Η κατανόηση των χαρακτηριστικών μιας πραγματικής κατάστασης κρίσης είναι καθοριστικής σημασίας για την ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού σχεδίου διαχείρισης κρίσεων. Σε αντίθεση με μία ή ακόμα και μια σειρά απροβλημάτιστων ειδήσεων, οι πραγματικές καταστάσεις κρίσης διαταράσσουν την κανονική ροή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και, ως εκ τούτου, απαιτούν μια στρατηγική αντιμετώπισης πέρα από τον αγώνα με τον αρνητικό Τύπο. Παρόλο που δύο καταστάσεις δεν είναι ίδιες, οι οργανώσεις με σχέδια αντιμετώπισης κρίσεων έχουν πολύ μεγαλύτερες πιθανότητες να επιδεινώσουν τη θύελλα και τη μακροπρόθεσμη επιβίωση της φήμης.
Συγκεντρώστε πληροφορίες, άρθρα, μελέτες περιπτώσεων και αναλύσεις σχετικά με πρόσφατες κρίσεις που επηρεάζουν οργανισμούς τόσο εντός όσο και εκτός της βιομηχανίας σας. Σημειώστε τις συστάσεις για τις βέλτιστες πρακτικές και τις συνήθεις παγίδες.
Κοιτάξτε σκληρά τον οργανισμό σας και προσδιορίστε τα ζητήματα που θα μπορούσαν να εξελιχθούν σε καταστάσεις κρίσης. Τα θέματα μπορούν να καλύψουν την οργάνωση και μπορεί να περιλαμβάνουν ανησυχίες σχετικά με την ηγεσία της εταιρείας, έναν αυξανόμενο κατάλογο παραβιάσεων ασφαλείας ή μια ροή αρνητικών ειδήσεων.
Με τα ζητήματα που εντοπίστηκαν, σημειώστε ποια ζητήματα απαιτούν πρόσθετη απάντηση εκτός των οντοτήτων, όπως βοήθεια από επαγγελματίες του κλάδου της ιατρικής ή της επιβολής του νόμου. Εξασφαλίστε πρόσθετη κατάρτιση ή προσδιορίστε εκ των προτέρων το προσωπικό για να βοηθήσετε οποιονδήποτε τραυματιστεί σωματικά ή διανοητικά από μια κατάσταση κρίσης.
Προετοιμάστε μια στρατηγική επικοινωνίας για κάθε κατηγορία κρίσης. Τα συστατικά στοιχεία μιας επικοινωνιακής στρατηγικής περιλαμβάνουν σημεία επικοινωνίας, ιστότοπους, ενημερωτικά δελτία, τηλεφωνικές γραμμές και, κυρίως, τον εντοπισμό ενός εκπροσώπου.
Βελτίωση της εφοδιαστικής τόσο για τα μέσα μαζικής ενημέρωσης όσο και για τα άτομα που πλήττονται από την κρίση. Για παράδειγμα, προσδιορίστε ένα δωμάτιο ή δωμάτια που θα μπορούσαν εύκολα να μετατραπούν σε μια περιοχή Τύπου και να σχεδιάσουν τις ανάγκες δημοσιογράφων, όπως συνδετικότητα, χώρο για δορυφορικά φορτηγά και χώρο συνεντεύξεων. Συμβόλαιο με ξενοδοχεία περιοχής για την παροχή δωματίων ή ενός ασφαλούς και ιδιωτικού χώρου για τα θύματα ή τα μέλη της οικογένειας.
Εξετάστε τη δυνατότητα να προσλάβετε εξωτερικούς ειδικούς και να διερευνήσετε επιχειρήσεις παροχής συμβουλών για την επικοινωνία κρίσεων. Ακόμη και οι καλύτερα προετοιμασμένες οργανώσεις μπορεί να χρειαστούν εξωτερική βοήθεια αν το μέγεθος και το εύρος της κρίσης είναι εκτός της ικανότητας ανταπόκρισης του οργανισμού.
Συμβουλές
-
Η διατήρηση των καλύτερων πρακτικών διαχείρισης κρίσεων και τα διδάγματα που αντλούνται είναι μια κρίσιμη αλλά συχνά παραβλεφθείσα πτυχή του αποτελεσματικού σχεδιασμού. Πολλοί επαγγελματικοί σύλλογοι, όπως το The Center for Leadership Association, προσφέρουν ειδικές συμβουλές για την πλοήγηση σε μια κρίση. Τα ακαδημαϊκά περιοδικά, όπως οι Τριμηνιαίες Επικοινωνίες, περιλαμβάνουν έρευνα και σε βάθος αναλύσεις κρίσεων και άλλα θέματα επικοινωνίας. Οι έρευνες στο διαδίκτυο των mainstream web sites εμφανίζουν πληροφορίες και αναλύσεις κρίσιμων περιστατικών κρίσης.
Ενώ ο σχεδιασμός διαχείρισης κρίσεων αρχίζει συχνά στο τμήμα επικοινωνιών, τα πιο αποτελεσματικά σχέδια δημιουργούνται με την υποστήριξη των ηγετών της οργάνωσης. Αφού δημιουργήσετε ένα σχέδιο, ζητήστε εισροή και σχόλια από τους επικεφαλής των τμημάτων.
Προειδοποίηση
Οι τεχνολογικές βελτιώσεις, ο κύκλος εργασιών των υπαλλήλων και οι μεταβαλλόμενες προσδοκίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι οργανώσεις επικοινωνούν σημαίνουν ότι τα σχέδια διαχείρισης κρίσεων εξαφανίζονται γρήγορα Ένα αποτελεσματικό σχέδιο πρέπει να ενημερώνεται τακτικά. Οι ενημερώσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν διδάγματα από άλλα περιστατικά κρίσης ή αλλαγές στις πληροφορίες επικοινωνίας.
