Ο κατάλογος εισπρακτέων λογαριασμών είναι μια συλλογή όλων των λογαριασμών που μια επιχείρηση πωλεί αγαθά ή υπηρεσίες σε λογαριασμό. Όταν μια εταιρεία πωλεί για λογαριασμό, επιτρέπει στους πελάτες να λαμβάνουν αγαθά και υπηρεσίες τώρα, αλλά να πληρώνουν για αυτά αργότερα. Ο κατάλογος αυτός ονομάζεται επίσης βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών. Περιέχει τα ονόματα όλων των λογαριασμών, τους αριθμούς λογαριασμών για το τρέχον υπόλοιπο του κάθε λογαριασμού. Το κάτω μέρος της λίστας περιέχει ένα συνολικό ποσό που αντανακλά όλα τα χρήματα που οφείλονται στην εταιρεία.
Ορίστε τους αριθμούς λογαριασμού σε κάθε λογαριασμό. Κάθε άτομο ή επιχείρηση που πωλείτε αγαθά ή υπηρεσίες σε λογαριασμό πρέπει να έχει αριθμό λογαριασμού. Οι αριθμοί που χρησιμοποιούνται ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία και μπορούν να είναι γράμματα, αριθμοί ή συνδυασμός και των δύο.
Επισήμανση της λίστας. Γράψτε τη "Λίστα εισπρακτέων λογαριασμών" στην κορυφή του εγγράφου. Εάν η εταιρεία σας καλεί αυτό το έγγραφο διαφορετικό όνομα, γράψτε στον κατάλληλο τίτλο. Ημερομηνία της λίστας κάτω από τον τίτλο. Ο κατάλογος αυτός θα αντικατοπτρίζει τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών εισπρακτέων λογαριασμών κατά την ημερομηνία δημιουργίας τους.
Καταχωρίστε κάθε λογαριασμό με τη σειρά του αριθμού λογαριασμού. Η σειρά παραγγελίας των λογαριασμών εξαρτάται από τους αριθμούς λογαριασμών που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας. Εάν πρόκειται για αριθμητικούς αριθμούς, τοποθετήστε τις σε σειρά από το χαμηλότερο στο υψηλότερο. Αν οι αριθμοί περιέχουν γράμματα, απαριθμήστε τα με αλφαβητική σειρά. Τοποθετήστε αυτούς τους αριθμούς στην αριστερή στήλη της λίστας.
Πληκτρολογήστε το όνομα λογαριασμού. Δίπλα σε κάθε αριθμό λογαριασμού, γράψτε στο όνομα του πελάτη.
Συμπληρώστε τα υπόλοιπα. Η επόμενη στήλη χρησιμοποιείται για τις πληροφορίες ισορροπίας. Γράψτε το υπόλοιπο κάθε πελάτη από την σημερινή ημερομηνία στην επόμενη στήλη. Μετά την εγγραφή όλων των ποσών, υπολογίστε το σύνολο όλων των υπολοίπων. Αυτό αντιπροσωπεύει το συνολικό ποσό χρημάτων που οφείλετε σε σας από τους πελάτες σας.
Δημιουργήστε μια έκθεση ηλικίας-ανάλυσης. Συχνά, οι λίστες εισπρακτέων λογαριασμών δημιουργούνται με διαχωρισμό των υπολοίπων κατά ημερομηνία λήξης. Για να δημιουργήσετε αυτό, συμπληρώστε τα πρώτα τέσσερα βήματα αυτής της διαδικασίας. Στη συνέχεια, γράψτε τις ημερομηνίες λήξης χρησιμοποιώντας τις επόμενες στήλες. Επισήμανση της πρώτης στήλης "Προηγούμενες οφειλές". Οι επόμενες στήλες περιέχουν ετικέτες όπως "Διάρκεια εντός 30 ημερών", "31-60 ημέρες", "61-90 ημέρες" και "90 ημερών".
Συμπληρώστε τα ποσά. Για κάθε πελάτη, προσδιορίστε πότε πρέπει να πληρωθεί το οφειλόμενο ποσό. Ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να έχουν πολλές διαφορετικές κατηγορίες ποσών. Για παράδειγμα, αν ο Sam Jones χρωστάει $ 1.000 για τρία διαφορετικά τιμολόγια με ποσά $ 200, $ 300 και $ 500. Εάν κάθε ποσό είναι οφειλόμενο σε διαφορετικές χρονικές στιγμές, τα ποσά μπορούν να απαριθμούνται σε τρεις διαφορετικές κατηγορίες.
Σύνολο έξω. Στο κάτω μέρος της λίστας, συνολικά κάθε κατηγορία. Αυτό προσφέρει μια ανάλυση για την εταιρεία που δείχνει πότε να περιμένουμε συγκεκριμένα χρηματικά ποσά.
