Μία από τις πολλές μορφές της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων, το W-9 παρέχει στους εργοδότες την ευκαιρία να συλλέγουν αριθμούς φορολογουμένων από τους υπαλλήλους. Σύμφωνα με τον φορολογικό νόμο των ΗΠΑ, η κυβέρνηση φορολογεί ορισμένες εταιρείες ως άτομα, αντί για επιχειρηματικές οντότητες. Το ζήτημα του κατά πόσον οι εταιρείες χρειάζονται ένα W-9 εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες της κατάστασης και το είδος της υπό εξέταση εταιρείας. Το IRS αναθεωρεί τακτικά οδηγίες για την υποβολή του W-9.
Έντυπο W-9
Το έντυπο W-9 παρέχει στον εργοδότη τον αριθμό φορολογικού μητρώου ενός υπαλλήλου. Όποιος έχει εγκριθεί για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες, συμπεριλαμβανομένων των πολιτών και αλλοδαπών κατοίκων, διαθέτει αυτόν τον αριθμό. Η συμπλήρωση του εντύπου αποτελεί μια σχετικά απλή προσπάθεια, δεδομένου ότι δεν απαιτείται τίποτε περισσότερο από το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό φορολογικού μητρώου, τη φορολογική ταξινόμηση και την υπογραφή του συγκεκριμένου ατόμου. Οι εταιρείες δεν υποβάλλουν αυτές τις φόρμες στην κυβέρνηση, αλλά μάλλον τους κρατούν σε αρχεία υπαλλήλων ως φύλλο αναφοράς.
Καταχώρηση ενός W-9 με μια εταιρία
Όταν μια εταιρεία αναθέτει υπεργολαβικά εργασίες, συχνά ζητά από τον υπεργολάβο να συμπληρώσει και να επιστρέψει ένα έντυπο W-9 για αναφορά. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που παρέχονται από το W-9 για φορολογικούς σκοπούς. Ο αριθμός φορολογικού μητρώου υπεργολαβίας του υπαλλήλου επιτρέπει σε εταιρείες και σε οποιονδήποτε άλλο εργοδότη να πληρώνουν και να φορολογούν σωστά τους υπαλλήλους και να αναφέρουν όλες τις πληρωμές που καταβάλλονται στους υπεργολάβους υπαλλήλους στο IRS. Οι τράπεζες μπορούν επίσης να ζητήσουν από τους πελάτες να καταθέσουν ένα W-9 ως απόδειξη της ταυτότητας και της κατάστασης του φορολογούμενου.
Καταχώρηση W-9 ως εταιρία
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εταιρείες πρέπει να υποβάλλουν έντυπα W-9 όταν έχουν προσληφθεί για εργασία από άλλες εταιρείες ή εργοδότες. Όταν ένα άτομο εργάζεται υπό εταιρία περιορισμένης ευθύνης, όπως η S Corporation, η C Corporation, η εταιρική σχέση ή η ατομική επιχείρηση, το άτομο αυτό πρέπει να καταθέσει ένα W-9 ως εταιρία με τον αριθμό φορολογικού μητρώου της εταιρείας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το W-9 πρέπει να περιέχει τον αριθμό φορολογικού μητρώου της εταιρείας και όχι το άτομο. Κάθε πρόσωπο που εργάζεται ως εταιρεία που επιθυμεί να χρησιμοποιήσει έναν προσωπικό αριθμό φορολογικού μητρώου σε ένα W-9 για μια συγκεκριμένη εργασία πρέπει να καταθέσει το έντυπο ως άτομο και όχι ως εταιρεία.
Επιπλέον πληροφορίες
Για έναν πολίτη των Ηνωμένων Πολιτειών, ένας αριθμός φορολογικού μητρώου αποτελεί τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Οι μόνιμοι κάτοικοι χωρίς αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης μπορούν να υποβάλουν αίτηση για αριθμό φορολογικού μητρώου με το IRS. Οι νέοι κάτοικοι των Ηνωμένων Πολιτειών πρέπει να αποκτήσουν έναν αριθμό κοινωνικής ασφάλισης πριν αρχίσουν να εργάζονται. Εάν μια επιχείρηση αναθέτει υπεργολαβία σε εργασία με πολίτη που δεν είναι υπήκοος ή είναι κάτοικος του Ηνωμένου Βασιλείου, το άτομο αυτό μπορεί να υποβάλει ένα έντυπο W-8 παρά ένα έντυπο W-9.
