Το χρονοδιάγραμμα του έργου απευθύνεται απευθείας σε ένα από τα τρία βασικά στοιχεία κάθε έργου: το χρόνο. Ο σκοπός του χρονοδιαγράμματος του έργου είναι να περιγράψει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων του έργου. Το χρονοδιάγραμμα του έργου είναι ένα ζωντανό στοιχείο. ως στοιχεία μιας αλλαγής του έργου, το ίδιο ισχύει και για το χρονοδιάγραμμα του έργου. Ωστόσο, όπως συμβαίνει με πολλά έργα, το αρχικό πρόγραμμα έργων αναφέρεται ως γραμμή βάσης κατά την επέκταση και τη σύναψη των προγραμμάτων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πεδίο εφαρμογής του σχεδίου
-
Σχέδιο διαχείρισης έργου
Ενσωματώστε τις πληροφορίες που βρίσκονται στη δήλωση του πεδίου εφαρμογής του έργου σας. Αυτό το έγγραφο εντοπίζει τους περιορισμούς και άλλους παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν την εξέλιξη του χρονοδιαγράμματος του έργου. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τους στόχους του έργου, τα παραδοτέα και τις προδιαγραφές. Για παράδειγμα, εάν το σχέδιό σας απαιτεί τη δημιουργία μιας νέας επωνυμίας κρασιού και το κρασί πρέπει να καθίσει σε βαρέλια που κατασκευάζονται δρύινα για ένα χρόνο πριν από την εμφιάλωση, οι πληροφορίες αυτές επηρεάζουν άμεσα τη δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου.
Παράγοντας στις ευαίσθητες στην ημερομηνία απαιτήσεις κατά τη δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου. Σε πολλές περιπτώσεις, είτε από εσωτερικές πιέσεις είτε από εξωτερικές πηγές, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να λαμβάνει υπόψη σκληρούς και γρήγορους χρονικούς περιορισμούς. Για παράδειγμα, για να παραμείνει κάτω από τον προϋπολογισμό, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να το συμπληρώσει πριν από το τέλος του ημερολογιακού έτους για φορολογικούς σκοπούς. Η ημερομηνία υπολογισμού των φόρων επιβάλλεται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση και πρέπει να ληφθεί υπόψη στη δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου.
Πάρτε υπόψη τα περιεχόμενα του σχεδίου διαχείρισης έργου κατά τη δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου. Το σχέδιο διαχείρισης του έργου αποτελείται από το σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος, το σχέδιο διαχείρισης κόστους, το σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του σχεδίου και το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου.
Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων καθορίζει τα παραπάνω σχέδια ως εξής: Το σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος καθορίζει τα κριτήρια και τις δραστηριότητες για την ανάπτυξη και τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος του έργου. Το σχέδιο διαχείρισης κόστους καθορίζει τη μορφή και καθορίζει τις δραστηριότητες και τα κριτήρια για τον προγραμματισμό, τη διάρθρωση και τον έλεγχο του κόστους του έργου. Το σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου περιγράφει τον τρόπο καθορισμού, εξέλιξης και επαλήθευσης του πεδίου εφαρμογής του έργου και τον τρόπο με τον οποίο θα διαμορφωθεί και θα καθοριστεί η διάρθρωση της κατανομής των εργασιών. Το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα διαρθρωθεί και θα εκτελεσθεί η διαχείριση του κινδύνου του έργου στο έργο.
Με τις παραπάνω πληροφορίες, ο διαχειριστής του έργου είναι έτοιμος να δημιουργήσει ένα πρόγραμμα που θα του δώσει μια ρεαλιστική εικόνα για το τι να περιμένει για τη διάρκεια του έργου.
Δημιουργήστε ένα WBS (δομή κατανομής εργασίας). Το έγγραφο αυτό είναι ένας ιεραρχικός κατάλογος εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθεί από την ομάδα του έργου προκειμένου να επιτευχθεί επιτυχία στην επίτευξη των στόχων και των παραδοτέων των έργων. Το WBS είναι όπου ο διαχειριστής του έργου μπορεί να δει τις πραγματικές λεπτομέρειες του τι πρέπει να γίνει. Ακόμη πιο κάτω στο WBS είναι αυτά που αποκαλούνται "πακέτα εργασίας", τα οποία είναι απλά μια ομαδοποίηση λεπτομερών εργασιών που πρέπει να επιτευχθούν. Το κλειδί με το WBS είναι αυτό όπου ο διαχειριστής του έργου μπορεί να δει ποια πακέτα εργασίας πρέπει να ολοκληρωθούν σε ποιες ώρες και τι αντίκτυπο έχει ένα πακέτο σε ένα άλλο, καθώς σχετίζεται με τον προγραμματισμό.
Συμβουλές
-
Κοινοποιήστε το χρονοδιάγραμμα του έργου στα μέλη της ομάδας, ειδικά στον ανάδοχο του έργου και σε εκείνους που αποτελούν κίνδυνο για το έργο, όπως οι διευθύνοντες σύμβουλοι, οι εκλεγμένοι υπάλληλοι και οποιοσδήποτε μπορεί να καθυστερήσει το έργο.
Εντοπίστε αμέσως ημερομηνίες που δεν είναι διαπραγματεύσιμες και αναπτύξτε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας γύρω από αυτές. Αυτό όχι μόνο θα δώσει στον διαχειριστή του έργου μια καλή ιδέα για τις χρονικές προκλήσεις, αλλά εάν υπάρχουν τέτοιοι αμετάβλητοι περιορισμοί, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να χρειαστεί να ενθαρρύνει είτε την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής είτε να ζητήσει πρόσθετους πόρους για να το κάνει έγκαιρα.
Ενώ ένας διαχειριστής έργου μπορεί βεβαίως να δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα έργου με μολύβι και χαρτί, πρέπει να δοθεί σοβαρή προσοχή στη χρήση λογισμικού για την αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας. Ένας αριθμός προγραμμάτων είναι διαθέσιμα που κυμαίνονται στην τιμή από δωρεάν έως ζευγάρι εκατό δολάρια.
Προειδοποίηση
Τα προγράμματα, ανεξάρτητα από το έργο, τείνουν να μετατοπίζονται με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Προσδιορίστε τι μπορεί να αντέξει οικονομικά για να σύρει και τι δεν μπορεί. Επικοινωνήστε με τα θέματα του χρονοδιαγράμματος του έργου καθώς καταλήγουν στην κεντρική ομάδα του έργου, αλλά ειδικά με τον ανάδοχο του έργου, καθώς θα εκτιμούν ότι δεν εκπλήσσονται.
