Ένας διευθυντής μπροστά γραφείου, μερικές φορές γνωστός ως ρεσεψιονίστ ή υπάλληλος, γεμίζει έναν μεγάλο αριθμό ρόλων. Αυτή η θέση που αντιμετωπίζει ο πελάτης, που συνήθως συναντάται στον κλάδο της φιλοξενίας, εξυπηρετεί τόσο τη διασύνδεση με τους πελάτες όσο και τη διεκπεραίωση των επιχειρηματικών καθηκόντων. Παρόλο που οι ευθύνες και η αποζημίωση ποικίλλουν σημαντικά από τον οργανισμό στον οργανισμό και ακόμη και εντός των επιχειρήσεων, πολλοί διευθυντές front office μοιράζονται μια σειρά βασικών καθηκόντων.
Διασύνδεση Πελατών
Τα διευθυντικά στελέχη του γραφείου συχνά αλληλεπιδρούν με τους πελάτες, συχνά τα χαιρετούν καθώς εισέρχονται στο ίδρυμα, απαντώντας σε ερωτήσεις και δημιουργώντας πωλήσεις. Σύμφωνα με μια γενική περιγραφή θέσεων εργασίας που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο "Σταδιοδρομία", οι διαχειριστές των μπροστινών γραφείων ενδέχεται να λαμβάνουν και να επεξεργάζονται πληρωμές από τους πελάτες και να παρέχουν αποδείξεις ανάλογα με τις ανάγκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, σύμφωνα με τον κατασκευαστή καριέρας, οι διευθυντές των μπροστινών γραφείων αντιμετωπίζουν επίσης ενοχλητικούς πελάτες ή επισκέπτες και προσλαμβάνουν το κατάλληλο προσωπικό ασφαλείας για την αντιμετώπιση των ανησυχιών για την ασφάλεια των πελατών. Ανάλογα με την οργάνωση, ένας διευθυντής μπροστά γραφείου μπορεί να επικοινωνεί με όλους τους επισκέπτες ή μόνο με εκείνους που θεωρούνται ευαίσθητοι ή σημαντικοί.
Διαχείριση Γραφείου
Οι διευθυντές front office εξασφαλίζουν ότι το front office της επιχείρησης συνεχίζει να λειτουργεί με αποτελεσματικό τρόπο. Η διαχείριση του γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει ανάλυση των δαπανών για την ελαχιστοποίηση του κόστους, σύμφωνα με την περιγραφή της θέσης εργασίας που δημοσιεύτηκε στο διαδικτυακό τόπο διαμονής Hotel Mule και ορισμένοι διευθυντές αναθεωρούν καθημερινά ημερολόγια για να συνειδητοποιήσουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Οι υπεύθυνοι για τα μπροστινά γραφεία θα πρέπει να γνωρίζουν τις τυπικές εφαρμογές γραφείου όπως τα υπολογιστικά φύλλα και οι επεξεργαστές κειμένου. Σύμφωνα με τον δικτυακό τόπο απασχόλησης The Job Fool, οι εργαζόμενοι σε αυτή τη θέση μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν ιδιόκτητα συστήματα της εταιρείας για τη διατήρηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους.
Διαχείριση της εμπειρίας των πελατών
Οι υπάλληλοι σε θέση διευθυντή μπροστά γραφείου έχουν μεγάλη ευθύνη για να εξασφαλίσουν ότι οι πελάτες και οι επισκέπτες λαμβάνουν υποδειγματική υπηρεσία. Εκτός από την απλή αλληλεπίδραση με τους πελάτες και την αντιμετώπιση ζητημάτων ασφάλειας, οι διευθυντές των μπροστινών γραφείων λειτουργούν επίσης ως ένα ενιαίο σημείο επαφής για τα παράπονα των πελατών και κλιμάκωση των ζητημάτων. Οι υπεύθυνοι για τα μπροστινά γραφεία ενδέχεται να εγκρίνουν τα ποσοστά προώθησης σε ανταπόκριση στις διαπραγματεύσεις με τους πελάτες, σύμφωνα με μια περιγραφή εργασίας που δημοσιεύτηκε στο Hotel Mule και ορισμένοι διευθυντές front office έχουν την εξουσία να χορηγούν εκπτώσεις, πιστώσεις υπηρεσιών ή δωρεάν υπηρεσία σε ανικανοποίητους επισκέπτες. Οι υπεύθυνοι για τα μπροστινά γραφεία μπορούν επίσης να συνεργαστούν με άλλες ομάδες της επιχείρησης, όπως η καθαριότητα και η συντήρηση, για να εξασφαλίσουν στους επισκέπτες να βλέπουν ένα καθαρό, πλήρως λειτουργικό κατά την άφιξη.
Εποπτεία Προσωπικού
Ανάλογα με την οργάνωση, οι διευθυντές των μπροστινών γραφείων ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για την εποπτεία των μελών του προσωπικού του ξενοδοχείου. Τα εποπτικά καθήκοντα, σύμφωνα με το The Job Fool, μπορούν να περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό του προσωπικού για την κάλυψη της ζήτησης των πελατών, τον προγραμματισμό και την ανάθεση εργασιών και την ανάπτυξη επικοινωνιών των εργαζομένων. Οι υπεύθυνοι των front office μπορούν να σχεδιάζουν και να διεξάγουν περιοδικές συναντήσεις προσωπικού και ακόμη και να συνεργάζονται με επικεφαλής άλλων τμημάτων για να εξασφαλίσουν την ολοκλήρωση των οργανωτικών καθηκόντων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι σε αυτή τη θέση αναπτύσσουν και παρέχουν κατάρτιση για να κρατούν τους εργαζόμενους ενήμεροι για τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές πρακτικές.
