Η λογιστική για τα χρήματα είναι κρίσιμη για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Η παρακολούθηση της ροής μετρητών στην εταιρεία σας με την πιο απλή μορφή σημαίνει καταγραφή των βασικών συναλλαγών των καταθέσεων και των αποσύρσεων και προετοιμασία του υπολοίπου του λογαριασμού. Ένας τρόπος είναι να δημιουργήσετε εκτυπώσεις φύλλου εργασίας που μπορούν να συμπληρωθούν και να διατηρηθούν στα αρχεία σας. Ακολουθούν ορισμένα βήματα για να επιτευχθεί αυτό με τη χρήση του Microsoft Office.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Microsoft Office Suite 2007
-
Εκτυπωτής
-
Εκτύπωση χαρτιού
Προετοιμάστε ένα φύλλο εργασίας κατάθεσης
Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel και αναγράψτε τις ακόλουθες πληροφορίες σε τρεις στήλες.
Στο επάνω μέρος της σελίδας επισημαίνονται τα πρώτα δύο κελιά στην πρώτη σειρά και κάντε κλικ στο 'Συγχώνευση & Κέντρο' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' στις ενότητες 'Ευθυγράμμιση'. Αυτό θα συγχωνεύσει και τα δύο κελιά στη στήλη ένα και δύο μαζί. Πληκτρολογήστε 'Όνομα Οργανισμού'. Μεταβείτε στο επόμενο κελί στην πρώτη σειρά και πληκτρολογήστε 'Account #'
Συγχώνευση των δύο πρώτων κελιών στη δεύτερη σειρά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε 'Υπεύθυνο πρόσωπο'. Μεταβείτε στο επόμενο κελί στη δεύτερη σειρά και πληκτρολογήστε 'Ημερομηνία'.
Τοποθετήστε τον δρομέα στο πρώτο κελί της τρίτης γραμμής και πληκτρολογήστε 'Έλεγχοι'. Μεταβείτε στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Ποσό'. Μεταβείτε στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Σύνολο'. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το δρομέα στο πρώτο κελί της επόμενης σειράς και πληκτρολογήστε 'Έλεγχος #'. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο κελί και στο τρίτο κελί. Στον τύπο κυττάρων ένα ισότιμο σημάδι όμως αν το Excel θα σκεφτεί ότι είστε έτοιμος να πληκτρολογήσετε μια φόρμουλα, έτσι θα πρέπει να μορφοποιήσετε σωστά το κελί για να ερμηνεύσετε την καταχώρηση ως γενική καταχώρηση και όχι ως φόρμουλα. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στην ενότητα "Αριθμοί" εντοπίστε το πλαίσιο drop που λέει "Γενικά". Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε "Κείμενο". Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το σημείο ισότητας.
Αντιγράψτε τη σειρά για να δημιουργήσετε χώρο για να καταχωρίσετε αρκετούς ελέγχους στο φύλλο εργασίας. Επισημάνετε αυτά τα τρία κελιά. Το Excel θα σχηματίσει ένα περίγραμμα γύρω από τα τρία κελιά συν ένα μικρό κουτί θα εμφανιστεί στην κάτω δεξιά γωνία του τρίτου κελιού. Τοποθετήστε το δρομέα σας στο μικρό κιβώτιο και σύρετε για να επεκτείνετε τον πίνακα με οκτώ ή δέκα σειρές.
Τοποθετήστε το δρομέα στο πρώτο κελί της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'λογαριασμούς δολαρίων'. Καταχωρίστε την καρτέλα στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Tally'. Κάντε καρτέλα στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Σύνολο'.
Πληκτρολογήστε τα ακόλουθα στο πρώτο και το τρίτο κελί των επόμενων έξι σειρών.
Λογαριασμούς δολαρίου
Τα άτομα ($ 1)
Fives ($ 5)
Δεκάδες ($ 10)
Twentys ($ 20)
Πενήντα ($ 50)
Εκατοντάδες ($ 100)
Σύνολο x 1,00 = x 5,00 = x 10,00 = x 20,00 = x 50,00 = x 100,00 =
Τοποθετήστε το δρομέα στο πρώτο κελί της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε "Κέρματα". Καταχωρίστε την καρτέλα στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Tally'. Μεταβείτε στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Σύνολο'.
Πληκτρολογήστε τα ακόλουθα στο πρώτο και τρίτο κελιού για τις επόμενες τέσσερις σειρές.
