Όταν εκτελείτε μια επιχείρηση, είναι ιδανικό να έχετε έναν οργανωμένο και καλά διατηρημένο χώρο για να συμπεριλάβετε όλες τις συναλλαγές της επιχείρησής σας. Αυτό θα κάνει τη λειτουργία της επιχείρησής σας πολύ πιο ομαλή διαδικασία και θα σώσει πολύ ταλαιπωρία.
Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ένα σύστημα Χρονολογικής Παραγγελίας για να διατηρούν τις αποδείξεις και τις συναλλαγές τους έχουν λιγότερα προβλήματα στην εύρεση αποδείξεων με αυτή την εύκολη πρόσβαση στις δραστηριότητες της επιχείρησής τους. Αυτό μπορεί να κάνει έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο διατήρησης της οργάνωσης και της προετοιμασίας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αρχειοθήκη
-
Φάκελοι
-
Σημάδι
-
Ετικέτες
Κάντε μια ενότητα αρχείου ή συρτάρι για κάθε εταιρεία με την οποία συνεργάζεστε. Η τοποθέτηση του ονόματος επιχείρησης σε αλφαβητική σειρά θα βοηθήσει στην αναζήτηση μιας συγκεκριμένης επιχείρησης. Χρησιμοποιήστε ένα διαφορετικό συρτάρι για τα παραληφθέντα προϊόντα και τα προϊόντα που αποστέλλονται.
Ετικέτα 12 φακέλους ή διαιρέτες ανά μήνα για κάθε μία από τις επιχειρήσεις που έχει η εταιρεία σας με συναλλαγές. Εξετάστε ένα σύστημα χρωματισμένου κώδικα για εύκολη ανάκτηση.
Συγκεντρώστε όλες τις αποδείξεις της επιχείρησής σας για τους τελευταίους 12 μήνες. Διαχωρίστε τις αποδείξεις σύμφωνα με το όνομα της επιχείρησης. Η ταξινόμηση των αποδείξεων με βάση το όνομα της επιχείρησής τους θα διευκολύνει την αρχειοθέτηση χρονολογικά.
Τοποθετήστε τις αποδείξεις στον κατάλληλο φάκελο με τον ακριβή μήνα της συναλλαγής. Οι λογαριασμοί θα πρέπει να κατατεθούν κατά τη διάρκεια του μήνα που λάβατε το προϊόν. Κάνοντας αυτό θα διασφαλιστεί ότι οι αποδείξεις μπορούν εύκολα να βρεθούν.
Καταχωρίστε κάθε απόδειξη σε χρονολογική σειρά από την παλαιότερη ημερομηνία έως την πιο πρόσφατη συναλλαγή. Είναι πιθανό να χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε παλαιότερες συναλλαγές εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα.
Τοποθετήστε κάθε φάκελο στο κατάλληλο συρτάρι που ταξινομήσατε με βάση την εταιρική επωνυμία.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε ένα τμήμα αρχείου ή συρτάρι για τριμηνιαίες πληρωμές φόρων, καταβολές πληρωμών, λογαριασμούς και δηλώσεις κερδών ή ζημιών.
Διδάξτε όλους τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν το σύστημα χρονολογικής σειράς.
Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας για κάθε εταιρεία σε κάθε αρχείο για εύκολη πρόσβαση.
Διεξάγετε έναν έλεγχο κάθε έξι μήνες για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας είναι ακριβή.
