Μια οργάνωση εκτελεί μια ανάλυση κενού για να μετρήσει την πραγματική της απόδοση σε σχέση με τους στόχους της. Οι εταιρείες μπορούν να αναγνωρίσουν τα κενά από μια ποικιλία προοπτικών, συμπεριλαμβανομένων των δεξιοτήτων, της επιχειρηματικής κατεύθυνσης, των επιχειρηματικών διαδικασιών, της τεχνολογίας της πληροφορίας ή των επιδόσεων σε επίπεδο οργάνωσης. Η διαδικασία ανάλυσης κενών συνεπάγεται την εκτίμηση και την τεκμηρίωση των ευρημάτων. Η επιχείρηση πρέπει πρώτα να αναγνωρίσει και να εγκρίνει τις διαφορές μεταξύ των μελλοντικών αναγκών της εταιρείας και των σημερινών αρμοδιοτήτων της. Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες αξιολογήσεις, η διαδικασία έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της.
Οργανωτική επισκόπηση
Μια ανάλυση κενού μπορεί να δώσει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων μια ολοκληρωμένη επισκόπηση ολόκληρης της επιχείρησης ή μιας συγκεκριμένης λειτουργίας, όπως είναι η λογιστική, η τεχνολογία των πληροφοριών ή οι λειτουργίες. Αυτό επιτρέπει στους διευθυντές και τα στελέχη να καθορίσουν εάν το τμήμα ή η οργάνωση διαθέτει τους πόρους για να ανταποκριθεί στην αποστολή, τους στόχους και τους στόχους τους. Για παράδειγμα, ένα σχολείο μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανάλυση κενού για να αποκτήσει μια εικόνα για το πού βρίσκεται σε σχέση με την εφαρμογή μιας διαδικασίας βελτίωσης του σχολείου. Αυτός ο τύπος επισκόπησης βοηθά τον οργανισμό να εντοπίσει τα κενά, να αναλύσει τους παράγοντες που οδήγησαν στην τρέχουσα κατάσταση και να περιγράψει τις βάσεις που απαιτούνται για να πραγματοποιηθούν βελτιώσεις.
Καθιέρωση προτεραιοτήτων
Μετά την ολοκλήρωση της επισκόπησης, ο οργανισμός μπορεί να αξιολογήσει τα δεδομένα και να διαχωρίσει τις πιο σχετικές πληροφορίες για την κατάταξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων και στόχων. Η ανάλυση των κενών βοηθά μια επιχείρηση να εστιάσει τις προσπάθειές της και να λάβει τεκμηριωμένες αποφάσεις. Επιπλέον, μια εταιρεία μπορεί να διαθέσει περιορισμένους πόρους και να σχεδιάσει αποτελεσματικούς προϋπολογισμούς λαμβάνοντας υπόψη τις κύριες ανησυχίες της. Οι προτεραιότητες χαρακτηρίζονται ως υψηλές, μεσαίες και χαμηλές. η ταξινόμηση δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η προτεραιότητα έχει κατάταξη σε σχέση με άλλους για προσοχή ή πόρους, αλλά μπορεί να βοηθήσει όταν διεξάγει περαιτέρω έρευνα σε θέματα.
Έξοδα έργου
Ο χρόνος και το κόστος αντιπροσωπεύουν δύο από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα της διενέργειας ανάλυσης κενών. Συνήθως, ένας οργανισμός θα φέρει έναν σύμβουλο για να εκτελέσει την αξιολόγηση. Ωστόσο, η συμμετοχή λαμβάνει πολύτιμο χρόνο από τους εργαζόμενους που συμμετέχουν στο πρόγραμμα. Επιπλέον, οι διευθυντές και οι διαχειριστές πρέπει επίσης να συμμετέχουν στην εξερεύνηση και την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Ανάλογα με τα αναμενόμενα αποτελέσματα κατά την ανάθεση της ανάλυσης, μπορεί να είναι πιο αποδοτικό να ζητείται από τους διευθυντές και τους εποπτικούς φορείς τη γνώμη τους σχετικά με πιθανά κενά ή τομείς ελλείψεων.
Ηθικό
Η προσέλκυση ενός συμβούλου για τη διενέργεια ανάλυσης κενών μπορεί να οδηγήσει σε ανησυχία ή υποψία, που μπορεί τελικά να επηρεάσει το ηθικό του προσωπικού. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν η διαδικασία αξιολογεί τα σύνολα ικανοτήτων των εργαζομένων. Καταβάλλετε προσπάθεια να κοινοποιήσετε στους υπαλλήλους το σκοπό της αξιολόγησης. εξηγεί πώς τα οφέλη του έργου και η οργάνωση. Αυτό μπορεί να τους βοηθήσει να κατανοήσουν τη σημασία της ανάλυσης και να ανακουφίσουν κάποιες ανησυχίες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ξεκινήσετε την πιθανή ένταση, ζητώντας από τα βασικά άτομα να συνεργαστούν με την ομάδα ανάλυσης κενού θα μπορούσαν να προσφέρουν την εμπειρία ή την εμπειρογνωμοσύνη τους ενεργώντας ως σύνδεσμοι για τις υπηρεσίες τους.
