Οι εταιρείες χρησιμοποιούν επιχειρησιακές επιστολές για να απευθύνονται σε άλλη επιχειρηματική οργάνωση, για αλληλογραφία ή για να απευθύνονται στους πελάτες τους. Οι πελάτες, οι υπάλληλοι της εταιρείας ή άλλες εταιρείες μπορούν επίσης να γράψουν επιχειρηματική επιστολή σε μια εταιρεία για να συζητήσουν διάφορες υπηρεσίες ή συνεργασίες. Υπάρχουν διαφορετικές μορφές επιχειρηματικών επιστολών. το πιο κοινό είναι το πλήρες σχήμα μπλοκ. Η πλήρης μορφή μπλοκ χρησιμοποιείται συνήθως επειδή είναι η απλούστερη και πιο εύκολη στην ανάγνωση, με όλη την γραφή ευθυγραμμισμένη στα αριστερά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστής ή επεξεργαστής κειμένου
-
Διεύθυνση εταιρίας
Χρησιμοποιήστε έναν υπολογιστή ή επεξεργαστή κειμένου για να πληκτρολογήσετε το επιχειρησιακό γράμμα.
Χρησιμοποιήστε ένα επιστολόχαρτο, εάν είναι διαθέσιμο. Το επιστολόχαρτο φέρει τη διεύθυνση επιστροφής και το πλήρες όνομα του αποστολέα ή της εταιρείας, καθώς και ένα λογότυπο, εάν υπάρχει. Εάν δεν υπάρχει επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση επιστροφής της εταιρείας ή του αποστολέα.
Περάστε μια γραμμή μετά τις πληροφορίες επαφής και πληκτρολογήστε την ημερομηνία κατά την οποία γράφτηκε το γράμμα. Γράψτε τον μήνα, την ημέρα και το έτος, όπως "19 Σεπτεμβρίου 2009." Περάστε μια γραμμή πριν πληκτρολογήσετε την εσωτερική διεύθυνση.
Πληκτρολογήστε την εσωτερική διεύθυνση. Αυτή είναι η διεύθυνση του παραλήπτη και πρέπει να περιλαμβάνει το πλήρες όνομά του ή το πλήρες όνομα της εταιρείας, ακολουθούμενο από το επάγγελμα ή το τμήμα της εταιρίας του ατόμου και την πλήρη διεύθυνση. Περάστε μια γραμμή μετά από αυτό το περιεχόμενο.
Πληκτρολογήστε το χαιρετισμό. Μπορεί να ξεκινήσει με "Αγαπητέ κύριε / κύριε / μ. (Επώνυμο)" ή "Αγαπητέ (όνομα)" αν η σχέση είναι πιο ανεπίσημη. Μπορεί επίσης να είναι "Αγαπητέ (τίτλος θέσης εργασίας)" ή "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει:". Περάστε μια γραμμή.
Γράψτε το σώμα. Ξεκινήστε εισάγοντας το θέμα στο πρώτο εδάφιο. Αυτό μπορεί να είναι μια φιλοφρόνηση, καταγγελία ή παρακολούθηση με την οποία απευθύνεται η εταιρεία. Ένα επιχειρηματικό κοινό συνήθως θα έχει περιορισμένο χρονικό διάστημα, καθιστώντας κρίσιμο για το σώμα να είναι σύντομη και σύντομη. Οι παράγραφοι πρέπει να είναι απλές μεταξύ τους με μια γραμμή μεταξύ των δύο. Περάστε μια γραμμή πριν πληκτρολογήσετε το κλείσιμο.
Κλείστε την επιστολή με "Ειλικρινά", "Ευχαριστώ" ή άλλο κατάλληλο κλείσιμο, ακολουθούμενο από το όνομά σας. Το πρώτο γράμμα του κλεισίματος κεφαλαιοποιείται και τελειώνει με κόμμα. Περάστε 4 γραμμές για να δημιουργήσετε χώρο για την υπογραφή σας.
Υπογράψτε την επιστολή. Χρησιμοποιήστε ένα μαύρο ή μπλε στυλό μελάνης.
Σημειώστε τυχόν περιβλήματα. Αυτό θα επιτρέψει στην εταιρεία να γνωρίζει εάν υπάρχει άλλο έγγραφο που επισυνάπτεται.
Συμβουλές
-
Διατηρήστε το γράμμα σε μία σελίδα. σύντομα γράμματα θα λάβουν ταχύτερη απάντηση.
Ελέγξτε την ορθογραφία και τη γραμματική.
