Είτε είστε υπάλληλος που γράφει μια αναφορά για τον προϊστάμενό σας, είτε ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης που αναφέρει στον γενικό διευθυντή σας, το καλύτερο εργαλείο είναι το πλαίσιο "γιατί-πώς". Γιατί γράφετε αυτήν την αναφορά; Ποιες πληροφορίες χρειάζεται ο αναγνώστης; Πώς θα παρουσιάσετε τις συστάσεις ή τα συμπεράσματά σας; Μετά από αυτή τη δομή θα δώσετε μια λογική ροή στο έγγραφό σας. Θα δώσει το αφεντικό ή το διευθυντή σας τις ακριβείς πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν μια καλά ενημερωμένη επιχειρηματική απόφαση.
Εστίαση στο Γιατί
Καταλάβετε γιατί γράφετε την αναφορά. Είναι σημαντικό να είστε ξεκάθαροι σχετικά με το σκοπό της έκθεσης, αλλιώς μπορεί να προσαρμόσετε το γράψιμό σας σε λάθος ακροατήριο ή να αφήσετε ζωτικές πληροφορίες. Ζητήστε ερωτήσεις εάν χρειάζεται. Αν η αναφορά θα διανεμηθεί σε πολλά τμήματα, εξετάστε αν πρέπει να συμπεριλάβετε μεμονωμένες ενότητες που αφορούν τις ανησυχίες κάθε τμήματος.
Αποφασίστε ποιες πληροφορίες να συμπεριλάβετε
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε, όπως οικονομικά στοιχεία, γραφήματα και γραφήματα. Συνέντευξη στους ανθρώπους των οποίων οι απόψεις είναι σχετικές με την έκθεσή σας. Στη συνέχεια, αποφασίστε για το πιο σημαντικό σημείο ή σημεία που πιστεύετε ότι το κοινό πρέπει να γνωρίζει. Ξεκινήστε γράφοντας μερικές παραγράφους που υπογραμμίζουν τα σημαντικότερα σημεία ή διαρθρώστε τις πληροφορίες σας σε μια λίστα στοιχείων με κουκκίδες.
Αποφασίστε πώς να παρουσιάσετε τη σύστασή σας
Δώστε στην αναφορά τίτλο. Περιγράψτε συνοπτικά τις λεπτομέρειες της ανάθεσης ή τον λόγο για τη σύνταξη της αναφοράς. Περιγράψτε τη μέθοδο συλλογής πληροφοριών. Οργανώστε το σώμα της αναφοράς λογικά, για παράδειγμα, σύμφωνα με βασικά θέματα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει αρκετές πληροφορίες για να δείξετε ότι έχετε διερευνήσει λεπτομερώς το θέμα. Τερματίστε την έκθεση με το συμπέρασμα ή τη σύστασή σας, με βάση τα ευρήματά σας.
Προσθέστε μια εκτενή σύνοψη
Επιστρέψτε στην αρχή της αναφοράς σας και προσθέστε μια ή δύο παραγράφους που συνοψίζουν τα κύρια σημεία της αναφοράς. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να διαμορφώσετε τις ιδέες σας. Η συνοπτική παρουσίαση μπορεί να είναι όλα όσα έχει ο αφεντικός σας να διαβάσει, οπότε φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες. Εν συντομία, ποια είναι η έκθεση; Ποια είναι τα σημαντικότερα ευρήματα; Τι προτείνετε ή προτείνετε; Τι συμβαίνει μετά? Επεξεργαστείτε την περίληψη σας μέχρι να παραδώσει την ουσία της αναφοράς σας μέσα σε ένα χρόνο ανάγνωσης ενός ή δύο λεπτών.
Μορφοποιήστε την αναφορά
Εάν υπάρχει ένας οδηγός εταιρικού στυλ, βεβαιωθείτε ότι το ακολουθήσατε. Διαφορετικά, διαμορφώστε την αναφορά με στυλ που είναι εύκολο στη διάβασή σας, καθιστώντας το αντίγραφο όσο το δυνατόν πιο εύκολο στη σάρωση. Χρησιμοποιήστε σαφείς τίτλους για να διαχωρίσετε τα θέματα. αυτό το καθιστά εύκολο για τον προϊστάμενό σας να βρει τη σχετική σελίδα στην αναφορά. Εξετάστε τα σημαντικά γεγονότα με μεγάλη γραμματοσειρά ή έντονη γραφή. Οργανώστε οποιεσδήποτε οικονομικές καταστάσεις, έντυπα ή άλλα δικαιολογητικά σε ένα προσάρτημα στο τέλος της έκθεσης.
Έλεγχος και επαλήθευση
Ελέγξτε την αναφορά για τη σωστή ορθογραφία και γραμματική. Οι ορθογραφικοί έλεγχοι και οι έλεγχοι γραμματικής στο διαδίκτυο είναι χρήσιμοι, αλλά δεν επιτρέπουν πάντοτε το πλαίσιο.Εάν είναι δυνατόν, πρέπει να διορθώσει κάποιος την αναφορά με ένα χτύπημα για λάθη. Ζητήστε από τον διορθωτή να επικρίνει γενικά την αναφορά. Έχετε αφήσει μια σκέψη ημιτελή; Έχετε χρησιμοποιήσει τη βιομηχανική ορολογία με συνέπεια; Είναι εύκολο να καταλάβεις; Μην προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε με το αστρικό σας λεξιλόγιο - προσπαθήστε για σαφήνεια αντ 'αυτού.
