Μια έκθεση ad hoc είναι ένα αίτημα ηλεκτρονικού ερωτήματος που αποστέλλεται σε μια βάση δεδομένων. Ο χρήστης εισάγει ένα ερώτημα στον υπολογιστή για να δημιουργήσει μια έκθεση ad hoc, η οποία θα μπορούσε να είναι τόσο απλή όσο ζητά μια λίστα τιμολογίων για ένα συγκεκριμένο μήνα. Η βάση δεδομένων παράγει τα αποτελέσματα, τα οποία εξαρτώνται από το ερώτημα για την αναφορά. Η δημιουργία μιας έκθεσης ad hoc εξαρτάται από το σύστημα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται.
Εκκινήστε τη βάση δεδομένων στον υπολογιστή σας. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο επιφάνειας εργασίας για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων.
Προσδιορίστε τι είναι το ερώτημά σας. Αυτό θα καθορίσει τον τρόπο αποστολής του αιτήματός σας. Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων, ενδέχεται να σας παρέχονται διάφορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε, όπως τα ονόματα των μελών στον οργανισμό σας, αν θέλετε να συντάξετε μια λίστα με τις διευθύνσεις και τα στοιχεία επικοινωνίας τους ή ίσως θέλετε να συντάξετε μια λίστα με τιμολόγια προς αποστολή. Ανάλογα με το αίτημα που θέλετε να κάνετε, επιλέξτε την ενότητα που ισχύει καλύτερα για αυτό το αίτημα.
Επιλέξτε τα πλαίσια για να καθορίσετε το αίτημά σας. Εάν έχετε επιλέξει την κατηγορία τιμολογίου στη βάση δεδομένων σας, ενδέχεται να έχετε επιλογές όπως μήνα, έτος, ημέρα, τύπο τιμολογίου ή υπηρεσία. Ελέγξτε τα πλαίσια που ισχύουν για να βοηθήσετε να περιορίσετε το αίτημά σας και να λάβετε τις πληροφορίες που ψάχνετε ειδικά. Πηγαίνετε προσεκτικά τις επιλογές βάσης δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει πλήρη χρήση των επιλογών ερωτήματος.
Αναζητήστε ένα κουμπί στη βάση δεδομένων που λέει "Δημιουργία έκθεσης ad hoc" και πατήστε το. Όταν πατήσετε το κουμπί "Δημιουργία Αναφοράς Ad Hoc", μπορεί να σας δοθούν περισσότερες επιλογές, ανάλογα με τις δυνατότητες της βάσης δεδομένων σας. Για παράδειγμα, ενδέχεται να μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο πληροφοριών που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά ad hoc. Εάν δημιουργείτε μια λίστα μελών στην εταιρεία σας ή δημιουργείτε ετικέτες διευθύνσεων, μπορείτε να επιλέξετε τμήματα όπως το όνομα, τον τίτλο, την ταχυδρομική διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, την κατάσταση μέλους και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό που επιλέγετε εξαρτάται από τον σκοπό της έκθεσής σας ad hoc.
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" ή "Δημιουργία Ad Hoc" για να υποβάλετε το ερώτημα, ανάλογα με τη βάση δεδομένων που χρησιμοποιείτε. Η βάση δεδομένων θα δημιουργήσει ένα υπολογιστικό φύλλο ή άλλο αρχείο που θα οργανώνει τις πληροφορίες για το ερώτημα που ζητήσατε.
