Η γραφειοκρατία στις οργανώσεις συνδέεται εδώ και πολύ καιρό με σαφείς ιεραρχίες, υψηλό βαθμό διατύπωσης, άκαμπτο καταμερισμό εργασίας και αυστηρές πολιτικές που παρέχουν συνέπειες σε όσους δεν υπακούουν. Αυτά τα χαρακτηριστικά τείνουν να έχουν πολλή κριτική, αλλά υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη γραφειοκρατία, ειδικά όταν η δομή είναι χτισμένη με έμφαση στην ισότητα.
Πλεονεκτήματα μιας γραφειοκρατικής δομής
Παρόλο που η γραφειοκρατική δομή έχει λάβει πολλές επικρίσεις, έχει ορισμένα πλεονεκτήματα. Η λογοδοσία, η προβλεψιμότητα, η δομή και η ασφάλεια της εργασίας είναι λίγες μόνο που πρέπει να αναφέρουμε. Επιπλέον, μια γραφειοκρατική κουλτούρα βασίζεται σε απρόσωπες σχέσεις, αποθαρρύνοντας την ευνοιοκρατία. Σε αυτό το είδος οργάνωσης, ο καθένας έχει την ίδια ευκαιρία να επιτύχει.
Τα κολέγια και τα πανεπιστήμια, τα αστυνομικά τμήματα και οι κυβερνητικές υπηρεσίες είναι όλα παραδείγματα γραφειοκρατίας. Στηρίζονται σε τυποποιημένες πολιτικές και διαδικασίες για τη διατήρηση του ελέγχου και της ομοιομορφίας. Μια ασφαλιστική εταιρεία, για παράδειγμα, μπορεί να αγκαλιάσει αυτή την οργανωτική δομή για να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί της συμμορφώνονται με τους νόμους περί προστασίας των δεδομένων των πελατών και ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές της βιομηχανίας.
Πλεονέκτημα: Λογοδοσία
Παρά το γεγονός ότι θεωρείται ένα μεγάλο σύστημα κανόνων και κανονισμών, η γραφειοκρατική κουλτούρα απαιτεί ευθύνες και λογοδοσία. Οι άνθρωποι που εργάζονται σε αυτή τη δομή έχουν συχνά υψηλό επίπεδο εκπαίδευσης, περισσότερη αυτοκατευθυντικότητα και πιο ανοιχτό πνεύμα.Τείνουν επίσης να επικεντρώνονται περισσότερο στο γενικό συμφέρον σε σύγκριση με εκείνους που εργάζονται για άλλους τύπους οργανισμών.
Πλεονέκτημα: Ασφάλεια Εργασίας
Μια γραφειοκρατική δομή παρέχει επίσης περισσότερη ασφάλεια της εργασίας από άλλες οργανωτικές δομές, εφόσον οι υπάλληλοί της ακολουθούν τις οδηγίες. Συνήθως, εάν ένας εργαζόμενος κάνει ό, τι του λένε, τηρεί τους κανόνες και είναι υπόλογος στη θέση του, μπορεί να αναμένει σταθερό μισθό και οφέλη.
Πλεονέκτημα: Ίσες πιθανότητες επιτυχίας
Το favoritism αποθαρρύνεται σε μια γραφειοκρατική δομή. Σε μια επιτυχημένη γραφειοκρατία, η απρόσωπη φύση των σχέσεων δημιουργεί κάποια οφέλη. Η ισότητα υπογραμμίζεται. Αυτό σημαίνει ότι οι φιλίες δεν επηρεάζουν τα αποτελέσματα που δημιουργούνται. Η πολιτική πίεση είναι δευτερεύουσα από την επιρροή που συνοδεύει την καλή και συνεπή δουλειά. Αυτό δημιουργεί μια γραμμή εκκίνησης όπου όλοι έχουν την ίδια ευκαιρία να πετύχουν. Είναι γενικά λιγότερο δύσκολο για ένα άτομο να χωρέσει σε μια γραφειοκρατική κουλτούρα σε σύγκριση με μια πιο επίπεδη οργανωτική δομή. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι κανόνες και οι κανονισμοί παρέχουν σαφείς οδηγίες για τους ρόλους εργασίας και τις προσδοκίες.