Νομίσματα
Penny ($ 0.01)
Νικέλια ($ 0,05)
Dimes (0,10 δολάρια)
Τετράγωνα (0,25 δολάρια)
Σύνολο x 0,01 = χ 0,05 = χ 0,10 = χ 0,25 =
Συγκεντρώστε τα δύο πρώτα κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Συνολική Κατάθεση'. Αφήστε το επόμενο κενό για να συμπληρώσετε τις πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'Πλατφόρμες' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' για να δημιουργήσετε γραμμές πλέγματος γύρω από το κείμενο. Πραγματοποιήστε τελικές επεξεργασίες και στη συνέχεια αποθηκεύστε και εκτυπώστε. Δημιουργήστε πολλαπλά αντίγραφα της φόρμας για μελλοντική χρήση ή συμπληρώστε την φόρμα στην οθόνη και εκτυπώστε για τα αρχεία σας.
Προετοιμάστε ένα φύλλο εργασίας απόσυρσης
Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel και αναγράψτε τις ακόλουθες πληροφορίες σε τέσσερις στήλες. Η πρώτη στήλη θα πρέπει να απαριθμεί τους απαιτούμενους τίτλους πληροφοριών και η δεύτερη στήλη θα πρέπει να παραμείνει κενή για τη συμπλήρωση των πληροφοριών. Μπορεί να θέλετε να προσθέσετε ή να διαγράψετε ορισμένους τίτλους για να προσαρμόσετε τις ατομικές ανάγκες της επιχείρησής σας.
Επισημάνετε τα πρώτα δύο κελιά στο επάνω μέρος της σελίδας στην πρώτη σειρά και κάντε κλικ στην επιλογή 'Συγχώνευση & Κέντρο' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' στις ενότητες 'Ευθυγράμμιση'. Αυτό θα συγχωνεύσει και τα δύο κελιά στη στήλη ένα και δύο μαζί. Πληκτρολογήστε "Όνομα οργανισμού". Μεταβείτε στο επόμενο κελί στην πρώτη σειρά και πληκτρολογήστε 'Account #'
Συγχώνευση των δύο πρώτων κυττάρων δεύτερη σειρά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "Πρόσωπο Υπεύθυνος". Μεταβείτε στο επόμενο κελί στη δεύτερη σειρά και πληκτρολογήστε 'Ημερομηνία'.
Τοποθετήστε τον δρομέα στο πρώτο κελί της τρίτης γραμμής και πληκτρολογήστε 'Ημερομηνία'. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Αιτιολογία'. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο κελί και πληκτρολογήστε 'Ποσό'.
Αφήστε αρκετές κενές σειρές για πολλαπλές καταχωρίσεις. Ενημερώστε αυτό το φύλλο εργασίας καθώς γίνονται αναλήψεις μετρητών. Αποφασίστε εάν θα αντιστοιχίσετε αυτές τις αναλήψεις σε ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία ή και τριμηνιαία βάση. Όταν τελειώσετε με τις καταχωρίσεις σας για την χρονική περίοδο που έχετε επιλέξει, συγχωνεύστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Total Downloads'. Αφήστε το επόμενο κενό για να συμπληρώσετε τις πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'Πλατφόρμες' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' για να δημιουργήσετε γραμμές πλέγματος γύρω από το κείμενο.
Πραγματοποιήστε τελικές επεξεργασίες και αποθηκεύστε. Συμπληρώστε την φόρμα στην οθόνη και εκτυπώστε για τα αρχεία σας.
Φύλλο εργασίας ισολογισμού
Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel και αναγράψτε τις ακόλουθες πληροφορίες σε τέσσερις στήλες.
Στο επάνω μέρος της σελίδας επισημαίνονται τα πρώτα δύο κελιά στην πρώτη σειρά και κάντε κλικ στο 'Συγχώνευση & Κέντρο' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' στις ενότητες 'Ευθυγράμμιση'. Αυτό θα συγχωνεύσει και τα δύο κελιά στη στήλη ένα και δύο μαζί. Στη συνέχεια πληκτρολογήστε "Όνομα Οργανισμού". Μεταβείτε στο επόμενο κελί στην πρώτη σειρά και πληκτρολογήστε 'Account #'
Συγχώνευση των δύο πρώτων κυττάρων δεύτερη σειρά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "Πρόσωπο Υπεύθυνος". Μεταβείτε στο επόμενο κελί στη δεύτερη σειρά και πληκτρολογήστε 'Ημερομηνία'.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Αρχικό υπόλοιπο λογαριασμού'. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το ποσό.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε "Έσοδα". Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το ποσό. Στο δεύτερο κελί της επόμενης σειράς πληκτρολογήστε όλους τους τίτλους πηγών εσόδων που λαμβάνει η εταιρεία σας. Αφήστε κενό το τρίτο κελιού. Συμπληρώστε τις ποσότητες στο τέταρτο κελί.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε "Συνολικά έσοδα". Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό.
