Μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να επιβληθεί η τάξη και η πειθαρχία σε μια συνάντηση σύνδεσης condo. Ειδικά εάν συζητάτε κάποια μεγάλη δαπάνη ή αλλαγή κανόνων, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε πολλές διαφορετικές απόψεις και να μην υπάρξει πραγματική συναίνεση σχετικά με τη μελλοντική πορεία. Είναι σημαντικό να τηρήσετε τη σωστή διαδικασία συνάντησης έτσι ώστε όλοι να μπορούν να ακουστούν και οι αποφάσεις μπορούν να γίνουν αποτελεσματικά. Θα πρέπει επίσης να διαβάσετε τους κανόνες του κράτους σας σχετικά με τις ενώσεις condo και να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε τη νομική διαδικασία σχετικά με τη διεξαγωγή των συναντήσεων.
Ζητήστε από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, ώστε να διασφαλιστεί ότι αντιμετωπίζονται όλα τα εκκρεμή ζητήματα.
Γράψτε και διανείμετε μια ατζέντα πολύ πριν από τη συνεδρίαση, μαζί με τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης. Μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική εάν έχετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του κάθε ιδιοκτήτη για να εξασφαλίσετε αποτελεσματική διανομή. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να καταστήσει σαφή τον χρόνο και τον τόπο της συνεδρίασης και ακριβώς τι θα συζητηθεί. Θα πρέπει να περιέχει ρητά δηλωμένες προτάσεις για ουσιαστικές επιχειρήσεις.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε γραμματέα για να πάρετε τα κατάλληλα λεπτά στη συνεδρίαση. Με αυτόν τον τρόπο, οι ενέργειες που εγκρίθηκαν κατά τη συνάντηση θα καταγραφούν σωστά και θα μπορούν να πραγματοποιηθούν.
Αφήστε μια σύντομη περίοδο στην αρχή της συνάντησης για κοινωνικοποίηση και καφέ ή άλλα αναψυκτικά στο χέρι. Αυτό επιτρέπει στους ιδιοκτήτες να ανακατεύουν και να δημιουργούν μια πιο συνεργατική και φιλική ατμόσφαιρα.
Φέρτε τη σύσκεψη σε παραγγελία με μια δήλωση ότι η επίσημη επιχείρηση θα ξεκινήσει τώρα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε την προσοχή όλων πριν προχωρήσετε στην επιχείρηση.
Εγκρίνει τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης, είτε ως έχει είτε με τροποποιήσεις που γίνονται δεκτές από τα μέλη.
Παρουσιάστε τις εκθέσεις των αξιωματικών που είναι απαραίτητες για να ενημερώσετε τους ιδιοκτήτες για τις ενέργειες που έχουν αναληφθεί για λογαριασμό τους από την τελευταία συνεδρίαση.
Μεταβείτε στο πρώτο στοιχείο της επιχείρησης. Δηλώστε την κίνηση και ζητήστε συζήτηση. Τα μέλη πρέπει να αναγνωρίζονται από τον πρόεδρο πριν μιλήσουν. Αυτό το σύστημα εξασφαλίζει ότι η συζήτηση δεν εκφυλίζεται σε ένα μη παραγωγικό ελεύθερο για όλους, το οποίο μπορεί να συμβεί αν τα συναισθήματα τρέχουν υψηλά για ένα συγκεκριμένο θέμα condo.
Μετακινήστε την πρόταση, όπως δηλώθηκε για πρώτη φορά ή όπως τροποποιήθηκε με συζήτηση, και στη συνέχεια να προβείτε σε ψηφοφορία.
Βεβαιωθείτε ότι ο γραμματέας της συνεδρίασης σημειώνει την ακριβή διατύπωση της πρότασης και το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας πριν προχωρήσει. Αυτή η πρόταση θα κατευθύνει τις επακόλουθες ενέργειες της ένωσης σε αυτό το συγκεκριμένο ζήτημα.
Εργαστείτε μέσα από κάθε επιχειρηματικό αντικείμενο με αυτόν τον τρόπο.
