Ο καθένας μπορεί να εκτιμήσει τη θέα ενός πολυάσχολου, υψηλού επιπέδου διευθυντή, καθισμένου πίσω από ένα μεγάλο γραφείο, χωρίς να φαίνεται ούτε ένα κομμάτι χαρτί - πόσο μάλλον ένα στίγμα σκόνης - στο βλέμμα. Οι εμφανίσεις πιστεύουν στην πραγματικότητα, διότι εκείνο το στέλεχος είναι ίσως εξίσου απασχολημένο με εσένα αλλά έχει βρει έναν τρόπο να οργανώσει το φόρτο εργασίας του. Μπορείτε επίσης, εφ 'όσον αναπτύξετε ένα σύστημα που λειτουργεί για σας. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα χρησιμοποιηθούν ορισμένες "δοκιμασμένες και αληθινές" τεχνικές ενώ θα απορρίπτονται και άλλοι.Όπως εκείνο το εκτελεστικό υψηλού επιπέδου, θυμηθείτε ότι είστε υπεύθυνος και ότι σας παρακινεί να εκμεταλλευτείτε τον έλεγχο του φόρτου εργασίας σας προτού καταλάβει τον έλεγχό σας.
Δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης - ηλεκτρονικό και χαρτί - έτσι ώστε να μπορείτε να διανέμετε ταχέως τις πληροφορίες αφού ολοκληρώσετε την αναθεώρησή του. Πολλοί επαγγελματίες του κλάδου είναι "master stackers", που σημαίνει ότι τείνουν να συσσωρεύουν σωρούς χαρτιού που τελικά θα τα κατακλύσουν. Κάντε μια δέσμευση για να εργαστείτε σε ένα έργο και, στη συνέχεια, όταν τελειώσετε, να το αρχειοθετήσετε αμέσως. Για τα αρχεία χαρτιού, δημιουργήστε ένα σύστημα αρχείων με κωδικό χρώματος, με κάθε χρώμα να δηλώνει ένα μήνυμα που έχει νόημα για εσάς. Για παράδειγμα, εφαρμόστε ένα σύστημα τριών χρωμάτων ιεραρχίας στο οποίο το πράσινο σημαίνει "υψηλή προτεραιότητα", το κίτρινο σημαίνει "μέτρια προτεραιότητα" και το κόκκινο σημαίνει "χαμηλή προτεραιότητα. Ή, για να μειώσετε τον αριθμό των αρχείων στο γραφείο σας, χρησιμοποιήστε ένα σύστημα δύο χρωμάτων. Ακολουθήστε την ίδια λογική για να δημιουργήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης υπολογιστή.
Δημιουργήστε μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων και κρατήστε τη μαζί σας ανά πάσα στιγμή για να σας κρατήσουμε συγκεντρωμένους και σε καλό δρόμο. Σταυρώστε τις εργασίες καθώς τις ολοκληρώνετε. Παρομοίως, διατηρήστε ένα ημερολόγιο μαζί σας ανά πάσα στιγμή, διασταυρώνοντας τα δύο όπως είναι απαραίτητο. Αναθεωρήστε τη λίστα των υποχρεώσεών σας στο τέλος κάθε ημέρας και την αρχή κάθε νέας ημέρας για να τσιμπήσετε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις στο μυαλό σας.
Καθορίστε χρονικά όρια και προθεσμίες για κάθε ένα από αυτά τα καθήκοντα, είναι αισιόδοξα αλλά και ρεαλιστικά. Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί σχετικά με το χρόνο που διαθέτετε για να διαβάζετε και να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς είναι απίστευτα εύκολο να απορροφηθείτε στην χρονοβόρα "σπείρα email". Επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με μηνύματα υψηλής προτεραιότητας για να εστιάσετε τις προσπάθειές σας - και τότε αποφασίστε αν θα ανταποκριθεί ή όχι ανάλογα.
Ξεκινήστε τηλεφωνήματα και συναντήσεις με μια εκτίμηση της διάρκειας τους - και στη συνέχεια να παρακολουθήσετε το ρολόι και να κολλήσετε στο σχέδιο. Οι άνθρωποι θα σέβονται την πειθαρχία σας αν λέτε κάτι σαν: "Όπως ξέρω ότι είμαστε όλοι απασχολημένοι, ας προσπαθήσουμε όσο καλύτερα μπορούμε να κρατήσουμε αυτό το τηλεφώνημα ή συνάντηση σε 30 λεπτά."
Ορίστε όρια για συνεργάτες που μπορεί να προσπαθήσουν να σας καταλάβουν σε ένα παρατεταμένο μεσημεριανό γεύμα ή μια παρατεταμένη συζήτηση σχετικά με την άσχημη τυφλή ημερομηνία τους το προηγούμενο βράδυ. Ενώ κάποια κοινωνική αλληλεπίδραση είναι σημαντική για την οικοδόμηση σχέσεων μεταξύ των συναδέλφων, να είστε προσεκτικοί ώστε να μην ξεφεύγετε από το χέρι και να ρίχνετε μια καμπύλη στο άλλο καλά καλά δομημένο εργαστήρι σας.
Επανεξετάστε το multitasking. Μπορεί να πιστεύετε ότι η ομιλία στο τηλέφωνο, η γραφή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η αναθεώρηση μιας πρότασης μάρκετινγκ σας κάνει σούπερ υπάλληλο, αλλά στην πραγματικότητα ίσως διαχέει την προσοχή σας και αντιθέτως είναι αντιπαραγωγική. Αν χρειαστεί, αναγκάστε τον εαυτό σας να εστιάσει την προσοχή σας σε μία εργασία κάθε φορά και συγκρίνετε τα αποτελέσματα με τη λειτουργία multitasking για την οργάνωση του φόρτου εργασίας σας.
Αξιολογήστε τον τρέχοντα φόρτο εργασίας σας προτού συμφωνήσετε να αναλάβετε νέες ευθύνες. Παρόλο που πολλοί υπάλληλοι υποθέτουν ότι θα πρέπει να επιταχύνουν και να μην λένε ποτέ σε τέτοιες αιτήσεις, εξετάστε προσεκτικά εάν έχετε χρόνο για να ολοκληρώσετε τα καθήκοντα και εάν μπορούν να επιτευχθούν σύμφωνα με τα δικά σας υψηλά πρότυπα.
Συμβουλευτείτε τον προϊστάμενό σας για να βεβαιωθείτε ότι είστε στο σωστό δρόμο με το σχέδιό σας να οργανώσετε το φόρτο εργασίας του γραφείου σας. Ελέγξτε το "σχέδιο δράσης" και ζητήστε σχόλια.
