Μια ένωση ιδιοκτητών σπιτιού είναι μια ομάδα που διαχειρίζεται τη γειτονιά. Επιτηρεί τις διαθήκες και επιβάλλει κανόνες εντός της γειτονιάς. Διαχειρίζεται επίσης τα οικονομικά της κοινότητας, καθώς και υπηρεσίες όπως η συντήρηση και ο εξωραϊσμός. Πολλές ενώσεις θα διοργανώνουν συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου σε τακτική βάση και σε κοινοτικές συνεδριάσεις τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.
Καλέστε τη σύσκεψη στην παραγγελία. Ο πρόεδρος της ένωσης πρέπει να είναι αυτός που θα το κάνει αυτό. Αυτό είναι ένα σημάδι για το δωμάτιο να γίνει ήσυχο και επίσημη επιχείρηση για να αρχίσει.
Καθιέρωση απαρτίας. Η πλειοψηφία των μελών του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να είναι παρόντες στη συνεδρίαση προκειμένου να διεξαχθούν οι ψήφοι. Στην αρχή διαπιστώνεται απαρτία και καταγράφεται από τον γραμματέα.
Εγκρίνετε τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου έλαβαν συνήθως αντίγραφα των πρακτικών από την τελευταία συνεδρίαση πριν από την έναρξη αυτής της συνάντησης. Τα πρακτικά εγκρίνονται από ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου που καταθέτει μια πρόταση, αφού η κίνηση αυτή αποσπάται από άλλο μέλος και όλα τα υπόλοιπα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ψηφίζουν.
Ελέγξτε την οικονομική έκθεση.Ο ταμίας της ένωσης θα καλύψει σημαντικά σημεία σχετικά με τα οικονομικά της ένωσης, συμπεριλαμβανομένου του ύψους των εισπραττόμενων τελών καθώς και των δαπανών από την τελευταία συνεδρίαση.
Ακούστε την αναφορά του διαχειριστή. Αυτές είναι πληροφορίες από τον υπεύθυνο της κοινότητας σχετικά με τυχόν συμβάντα στην κοινότητα από την τελευταία συνάντηση, καθώς και οποιεσδήποτε ενδιαφέρουσες ενέργειες που πρέπει να επισημανθούν στην επιτροπή για τη δράση ή την ψήφο τους.
Αξιολογεί τις εκθέσεις των επιτροπών. Ιδιαίτερα σε μεγαλύτερες κοινοτικές ενώσεις, θα υπάρχουν επιτροπές για διαφορετικά καθήκοντα εντός της κοινότητας, όπως η δημοσίευση ενημερωτικού δελτίου, η οργάνωση δραστηριοτήτων ή η διαχείριση εργασιών συντήρησης. Οι αναφορές αυτές παρουσιάζονται συνοπτικά κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Επανεξετάστε κάθε παλιά επιχείρηση που είναι ακόμα ημιτελής ή περιμένετε μια τελική απόφαση από το συμβούλιο.
Ζητήστε αναφορές για κάθε νέα επιχείρηση που πρέπει να τεθούν υπόψη του συμβουλίου. Τα καθήκοντα αυτά μπορούν να ψηφιστούν κατά τη συνεδρίαση ή να κατατεθούν και να προστεθούν στην ημερήσια διάταξη της επόμενης προγραμματισμένης συνεδρίασης.
Ανοίξτε το λόγο για σχόλια μελών της ένωσης. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οποιοδήποτε μέλος με ανησυχία, καταγγελία ή πρόταση μπορεί να εμφανιστεί για να ακουστεί από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.
Διακοπή της συνάντησης ανακοινώνοντας την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνάντησης και τερματίζοντας επίσημα την τρέχουσα συνεδρίαση.
Συμβουλές
-
Πριν από τη συνάντηση, παραδώστε στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εκθέσεις που θα χρειαστούν έγκριση. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