Συγχώνευση των τριών κυττάρων της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε "Παθητικό". Αφήστε τα κελιά κενά. Στο δεύτερο κελί του επόμενου τυφλού τύπου "Έξοδα". Στο τρίτο κελί της επόμενης σειράς παρατίθενται όλες οι δαπάνες για την εταιρεία σας. Αυτό θα περιλαμβάνει πράγματα όπως ενοίκιο, τηλέφωνο και προμήθειες. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το ποσό.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Συνολικά' Έξοδα. ' Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό.
Πληκτρολογήστε "Υποχρεώσεις" στο δεύτερο κελί της επόμενης κενής σειράς. Στο τρίτο κελί των επόμενων διαφόρων σειρών παραθέτουμε όλα τα ονόματα των πωλητών ή των εργολάβων των οποίων πληρώνετε για προϊόντα ή υπηρεσίες. Αυτό θα περιλάμβανε πράγματα όπως οι αμοιβές για υπηρεσίες από πωλητές, όπως CPA, μάρκετινγκ ή ίσως υλικά κατασκευής. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το ποσό.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Συνολικές Υποχρεώσεις'. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό.
Πληκτρολογήστε "Αναλήψεις" στο δεύτερο κελί της επόμενης κενής σειράς. Στο τρίτο κελί της επόμενης σειράς παρατίθενται οι λόγοι για τους οποίους έχετε τραβήξει μετρητά από το λογαριασμό. Ανατρέξτε στο φύλλο εργασίας απόσυρσης για ακριβή καταγραφή. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το ποσό.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Total Downloads'. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό.
Συγκεντρώστε τα πρώτα τρία κελιά της επόμενης κενής γραμμής και πληκτρολογήστε 'Συνολικές Υποχρεώσεις'. Αφήστε το κενό κενό κελιού για να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό.
Υπολειπόμενο υπόλοιπο: Προσθέστε υπόλοιπο και συνολικά έσοδα από κοινού. Στη συνέχεια αφαιρέστε τα συνολικά έξοδα, οφειλές και αποσύρσεις. Το αποτέλεσμα είναι το υπολειπόμενο υπόλοιπο.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'Πλατφόρμες' από την καρτέλα 'Αρχική σελίδα' για να δημιουργήσετε γραμμές πλέγματος γύρω από το κείμενο. Πραγματοποιήστε τελικές επεξεργασίες και αποθηκεύστε. Συμπληρώστε την φόρμα στην οθόνη και εκτυπώστε για τα αρχεία σας.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε μια μηχανή προσθήκης 10 πλήκτρων για να μετρήσετε το σύνολο όλων των ελέγχων που λαμβάνετε. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο της προσθήκης ταινίας. Διατηρήστε αντίγραφο για το φύλλο εργασίας μετά την ολοκλήρωσή του.
Αποθηκεύστε τα φύλλα εργασίας αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες σας έτσι ώστε να μπορείτε να τις διατηρήσετε μέχρι να είστε έτοιμοι για εκτύπωση και αρχειοθέτηση. Μπορεί επίσης να είναι έξυπνο να διατηρήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο εργασίας για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
Καταγράψτε πάντα έναν λόγο για τις αναλήψεις μετρητών, ώστε να μπορείτε να υπολογίζετε για τη μείωση των χρημάτων στο λογαριασμό.
Μπορεί να είναι ωφέλιμο να αγοράσετε είτε ένα κουτί κλειδαριάς είτε ένα χρηματοκιβώτιο που μπορεί να κρατηθεί στο γραφείο μεταξύ των καταθέσεων.
Προειδοποίηση
Τα υπολογιστικά φύλλα ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα πολλαπλές σελίδες, επομένως ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τη μορφή για να επιτύχετε την εμφάνιση του φύλλου εργασίας που θέλετε.
