Τα μέτρα απουσίας συνήθως εξετάζουν το χρονικό διάστημα που οι εργαζόμενοι δεν ήταν διαθέσιμοι για εργασία σε σύγκριση με τον αριθμό των διαθέσιμων ωρών εργασίας κατά τη διάρκεια της υπό μελέτη περιόδου. Ο ορισμός του "μη διαθέσιμο" ποικίλλει ευρέως, ωστόσο, και ορισμένες εταιρείες περιλαμβάνουν διακοπές και μακροπρόθεσμα φύλλα, ενώ άλλοι αριθμούν μόνο απρογραμμάτιστα βραχυπρόθεσμα φύλλα. Ανεξάρτητα από τη μέθοδο υπολογισμού, είναι αδιαμφισβήτητο ότι η απουσία έχει άμεσο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα, απλώς και μόνο επειδή οι εργαζόμενοι δεν είναι παρόντες για να εκτελούν τα καθήκοντά τους. Οι εταιρείες έχουν θεωρήσει επίσης ότι η απουσία αποτελεί ένα βασικό πρόβλημα μέσα στην ομάδα εργασίας.
Καταγράψτε τις συγκεκριμένες απουσίες που θα συμπεριλάβετε στον υπολογισμό. Αποφασίστε εάν θα παρακολουθείτε προγραμματισμένες απουσίες - όπως διακοπές - ή μόνο βραχυπρόθεσμες, μη προγραμματισμένες απουσίες. Προσδιορίστε εάν θα συμπεριλάβετε μακροπρόθεσμα ή προστατευόμενα φύλλα - όπως αυτά που καλύπτονται από την Οικογενειακή Αδεια Ιατρικής Αδείας - τα μακροχρόνια άδεια αναπηρίας, τα φύλλα εγκυμοσύνης ή οι αποζημιώσεις των εργαζομένων παραμένουν στον υπολογισμό.
Συγκεντρώστε στοιχεία για τις απουσίες από μια προκαθορισμένη περίοδο, όπως ένας ημερολογιακός μήνας ή το προηγούμενο οικονομικό έτος, για παράδειγμα. Σε ορισμένες εταιρείες, οι αναφορές που δημιουργούνται αυτόματα πρέπει να είναι διαθέσιμες μέσω του χρόνου και του συστήματος παρουσίας. Σε μικρότερες επιχειρήσεις - εκείνες που δεν βασίζονται σε μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας για την επεξεργασία απουσιών - θα χρειαστεί να επαληθεύσετε τα προσωπικά αρχεία παρακολούθησης με τον επόπτη κάθε υπαλλήλου.
Υπολογίστε τον μέσο αριθμό των εργαζομένων στα βιβλία κατά την εξεταζόμενη περίοδο. Για παράδειγμα, αν εξετάζετε την απουσία από τον απολογισμό για το προηγούμενο οικονομικό έτος, υπολογίστε πόσοι υπάλληλοι ήταν στα βιβλία την πρώτη του μήνα κάθε μήνα. Προσθέστε τα στοιχεία αυτά μαζί και διαιρέστε τα με δώδεκα - τον αριθμό των μηνών - για να φτάσετε τον μέσο πληθυσμό των εργαζομένων κατά τη διάρκεια του έτους.
Πολλαπλασιάστε τον μέσο αριθμό των υπαλλήλων (Ε) κατά τον αριθμό των διαθέσιμων ημερών εργασίας (W) ή τις ώρες, εάν προτιμάτε να παρακολουθείτε την απουσία από τον εργαζόμενο σε ωριαίες προσαυξήσεις. Προσθέστε τον συνολικό αριθμό ημερών - ή ωρών - που χάθηκαν λόγω απουσιών κατά τη διάρκεια της προκαθορισμένης χρονικής περιόδου (Α). Χωρίστε αυτό το άθροισμα με τον αριθμό των εργαζομένων πολλαπλασιασμένο με το διαθέσιμο ωράριο εργασίας για να αποκτήσετε το συνολικό ποσοστό απουσίας, ως εξής: A / (E x W).
Εκτελέστε τον υπολογισμό απουσίας για διαφορετικές διαιρέσεις, ταξινομήσεις υπαλλήλων ή περιφερειακά γραφεία, για παράδειγμα. Παρακολουθήστε εάν το ποσοστό απουσίας σας δείχνει ένα ασυνήθιστα υψηλό επίπεδο απουσίας σε μια συγκεκριμένη περιοχή.
Εκτελέστε τακτικά τον υπολογισμό των απουσιών και συγκρίνετε την τάση με τα προηγούμενα αποτελέσματα για να διαπιστώσετε αν υπήρξε σημαντική αλλαγή.
Συμβουλές
-
Παρέχετε στους διαχειριστές και στους αναλυτές HR τον πλήρη ορισμό του κάθε τύπου άδειας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε ακριβή δεδομένα επειδή όλοι καταλαβαίνουν τι μετράται.
Προειδοποίηση
Μην προσπαθήσετε να συγκρίνετε τα αποτελέσματά σας με αυτά ενός άλλου οργανισμού ή του μέσου όρου της βιομηχανίας, εκτός αν είστε βέβαιοι ότι η μέθοδος υπολογισμού και οι τύποι αδειών που περιλαμβάνονται ήταν ίδιοι. Διαφορετικά, θα συγκρίνετε δύο εντελώς ξεχωριστές μετρήσεις και τα αποτελέσματα θα έχουν νόημα.
Να γνωρίζετε ότι ένας και μόνος υπάλληλος μπορεί να αποκρύψει σημαντικά τα αποτελέσματα, ειδικά σε μια μικρή ομάδα εργασίας. Προσδιορίστε - και εξετάστε την προβολή - ακραίες ανωμαλίες.
