Τα εταιρικά λογιστικά βιβλία είναι κρίσιμα στις σύγχρονες οικονομίες, επειδή βοηθούν τις εταιρείες να καταγράφουν και να αναφέρουν χρηματοοικονομικές συναλλαγές σύμφωνα με τις Γενικώς Αποδεκτές Λογιστικές Αρχές των ΗΠΑ (GAAP) και τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς (IFRS). Οι διευθυντές των τμημάτων στις λογιστικές μονάδες λογιστικής φροντίζουν ώστε οι εργαζόμενοι να ακολουθούν τις κατάλληλες διαδικασίες κατά την καταγραφή συναλλαγών σε περιοδικά, γενικά μητρώα και θυγατρικές θυγατρικές.
Εφημερίδα
Ένα περιοδικό είναι ένα λογιστικό αρχείο που εμφανίζει δύο στήλες - μία για χρεώσεις και μία για πιστώσεις. Ένας λογιστής ή ένας υπάλληλος λογιστικής καταγράφει λειτουργικές συναλλαγές χρεώνοντας και πιστώνοντας χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς όπως το περιουσιακό στοιχείο, το παθητικό, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα και τα έξοδα. Ένας υπάλληλος λογιστικής χρεώνει λογαριασμό εξόδων ή στοιχείων ενεργητικού για να αυξήσει το υπόλοιπό του και πιστώνει τον λογαριασμό για να μειώσει το ποσό του. Το αντίθετο ισχύει για τους λογαριασμούς εσόδων, υποχρεώσεων και ιδίων κεφαλαίων. Ένα περιουσιακό στοιχείο είναι ένας πόρος που μια επιχείρηση κατέχει, όπως γη ή μετρητά. Μια υποχρέωση είναι ένα δάνειο το οποίο μια εταιρεία πρέπει να επιστρέψει ή μια οικονομική δέσμευση που πρέπει να τιμήσει. Τα έσοδα είναι εισόδημα που ένας οργανισμός κερδίζει πωλώντας αγαθά ή παρέχοντας υπηρεσίες. Στοιχεία εξόδων είναι χρεώσεις ή δαπάνες που απορρέουν από την πώληση προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών. Ένας λογαριασμός μετοχών σχετίζεται με συναλλαγές με ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.
Γενικό καθολικό
Ένα γενικό βιβλίο περιλαμβάνει όλες τις συναλλαγές που ένας εταιρικός λογιστής καταγράφει σε περιοδικά. Τα Αμερικανικά Λογιστικά Πρότυπα (GAAP) και τα ΔΠΧΑ των ΗΠΑ απαιτούν από μια εταιρεία να αναφέρει μια πλήρη και "δίκαιη" σειρά γενικών εκθέσεων κατά την υποβολή κανονιστικών στοιχείων. Στη λογοτεχνική λογική, η "δίκαιη" σημαίνει ακριβής ή αντικειμενική. Ένα πλήρες σύνολο ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων περιλαμβάνει έναν ισολογισμό (ή κατάσταση χρηματοοικονομικής θέσης), μια κατάσταση αποτελεσμάτων (γνωστή και ως κατάσταση εσόδων ή αποτελεσμάτων), κατάσταση ταμειακών ροών και κατάσταση κερδών εις νέον κατάσταση ιδίων κεφαλαίων). Ένας ισολογισμός αναφέρει τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Μια εταιρική επισκόπηση δείχνει τα έσοδα, τα κέρδη, τα έξοδα και τις ζημίες της επιχείρησης σε μια χρονική περίοδο. Μια κατάσταση ταμειακών ροών παρέχει πληροφορίες για τις ταμειακές ροές ενός οργανισμού από λειτουργικές δραστηριότητες, ταμειακές ροές από επενδυτικές δραστηριότητες και ταμειακές ροές από χρηματοδοτικές δραστηριότητες. Μια κατάσταση των κερδών εις νέον αναθέτει σε έναν αναγνώστη συναλλαγές με εταιρικούς ιδιοκτήτες, όπως πληρωμές μερισμάτων και αγορές ή πωλήσεις μετοχών.
Βοηθητικό καθολικό
Ένα θυγατρικό βιβλίο είναι μέρος ενός γενικού μητρώου. Για παράδειγμα, μια αναφορά του ισολογισμού μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία επικουρικών βιβλίων για βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις, καθώς και πάγια περιουσιακά στοιχεία και μακροπρόθεσμα χρέη. Ένα βραχυπρόθεσμο περιουσιακό στοιχείο είναι ένας πόρος που μια εταιρεία αναμένει να μετατρέψει σε μετρητά (να πωλήσει) εντός ενός έτους. Παραδείγματα βραχυπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνουν μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς και αποθέματα. Μακροπρόθεσμα ή σταθερά περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν μηχανήματα και εξοπλισμό. Μία βραχυπρόθεσμη οφειλή είναι το οφειλόμενο χρέος εντός 12 μηνών, ενώ ο οφειλέτης πρέπει να εξοφλήσει τις μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις μετά από ένα έτος ή περισσότερο.
