Μια λίστα ελέγχου του έργου χρησιμεύει ως κεντρικό εργαλείο σε μια διαδικασία διαχείρισης κινδύνου έργου. Βοηθάει τους ανώτερους ηγέτες και τους διαχειριστές έργων να αξιολογούν εσωτερικά στοιχεία και εξωτερικούς παράγοντες που επηρεάζουν την ολοκλήρωση του έργου. Ένας ελεγκτής πρέπει να συμμορφώνεται με τα Γενικά Αποδεκτά Ελεγκτικά Πρότυπα (GAAS) όταν χρησιμοποιεί μια λίστα ελέγχου του έργου.
Περιβάλλον ελέγχου
Ένας ελεγκτής γνωρίζει το περιβάλλον ελέγχου ενός έργου για να εξοικειωθεί με παράγοντες που επηρεάζουν την πρόοδο του έργου και τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Αυτοί οι παράγοντες μπορεί να είναι εσωτερικοί ή εξωτερικοί. Τα εξωτερικά στοιχεία που ενδέχεται να επηρεάσουν την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου είναι νόμοι και κανονισμοί. Οι εσωτερικοί παράγοντες μπορεί να σχετίζονται με τις εταιρικές πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές, τις δεοντολογικές ιδιότητες της ανώτατης διοίκησης και τις ικανότητες των μελών του προσωπικού.
Για παράδειγμα, ένας πιστοποιημένος εσωτερικός ελεγκτής (CIA) ή ένας πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής (CPA) εξετάζει ένα περιβάλλον ελέγχου έργων στο εξωτερικό. Μπορεί να διασφαλίσει ότι οι λογιστές του έργου εφαρμόζουν τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης (ΔΠΧΠ), όταν συνοψίζουν τα λειτουργικά δεδομένα. Εναλλακτικά, η CPA ή η CIA μπορούν να μάθουν για τους τοπικούς νόμους, κανονισμούς και πρακτικές του κλάδου και πώς μπορούν να επηρεάσουν την ολοκλήρωση του έργου.
Ελέγξτε τους εσωτερικούς ελέγχους
Ένας ελεγκτής έργου ελέγχει εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες για να διασφαλίσει ότι οι εν λόγω έλεγχοι είναι επαρκείς και λειτουργικοί. Ένας έλεγχος είναι ένα σύνολο οδηγιών που ο διαχειριστής έργου θέτει σε εφαρμογή για να αποτρέψει τις απώλειες λειτουργίας που προκύπτουν από τεχνολογικές αναλύσεις, σφάλματα, απάτες ή κλοπή. Ένας επαρκής έλεγχος δίνει εντολή στα μέλη του προσωπικού του έργου για τον τρόπο εκτέλεσης των καθηκόντων, τον εντοπισμό προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων. Ένας λειτουργικός έλεγχος παρέχει τις κατάλληλες λύσεις στις κατανομές των έργων.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι και διαδικασίες διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία, την εταιρεία και την τοποθεσία. Για παράδειγμα, ένας υπεύθυνος έργου κατασκευής οδοποιίας μπορεί να καθιερώσει διαδικασίες που τηρούν τους κανόνες της Υπηρεσίας Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία (OSHA). Αντίθετα, ένας διευθυντής έργου στον κλάδο των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών μπορεί να υπογραμμίσει τη συμμόρφωση με τις κατευθυντήριες γραμμές που δημοσιεύονται από την Εθνική Ένωση Διαπραγματευτών Διαπραγμάτευσης με Αυτοματοποιημένες Τιμές (NASDAQ).
Έλεγχοι κατάταξης και κίνδυνοι
Ένας ελεγκτής κατατάσσει τους ελέγχους και τους συναφείς κινδύνους με βάση την προσδοκία απώλειας. Ελέγχει την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα των ελέγχων και τα χαρακτηρίζει ως "υψηλά", "μέτρια" και "χαμηλά". Ο ελεγκτής του έργου διασφαλίζει επίσης ότι οι έλεγχοι στα συστήματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης είναι σύμφωνοι με τα γενικά αποδεκτά λογιστικά πρότυπα (GAAG) ή τα γενικά αποδεκτά κυβερνητικά λογιστικά πρότυπα (GAGAS). Ο λογιστής ενός έργου που δεν συμμορφώνεται με αυτά τα πρότυπα μπορεί να αναφέρει ανακριβείς και ελλιπείς οικονομικές καταστάσεις.
Έκδοση Τελικής Έκθεσης
Το Αμερικανικό Ινστιτούτο Πιστοποιημένων Δημοσιονομικών Λογιστών (AICPA) απαιτεί από έναν ελεγκτή έργου να αναθεωρεί τους υψηλούς και τους «μεσαίους» κινδύνους με την ανώτατη διοίκηση και να διασφαλίζει ότι παρέχουν διορθωτικά μέτρα για τέτοιους κινδύνους. Το AICPA συνιστά επίσης οι διαχειριστές τμημάτων να βρίσκουν μετριαστικές λύσεις για τους "χαμηλού" κινδύνους. Ένας ελεγκτής έργου μπορεί επίσης να αναθεωρήσει την έκθεση της εταιρείας για την «αυτορρύθμιση κινδύνου και ελέγχου» (RCSA) προκειμένου να διασφαλίσει ότι οι αξιολογήσεις κινδύνου είναι συνεπείς. Σε ένα RCSA, ένα μέλος του προσωπικού κατά τομέα ποσοστών ελέγχει ως "Tier 1", "Tier 2" και "Tier 3", με βάση τις αναμενόμενες απώλειες. Ένας ελεγκτής εκδίδει μια τελική έκθεση μόλις η διοίκηση παράσχει σχέδια μετριασμού για σημαντικούς κινδύνους.
