Εάν είστε σε μια επιτροπή και πρέπει να δημιουργήσετε μια έκθεση για να συζητήσετε τη συνάντησή σας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντηση και να κατανοήσετε τα βασικά στοιχεία για τον τρόπο σύνταξης μιας έκθεσης επιτροπής. Μετά από μερικά βήματα μπορείτε να πάτε από την αρχή μέχρι το τέλος και θα έχετε μια πλήρη έκθεση έτοιμη να δώσει στο άτομο ή στην ομάδα παρακολούθηση της προόδου της επιτροπής σας.
Φέρτε μαζί σας ένα στυλό και ένα χαρτί ή ένα φορητό υπολογιστή στη συνεδρίαση της επιτροπής σας. Καταγράψτε την ημερομηνία, την ώρα, τους συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένων των τίτλων και της διάρκειας της συνάντησης. Γράψτε τα θέματα στην ημερήσια διάταξη και τι μπορεί να συζητηθεί χωρίς συγκεκριμένο χρόνο. Σημειώστε ποιος συμφώνησε και ποιος διαφώνησε, τον λόγο και άλλες σημαντικές πληροφορίες που συνέβησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εάν δεν συμφωνηθεί θέμα επιτροπής και η επιτροπή αποφάσισε να καταθέσει τη συζήτηση μέχρι μια μελλοντική συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι το σημειώσετε και πότε η επιτροπή θα συναντηθεί εκ νέου για το θέμα.
Δημιουργήστε μια αναφορά από τις σημειώσεις σας που αναλύει τη συνάντηση με περισσότερες λεπτομέρειες, δίνοντας όλες τις πληροφορίες σε οργανωμένη μορφή. Ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε με μια συνοδευτική σελίδα που περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα, τη διάρκεια της συνάντησης και ποιος παρακολούθησε.
Συνεχίστε να γράφετε το πρώτο θέμα της συνεδρίασης της επιτροπής, καθώς και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το τι συζητήθηκε και τι αποφασίστηκε, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τις ψηφοφορίες της επιτροπής. Πηγαίνετε μέσα από κάθε θέμα και κάνετε το ίδιο. Ανάλογα με τον τύπο της επιτροπής και τον λόγο της συνεδρίασης, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε πιθανούς παράγοντες κινδύνου εάν μια ενέργεια δεν ακολουθείται από ή εάν μια ενέργεια δεν καθορίζεται. Γράψτε όταν η επιτροπή θα συναντηθεί ξανά. Γράψτε μια λίστα όσων θα λάβουν την αναφορά στο κάτω μέρος της λίστας.
Διαβάστε την αναφορά για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι απαλλαγμένο από σημεία στίξης και γραμματικά σφάλματα. Ελέγξτε την έκθεση της επιτροπής για να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο είναι ακριβές και ελέγξτε τις σημειώσεις σας. Αναθεωρήστε το έγγραφο όπως είναι απαραίτητο πριν τελειώσετε μια πλήρη αναφορά συνεδρίασης.
Κάνετε αντίγραφα και παρέχετε την έκθεση στους συμμετέχοντες, καθώς και στο διοικητικό συμβούλιο, σε άλλες επιτροπές, σε διαχειριστές ή σε άλλους, εφόσον είναι σκόπιμο.
Συμβουλές
-
Αν προτιμάτε να καταγράψετε τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε την άδεια κάθε μέλος της επιτροπής πριν εγγραφείτε στη συνάντηση.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε να βάζετε πληροφορίες στην αναφορά που παίρνει έξω από το θέμα για να αποφύγετε πλήρωση και να επιμείνετε στα γεγονότα. Αν κάποιος στην επιτροπή άρχισε να μιλάει για τα παιδιά του, για παράδειγμα, μην το συμπεριλάβετε αν δεν αφορά κάποια εργασία που κάνει η επιτροπή, όπως ένα πρόγραμμα ανάγνωσης για παιδιά.
