Ένα ερωτηματολόγιο εσωτερικού ελέγχου είναι ένα έγγραφο το οποίο ένας ελεγκτής παρέχει στους υπαλλήλους μιας εταιρείας πριν από την πραγματοποίηση ελέγχου. Το ερωτηματολόγιο είναι χρήσιμο να προσδιορίσει σε ποιους τομείς θα πρέπει να επικεντρωθεί ο έλεγχος. Όταν οι υπάλληλοι απαντούν στις ερωτήσεις, ο ελεγκτής γνωρίζει αν η εταιρεία διατηρεί συνολικά ακριβή αρχεία και έχει αποδεικτικά στοιχεία που δείχνουν ποιος είναι υπεύθυνος για τα έγγραφα. Η εταιρεία απολαμβάνει τα οφέλη του φθηνότερου, ταχύτερου και αποτελεσματικότερου ελέγχου λόγω του ερωτηματολογίου εσωτερικού ελέγχου.
Απόδειξη
Ένα ερωτηματολόγιο εσωτερικού ελέγχου παρέχει στοιχεία ότι υπάρχει ένα έγγραφο ή μια οικονομική βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, ένα ερωτηματολόγιο μπορεί να ρωτήσει εάν η εταιρεία διατηρεί ένα γράφημα των λογαριασμών της. Ο ελεγκτής μπορεί στη συνέχεια να ρωτήσει πού βρίσκεται το λογιστικό σχέδιο αν υπάρχει ή να σχεδιάσει τον έλεγχο για να λειτουργήσει χωρίς αυτό. Εάν ένας υπάλληλος αναφέρει ότι υπάρχει το λογιστικό πρόγραμμα και δεν γνωρίζει πού βρίσκεται, μπορεί να αποδείξει ότι η εταιρεία δεν τηρεί αρχεία, έτσι ώστε ο ελεγκτής να διενεργήσει πιο εμπεριστατωμένο έλεγχο.
Έλεγχοι εργαζομένων
Τα ερωτηματολόγια εσωτερικού ελέγχου παρέχουν στοιχεία που χρησιμοποιεί ο ελεγκτής για να καθορίσει εάν οι εργαζόμενοι ελέγχουν το έργο άλλων υπαλλήλων. Το ερωτηματολόγιο του Υπουργείου Υγείας της Αριζόνα διερωτάται αν οι λογιστές ενός οργανισμού λαμβάνουν ετήσιες διακοπές. Η απαίτηση από τους λογιστές σε έναν οργανισμό να αφαιρούν χρόνο από την εργασία τους ενισχύει τους εσωτερικούς ελέγχους επειδή άλλοι λογιστές που εργάζονται για την οργάνωση μπορούν να ελέγξουν την ακρίβεια των βιβλίων ενώ οι κύριοι κάτοχοι αρχείων είναι μακριά.
Έλεγχοι του Διοικητικού Συμβουλίου
Ένα ερωτηματολόγιο εσωτερικού ελέγχου εξετάζει την αποτελεσματικότητα ενός διοικητικού συμβουλίου. Το εσωτερικό ερωτηματολόγιο θέτει ερωτήματα όπως το αν οι διευθυντές του οργανισμού παρακολουθούν λογαριασμούς εισπρακτέους ή εάν οι διευθυντές λαμβάνουν οικονομικές εκθέσεις από τον οργανισμό και τις εξετάζουν. Το ερωτηματολόγιο εσωτερικού ελέγχου δείχνει στον ελεγκτή εάν το διοικητικό συμβούλιο παίρνει ενεργό ρόλο για την εξασφάλιση της ακρίβειας των οικονομικών αρχείων.
Μελλοντικοί έλεγχοι
Οι ελεγκτές μπορούν να ορίσουν γενικούς τομείς προβληματισμού κατά τη δημιουργία ενός ερωτηματολογίου εσωτερικού ελέγχου, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τον έλεγχο άλλων υπηρεσιών ή εταιρειών. Για παράδειγμα, ένας ελεγκτής μπορεί να δημιουργήσει ένα έγγραφο που αποδίδει υψηλό κίνδυνο στα αρχεία καταγραφής όταν μια εταιρεία ελέγχει πολύτιμο απόθεμα το οποίο δεν παρακολουθείται συχνά ή χαμηλός κίνδυνος όταν το απόθεμα δεν είναι πολύτιμο ή εξειδικευμένο. Άλλοι ελεγκτές μπορούν να λάβουν το τυποποιημένο έγγραφο και να το επαναχρησιμοποιήσουν κατά τη διενέργεια ελέγχων στο μέλλον. Το Γραφείο Χρηματοοικονομικής Διαχείρισης της Πολιτείας της Ουάσινγκτον περιλαμβάνει εξηγήσεις στο ερωτηματολόγιο του δείγματος, το οποίο εξηγεί γιατί κάθε εσωτερικός έλεγχος είναι σημαντικός για τους εργαζόμενους που δεν διαθέτουν κατάρτιση σε θέματα ελέγχου.
