηχανογραφημένα Λογιστικά Οφέλη
Η μηχανογραφική λογιστική προσφέρει πολλά περισσότερα πλεονεκτήματα από τη χειρωνακτική λογιστική. οι λογιστές επεξεργάζονται περισσότερες πληροφορίες πιο γρήγορα, οι τύποι επαληθεύουν τα υπολογισθέντα σύνολα και τα σφάλματα είναι λιγότερο κοινά. Τα λογιστικά συστήματα είναι επίσης προσαρμόσιμα από τη βιομηχανία, επιτρέποντας στους λογιστές να χρησιμοποιούν προρυθμισμένα πρότυπα για το γενικό τους βιβλίο. Οι λογιστές μπορούν επίσης να αποθηκεύουν αρκετά χρόνια οικονομικών πληροφοριών με σχετική ευκολία, δίνοντάς τους την ευκαιρία να αναθεωρήσουν τις πληροφορίες του προηγούμενου έτους χωρίς να ταξινομούν τις στοίβες χαρτονομισμάτων.
Καλύτερη μέθοδος
Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα για την καταγραφή και παρουσίαση των οικονομικών τους πληροφοριών. Το σύστημα τους επιτρέπει να καταγράφουν με ακρίβεια τις επιχειρηματικές συναλλαγές και να δημιουργούν γρήγορα οικονομικές εκθέσεις για ανασκόπηση της διαχείρισης. Ενώ οι λειτουργίες της χειρωνακτικής λογιστικής έχουν αλλάξει, δεν πρόκειται ποτέ να απομακρυνθούν πλήρως. Οι λογιστές πρέπει να επανεξετάσουν τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στις οικονομικές εκθέσεις από το λογιστικό σύστημα για να διασφαλίσουν την ακρίβεια και την εγκυρότητα. Οι λογιστές πρέπει επίσης να διασφαλίζουν ότι όλες οι χρηματοοικονομικές πληροφορίες ακολουθούν γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές και οποιεσδήποτε άλλες κατευθυντήριες γραμμές από ρυθμιστικούς οργανισμούς.
