Η φράση "εσωτερικό σημείωμα" είναι σύντομη για το "εσωτερικό μνημόνιο." Τα εσωτερικά μηνύματα χρησιμοποιούνται για τη διάδοση πληροφοριών καθώς και για την πραγματοποίηση μαζικών αιτημάτων από άτομα σε μια εταιρεία, τμήμα ή ομάδα. Τα εσωτερικά μηνύματα επισημαίνουν τα προβλήματα και επιλύουν τα προβλήματα ανάμεσα σε πολλές άλλες χρήσιμες λειτουργίες σε έναν οργανισμό.
Συμβουλές
-
Όταν γράφετε ένα εσωτερικό σημείωμα, κρατήστε το απλό και πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο.
Γιατί πρέπει να γράψετε ένα εσωτερικό σημείωμα;
Ένα εσωτερικό σημείωμα είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να φτάσετε σε πολλούς ανθρώπους σε μια οργάνωση γρήγορα και αποτελεσματικά. Με ένα σημείωμα μπορείτε εύκολα να κάνετε τα εξής:
- Αποσαφηνίστε ή αναλύστε ένα θέμα.
- Κάνετε συστάσεις.
- Ορίστε υπενθυμίσεις.
- Δίνω οδηγίες.
- Μεταφορά υλικών.
- Κάνετε ανακοινώσεις.
- Εκθέσεις έκδοσης.
- Ζητήστε εισφορές.
- Ζητήστε εγκρίσεις.
Το κλειδί για μια αποτελεσματική εσωτερική σημείωση είναι απλό. Το μήνυμά σας θα πρέπει να είναι συνοπτικό και να παραδίδεται σε απλή μορφή που θα λαμβάνει το μήνυμα σαφώς. Ένα εσωτερικό δείγμα μνημονίου θα μπορούσε να αποστείλει τα αποτελέσματα μιας έρευνας σε όλη την εταιρεία για τα γεύματα καφέ και για το νέο βελτιωμένο μενού.
Πώς διαμορφώνετε ένα εσωτερικό σημείωμα;
Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα το πρότυπο σημειώματος σας στο Word ή να βρείτε ένα εσωτερικό δείγμα μνημονίου online. Η επικεφαλίδα ενός εσωτερικού μνημονίου έχει τέσσερα βασικά στοιχεία. Ο πρώτος είναι ο παραλήπτης ή οι παραλήπτες του σημειώματος, που προηγείται από το "TO". Το δεύτερο είναι η πηγή του σημειώματος, που προηγείται από το "FROM". Η τρίτη είναι η ημερομηνία, που προηγείται "DATE" και το τέταρτο συστατικό είναι το αντικείμενο του υπομνήματος, που προηγείται από το "SUBJECT".
Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τους τίτλους και τα ονόματα των παραληπτών. Για παράδειγμα, εάν ο Tom Maxwell είναι πρόεδρος, τότε θα πρέπει να αναφέρεται ως "Tom Maxwell, Πρόεδρος." Εάν υπάρχουν πάρα πολλά ονόματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "All Staff" ή "Head Heads" για χάρη συντομίας. Θα πρέπει επίσης να αναγνωρίσετε τον εαυτό σας ως την πηγή του σημειώματος. Το όνομα και ο τίτλος σας ακολουθούν την επικεφαλίδα "ΑΠΟ". Δεν χρειάζεται να υπογράψετε στο τέλος της σημείωσης, αλλά μπορείτε να προσθέσετε τα αρχικά σας δίπλα στο όνομά σας ως μια μορφή ελέγχου ταυτότητας.
Το θέμα του σημειώματος πρέπει να είναι περιγραφικό του περιεχομένου του. Αντί να χρησιμοποιείτε γενικούς όρους όπως "Πολιτική", θα πρέπει να γράψετε μια σύντομη φράση όπως "Νέα πολιτική που θα ισχύει από την 1η Ιουνίου 2018".
Πώς γράφετε το μήνυμα εσωτερικού σημειώματος;
Ένα πρότυπο σημείωσης στο Word μπορεί να σας δώσει συμβουλές μορφοποίησης, αλλά δεν θα σας δώσει συμβουλές σχετικά με το περιεχόμενο. Κατά κανόνα πάντοτε να είναι σύντομη. Το εσωτερικό σας υπόμνημα θα πρέπει να περιέχει μια εισαγωγή ενός σημείου, στην οποία να περιγράφεται ο σκοπός του σημειώματος. Στη συνέχεια, θα πρέπει να περιγράψετε τι οδήγησε το σημείωμα. Εστίαση μόνο σε ό, τι χρειάζεται να γνωρίζουν οι παραλήπτες και σε οποιεσδήποτε ενέργειες πρέπει να λάβουν ως απάντηση στο σημείωμα. Ακόμα δεν είστε σίγουροι για το τι να γράψετε; Ακολουθήστε αυτό το εσωτερικό δείγμα υπομνήματος παρακάτω:
Ημερομηνία: 1 Δεκεμβρίου 2018
Από: Μαρία Ρούμπεν
Προς: Προσωπικό
Re: Νέα Ώρα Ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2019
Ο σκοπός αυτού του σημειώματος είναι να ειδοποιήσει το προσωπικό ότι οι ώρες του γυμναστηρίου της εταιρείας μετατοπίζονται. Μετά από αιτήματα από πολλούς υπαλλήλους, αποφασίσαμε να παρατείνουμε ώρες πέρα από τις τυπικές ώρες γραφείου για εκείνους που ενδέχεται να καταλήξουν να εργάζονται υπερωρίες στο νέο αναπτυξιακό έργο. Το γυμναστήριο θα είναι πλέον ανοιχτό από τις 6 το πρωί έως τις 11 το βράδυ. Παρακαλώ ενημερώστε μας εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια.
Μαρία Ρούμπεν
Ανώτερος Διευθυντής HR
Πάντα σιγουρευτείτε ότι τερματίζετε το σημείωμά σας σε μια ευγενική σημείωση και προσφέρετε βοήθεια, αν χρειαστεί. Τερματίστε το εσωτερικό σας σημείωμα με μια σύντομη περίληψη, επαναλαμβάνοντας τα ουσιώδη σημεία και κλείστε με μια πρόσκληση για δράση.
Εάν το σημείωμα παρέχει καλές ή κακές ειδήσεις, είναι πάντα καλύτερο να είστε ευγενικοί, ακριβείς, στο σημείο και να προσφέρετε βοήθεια στους εργαζόμενους που εργάζονται σκληρά και ίσως χρειαστούν. Εάν αγωνίζεστε με τη μορφοποίηση ή τη διατύπωση, δοκιμάστε να δείτε μερικά πρότυπα υπομνημάτων για το Word και πηγαίνετε από εκεί.
