Ο έλεγχος των μετρητών στην επιχείρησή σας περιλαμβάνει επιμελή λογιστική και ασφάλεια. Αντίθετα, σύμφωνα με την U.S. Small Business Administration, οι συναλλαγές σε μετρητά υποβάλλονται λιγότερο σε απάτη, αμοιβές, περιόδους αναμονής και λάθη πληρωμής. Από την αρνητική πλευρά, τα μετρητά που δεν ελέγχονται καλά μπορούν να προσελκύσουν μεγαλύτερο έλεγχο από την IRS και εγκληματικούς πειρασμούς από τους υπαλλήλους και άλλους. Η εφαρμογή διαφόρων μεθόδων εσωτερικού ελέγχου μετρητών μπορεί να βοηθήσει στην ελαχιστοποίηση των κινδύνων.
Έλεγχος προσωπικού
Ο έλεγχος μετρητών ξεκινά με τους ανθρώπους. Οι εργαζόμενοι που χειρίζονται μετρητά ή ισοδύναμα μετρητών, συμπεριλαμβανομένων των επιταγών και των δελτίων πιστωτικών καρτών, θα πρέπει να ελεγχθούν διεξοδικά. Οι έλεγχοι του ποινικού μητρώου, ο έλεγχος των ναρκωτικών και η επαλήθευση της προηγούμενης απασχόλησης μπορούν να αποτελέσουν μέρος της διαδικασίας εξέτασης. Σύμφωνα με το περιοδικό Research of Management and Marketing Research σχετικά με τον αντίκτυπο του εγκλήματος στις επιχειρήσεις, οι έλεγχοι του ιστορικού θα πρέπει να περιλαμβάνουν και μια αναφορά πιστωτικού ιστορικού, καθώς ορισμένοι υπάλληλοι μπορούν να προσφύγουν σε υπεξαίρεση εταιρικών κεφαλαίων όταν οι οικονομικές πιέσεις από τοξικομανία, μοιχεία, φαίνεται ανυπέρβλητο."
Τεκμηρίωση συναλλαγών
Η διατήρηση των αποδείξεων των συναλλαγών σε μετρητά επιτρέπει την ακριβή τήρηση λογιστικών βιβλίων και ικανοποιεί το IRS δημιουργώντας αυτό που το Υπουργείο Εμπορίου των ΗΠΑ ονομάζει «αδιαμφισβήτητο μονοπάτι ελέγχου». Οι αριθμημένες εισπράξεις διάρκειας δύο τεμαχίων είναι ιδανικές καθώς σας δίνουν τη δυνατότητα να δώσετε ένα αντίγραφο της απόδειξης στον πελάτη σας και κρατήστε το άλλο αντίγραφο για τα αρχεία σας. Η τακτική καταμέτρηση των ταμειακών μηχανισμών μπορεί να βοηθήσει στην εξασφάλιση της ακρίβειας. Οι αριθμομηχανές εκτύπωσης και τα βιβλία απόδειξης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμα για την τεκμηρίωση συναλλαγών σε μετρητά
Διαχωρισμός καθηκόντων
Μέρος του εσωτερικού ελέγχου μετρητών βάζει περισσότερα από ένα άτομα υπεύθυνα για τον έλεγχο των συναλλαγών σε μετρητά. Οι ίδιοι κανόνες για τον διαχωρισμό των καθηκόντων του Πανεπιστημίου Yale απαιτούν ότι κανένα άτομο δεν θα πρέπει να είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για την εκτέλεση των αρχικών συναλλαγών σε μετρητά, την τήρηση αρχείων, την εναρμόνιση των υπολοίπων, τη μεταφορά ή την κατάθεση μετρητών και την έγκριση λογιστικής. Σύμφωνα με το Πανεπιστήμιο Yale, "Όταν αυτές οι λειτουργίες δεν μπορούν να διαχωριστούν, απαιτείται λεπτομερής εποπτική εξέταση σχετικών δραστηριοτήτων ως αντισταθμιστική δραστηριότητα ελέγχου".
Εξασφαλίζοντας μετρητά
Η εγκατάσταση βιντεοκάμερας και η χρήση φυλλαδίων ασφαλείας για την αποθήκευση μετρητών είναι μέθοδοι προστασίας των μετρητών σε σημεία όπου πραγματοποιούνται οι συναλλαγές. Η αντιστοίχιση ενός υπαλλήλου και ενός επόπτη από κοινού για τη διαχείριση της ασφαλούς επιχείρησής σας ή για την πραγματοποίηση τραπεζικών καταθέσεων είναι μια μέθοδος που βοηθά στην προστασία των χρημάτων πριν και κατά τη διάρκεια της διαμετακόμισης. Συνδυάζοντας τις ταμειακές εισπράξεις με τα αρχεία τραπεζικών καταθέσεων σε καθημερινή βάση και πραγματοποιώντας μηνιαίες ανασκοπήσεις της συνολικής λογιστικής της εταιρείας σας, μπορείτε να παρακολουθείτε τα εσωτερικά αρχεία μετρητών και να αποτρέψετε προβλήματα με το IRS.
Συμβουλή IRS
Σύμφωνα με την IRS, "Εάν, σε δωδεκάμηνη περίοδο, λάβετε περισσότερα από 10.000 δολάρια σε μετρητά από έναν αγοραστή ως αποτέλεσμα συναλλαγής στο εμπόριο ή την επιχείρησή σας, πρέπει να το αναφέρετε στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) το δίκτυο επιβολής οικονομικών εγκλημάτων (FinCEN) στο έντυπο 8300. "Οι επιχειρήσεις έχουν 15 ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής μιας ενιαίας συναλλαγής μετρητών ύψους 10.000 $ ή περισσότερων για να υποβάλουν το Έντυπο 8300 στο IRS.
