Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου χρησιμοποιούνται για την πρόληψη της απάτης και είναι ζωτικής σημασίας για κάθε οργανισμό που λειτουργεί σωστά. Τέτοια συστήματα χωρίζουν τα καθήκοντα μεταξύ των εργαζομένων μέσα σε έναν οργανισμό. Είναι σημαντικό να έχετε στο χέρι εγχειρίδια διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου. Οι εργαζόμενοι τις χρησιμοποιούν ως αναφορά όταν πρόκειται για διαδικασίες ή καθήκοντα. Οι πληροφορίες που περιέχονται στα εγχειρίδια διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου ποικίλλουν από εταιρεία σε εταιρεία, αλλά η διαδικασία για τη σύνταξη ενός είναι η ίδια.
Γράψτε μια επισκόπηση και έναν πίνακα περιεχομένων. Η επισκόπηση περιγράφει συνοπτικά τη δημοσιονομική ευθύνη, η οποία περιλαμβάνει τις έννοιες και τα στοιχεία του εσωτερικού ελέγχου. Ο πίνακας περιεχομένων ξεκινά με τον διαχωρισμό των καθηκόντων. Τα περιεχόμενα που συνήθως ακολουθούν είναι: Κριτικές, Συμφωνίες, Εγκρίσεις, Περιουσιακά Στοιχεία, Εκταμιεύσεις, Ανθρώπινοι Πόροι, Αγορές και Επαφές.
Ολοκληρώστε την ενότητα Διαχωρισμός υποχρεώσεων. Περιγράψτε λεπτομέρειες σχετικά με τον διαχωρισμό των καθηκόντων για πράγματα όπως οι υπάλληλοι που λαμβάνουν και δημοσιεύουν πληρωμές, σε αντίθεση με την καταβολή των πληρωμών. Ένας άλλος σημαντικός διαχωρισμός είναι ότι εάν ένας εργαζόμενος είναι δικαιούχος, ένας άλλος υπάλληλος κάνει τον έλεγχο έξω.
Προσδιορίστε τις διαδικασίες για τις επόμενες δύο ενότητες, Αναθεωρήσεις και Συμφωνίες. Οι αναθεωρήσεις είναι διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί για τη συστηματική διεξαγωγή ερευνών στον προϋπολογισμό, για επιτόπιες συναλλαγές και για τη διερεύνηση ασυνήθιστης δραστηριότητας. Η ενότητα Συμφωνίες περιέχει διαδικασίες όπως η σύγκριση ομάδων δεδομένων για την εξασφάλιση της ακρίβειας, η εξέταση των διαφορών και η ανάληψη δράσης. Αυτό περιλαμβάνει επίσης συγκεκριμένα ότι ο εργαζόμενος που εισάγει συναλλαγές δεν συμβιβάζει κανέναν από τους τραπεζικούς λογαριασμούς.
Συμπληρώστε τις ενότητες Εγκρίσεις, περιουσιακά στοιχεία και διανομές. Το μέρος των εγκρίσεων ορίζει τους εργαζόμενους που έχουν εξουσιοδότηση για την έγκριση συναλλαγών. Η αρχή παρέχεται μόνο σε υπεύθυνους υπαλλήλους με λεπτομερείς γνώσεις σχετικά με την εταιρεία. Η ενότητα Στοιχεία ενεργητικού απαριθμεί όλους τους τύπους περιουσιακών στοιχείων εντός του οργανισμού. Σε κάθε κατηγορία περιουσιακών στοιχείων, περιγράφονται λεπτομερώς συγκεκριμένες διαδικασίες που περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο χειρισμού και παρακολούθησης των περιουσιακών στοιχείων. Η ενότητα "Διανομές" περιγράφει λεπτομερώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες διανομής των χρημάτων της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων μισθοδοσίας.
Συμπληρώστε το εγχειρίδιο ολοκληρώνοντας τις τελευταίες τρεις ενότητες: Ανθρώπινοι πόροι, Προμήθειες και Επαφές. Η ενότητα Ανθρωπίνων Πόρων (HR) περιγράφει λεπτομερώς τις οδηγίες για τους υπαλλήλους HR σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των πληροφοριών των εργαζομένων. Η ενότητα "Αγορές" εξηγεί τις διαδικασίες αγοράς της εταιρείας. Τέλος, στην ενότητα "Επαφές" αναφέρονται άτομα στην εταιρεία τα οποία μπορούν να επικοινωνήσουν οι εργαζόμενοι όταν προκύπτουν ερωτήσεις ή προβλήματα.
