Κανείς δεν θέλει να δώσει κακά νέα, ειδικά στους υπαλλήλους. Ωστόσο, όταν οι επιχειρήσεις είναι κάτω, είναι συχνά απαραίτητο να εγκαταλείψουν τους ανθρώπους ή να μειώσουν τις ώρες. Αυτά τα μηνύματα είναι ιδιαίτερα δύσκολο να γράψουν σε μια επιστολή, επειδή μπορεί να φαίνεται ότι ανεξάρτητα από το πώς δηλώνετε τα γεγονότα, οι παραλήπτες θα είναι θυμωμένοι και αναστατωμένοι. Ευτυχώς, με κάποιους προγραμματισμούς μπορείτε να γράψετε μια επιστολή που αφήνει τους εργαζόμενους κάτω και να τους βοηθήσει να καταλάβουν τη δύσκολη φύση της απόφασής σας να μειώσετε τις ώρες τους.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Περάστε ένα κενό. Εάν προσαρμόζετε μια επιστολή σε κάθε μεμονωμένο υπάλληλο, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να προσθέσετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις. Εναλλακτικά, μπορείτε να παραλείψετε πλήρως την εσωτερική διεύθυνση και να γράψετε μια γενική επιστολή εάν απλά έχετε πάρα πολλούς υπαλλήλους για να δημιουργήσετε εξατομικευμένα αντίγραφα.
Ανοίξτε το γράμμα πληκτρολογώντας "Αγαπητέ (εισάγετε το όνομα του υπαλλήλου)" ακολουθούμενο από ένα τελεία. Αν γράφετε ένα γενικό γράμμα, πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κύριε υπάλληλο" ακολουθούμενο από ένα τελεία.
Ξεκινήστε την επιστολή παρέχοντας φόντο. Εξηγήστε ότι η εταιρεία χάνει χρήματα και τι προσπαθήσατε να κάνετε για να αντιμετωπίσετε την παρακμή. Γράψτε σε σαφή γλώσσα, αλλά με αρκετή λεπτομέρεια ώστε οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν ότι η εταιρεία περνά δύσκολες στιγμές. Μην αναφέρετε τις μειωμένες ώρες στην πρώτη παράγραφο, επειδή οι εργαζόμενοι στη συνέχεια πιθανότατα θα σταματήσουν να διαβάζουν και θα χάσουν την ευκαιρία να εξηγήσουν την κατάσταση ή να προσπαθήσουν να διατηρήσουν την καλή τους θέληση.
Εξηγήστε τη μείωση των ωρών στη δεύτερη παράγραφο. Να είστε συγκεκριμένοι. Πόσες ώρες μπορούν οι εργαζόμενοι να περιμένουν να χάσουν κάθε εβδομάδα; Πότε θα επιστρέψουν στο κανονικό τους χρονοδιάγραμμα, εάν ισχύει; Οι εργαζόμενοι θα έχουν πολλές ερωτήσεις και η αντιμετώπισή τους τώρα θα αποτρέψει τη σύγχυση και τις τηλεφωνικές κλήσεις στο γραφείο.
Τονίστε τα καλά νέα, αν υπάρχουν. Για παράδειγμα, αν μειώνετε τις ώρες για να αποφύγετε την αποβολή οποιουδήποτε ατόμου, δηλώστε το. Εάν έχετε μια στρατηγική που πιστεύετε ότι θα πάρει σύντομα την επιχείρησή σας στο μαύρο, αφήστε τους εργαζόμενους να αισθανθούν την αισιοδοξία σας. Ακόμα κι αν τα καλά νέα είναι σχετικά μικρά, θα βοηθήσει τον εργαζόμενο να αισθάνεται ότι έχετε τα καλύτερα συμφέροντά του στην καρδιά.
Δώστε πληροφορίες δράσης στην τελευταία παράγραφο. Εάν οι υπάλληλοι πρέπει να κάνουν οτιδήποτε, όπως να συμπληρώσουν επιπλέον χαρτιά, ενημερώστε τους. Σας ευχαριστούμε για τη σχέση σας μαζί σας σε αυτή τη δύσκολη διαδικασία.