Μειονεκτήματα μιας γραφειοκρατικής δομής
Οργανισμοί με γραφειοκρατική κουλτούρα έχουν αυστηρές πολιτικές για τα πάντα, οι οποίες μπορούν να επιβραδύνουν τις επιχειρήσεις τους και να δυσκολέψουν την επικοινωνία. Για παράδειγμα, εάν το τμήμα μάρκετινγκ αποφασίσει να δοκιμάσει μια νέα στρατηγική, πρέπει πρώτα να λάβει έγκριση από διάφορα άλλα τμήματα βάσει της σειράς σπουδαιότητάς τους μέσα στην εταιρεία. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε συγκρούσεις, κακές σχέσεις με τους εργαζομένους, αναποτελεσματικότητα και δυστυχισμένους πελάτες.
Μειονέκτημα: Μειωμένη παραγωγικότητα και καινοτομία
Η γραφειοκρατική οργανωτική δομή μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητα, να μειώσει την καινοτομία και να μειώσει το ηθικό. Η δομή είναι εγγενώς φορτωμένη με κανόνες και περισσότερες πολιτικές και διαδικασίες μπορούν να προστεθούν ανά πάσα στιγμή, καθιστώντας τον φόρτο εργασίας και τους ρόλους πιο περίπλοκους.
Μειονέκτημα: Κακή οικονομική διαχείριση
Ένα άλλο μειονέκτημα μιας γραφειοκρατικής δομής είναι ο τρόπος διαχείρισης των οικονομικών, ειδικότερα ο τρόπος κατανομής του προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, σε μια γραφειοκρατική επιχείρηση, τυπικά, τα χρήματα είναι διαθέσιμα μόνο για τον τρέχοντα κύκλο. Αν δεν χρησιμοποιηθεί, τότε οι δαπάνες δεν θα ληφθούν υπόψη στον επόμενο κύκλο του προϋπολογισμού. Αυτό δημιουργεί μια κουλτούρα αποβλήτων, δεδομένου ότι οι άνθρωποι και τα τμήματα θα δαπανήσουν χρήματα για να το έχουν στον προϋπολογισμό του επόμενου έτους.
Μειονέκτημα: Μειωμένο ηθικό των εργαζομένων
Οι γραφειοκρατικές οργανωτικές δομές μπορούν επίσης να δημιουργήσουν πλήξη για τους εργαζομένους τους, με αποτέλεσμα το μειωμένο ηθικό των εργαζομένων. Ενώ οι εργαζόμενοι μπορεί να εργάζονται σκληρά για να κερδίσουν αυξήσεις και προσφορές, δεν υπάρχει καμία εγγύηση για την πρόοδο ή ανταμοιβές θα δοθούν αμέσως. Πρέπει να δημιουργηθούν κίνητρα στη γραφειοκρατία για να ανταμείψει έναν εργαζόμενο που μπορεί να ολοκληρώσει ένα έργο σε δύο ώρες με την ίδια ποιότητα που χρειάζεται κάποιος για να ολοκληρώσει το έργο στις αναμενόμενες οκτώ ώρες. Εάν δεν υπάρχει κανένα κίνητρο, έχετε έναν εργαζόμενο που παίζει με αντίχειρά τους για έξι ώρες και τίποτα που η διοίκηση δεν μπορεί να κάνει γι 'αυτό.
Μειονέκτημα: Λιγότερη αυτονομία για τους εργαζόμενους
Τέλος, υπάρχει λιγότερη ελευθερία δράσης μέσα σε μια γραφειοκρατική δομή. Οι κανόνες και οι νόμοι αφθονούν, καθιστώντας τους ανθρώπους υπεύθυνοι και υπεύθυνοι
Η γραφειοκρατική δομή λειτουργεί;
Η γραφειοκρατική δομή είναι ένα αποτελεσματικό ηγετικό πλαίσιο βασισμένο σε κανόνες που έχει αποδειχθεί ότι είναι ένας ομαλός τρόπος για να κυβερνά και να οργανώνει τις κοινωνίες. Υπάρχουν τρεις βασικές αξίες στην καρδιά μιας γραφειοκρατίας, ως εξής:
- Επίσημα - Όταν τα συστήματα δείχνουν έλλειψη ευελιξίας και πρωτοβουλίας.
- Γραφειοκρατία - Όταν υπάρχουν υψηλά επίπεδα τήρησης των κανόνων και των διατυπώσεων.
- Πολλαπλασιασμός - Όταν τα συστήματα τείνουν να επεκτείνονται γρήγορα.
Ενώ οι γραφειοκρατικές οργανωτικές δομές μπορούν να συμβάλουν στη σταθεροποίηση ενός οργανισμού, η δομή δεν εξουσιοδοτεί απαραίτητα τους υπαλλήλους της, γεγονός που δημιουργεί μια σειρά άλλων προβληματικών ζητημάτων, όπως η μείωση της καινοτομίας και της παραγωγικότητας.
