Υπάρχουν τέσσερις βασικές φάσεις λογιστικής: η καταγραφή, η ταξινόμηση, η σύνοψη και η ερμηνεία των οικονομικών στοιχείων. Η επικοινωνία μπορεί να μην θεωρηθεί τυπικά ως μία από τις λογιστικές φάσεις, αλλά είναι επίσης ένα κρίσιμο βήμα. Όλες οι λογιστικές πληροφορίες θα πρέπει να κοινοποιούνται κατάλληλα στα κατάλληλα μέρη μετά την ανάλυση. Οι λογιστικές εκθέσεις πρέπει να καταρτίζονται και να διανέμονται και να περιλαμβάνουν τη βασική κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και τον ισολογισμό, καθώς και πρόσθετες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών δεικτών, των διαγραμμάτων, των γραφημάτων και των δηλώσεων ροής κεφαλαίων.
Εγγραφή
Η καταγραφή είναι μια βασική φάση λογιστικής που είναι επίσης γνωστή ως λογιστική. Σε αυτή τη φάση, όλες οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές καταγράφονται με συστηματικό και χρονολογικό τρόπο στα κατάλληλα βιβλία ή βάσεις δεδομένων. Οι καταγραφείς λογιστικής είναι τα έγγραφα και τα βιβλία που εμπλέκονται στην κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων. Οι καταγραφείς λογιστικών βιβλίων περιλαμβάνουν τα στοιχεία ενεργητικού, παθητικού, ημερολόγια, περιοδικά και άλλα δικαιολογητικά, όπως τιμολόγια και επιταγές.
Ταξινόμηση
Η φάση ταξινόμησης της λογιστικής περιλαμβάνει τη διαλογή και την ομαδοποίηση παρόμοιων στοιχείων με την ονομασία, την κατηγορία ή τον λογαριασμό. Αυτή η φάση χρησιμοποιεί συστηματική ανάλυση καταγεγραμμένων δεδομένων, όπου όλες οι συναλλαγές ομαδοποιούνται σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, τα "έξοδα μετακίνησης" μπορεί να είναι μια κατηγορία που οι λογιστές χρησιμοποιούν για να ταξινομήσουν τις δαπάνες που σχετίζονται με ταξίδια της εταιρείας. Ο όρος "βιβλίο" αναφέρεται στο βιβλίο στο οποίο καταγράφονται οι ταξινομήσεις.
Συνοψίζοντας
Η συνοπτική φάση της λογιστικής περιλαμβάνει τη σύνοψη των δεδομένων μετά από κάθε λογιστική περίοδο, όπως ένα μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος. Τα δεδομένα πρέπει να παρουσιάζονται με τρόπο που να γίνεται εύκολα κατανοητός και να χρησιμοποιείται από τους εξωτερικούς και εσωτερικούς χρήστες των λογιστικών καταστάσεων. Τα γραφήματα και άλλα οπτικά στοιχεία χρησιμοποιούνται συχνά για να συμπληρώσουν τα δεδομένα κειμένου.
Διερμηνεία
Η φάση της διερμηνείας της λογιστικής διαδικασίας σε σχέση με την ανάλυση των οικονομικών στοιχείων και αποτελεί ένα κρίσιμο εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων. Αυτή η τελική λειτουργία ερμηνεύει τα καταγεγραμμένα δεδομένα κατά τρόπο που επιτρέπει στους τελικούς χρήστες να λαμβάνουν σημαντικές εκτιμήσεις σχετικά με τις οικονομικές συνθήκες ενός επιχειρηματικού ή προσωπικού λογαριασμού καθώς και την αποδοτικότητα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για την προετοιμασία μελλοντικών σχεδίων και πλαισίων πολιτικών για την εκτέλεση οικονομικών σχεδίων.
