Οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι ένας από τους τρόπους που στελέχη και εργαζόμενοι συγκεντρώνουν για να συζητήσουν τις επιχειρήσεις. Είτε είστε στην ίδια πόλη είτε διάσπαρτα σε ολόκληρο τον κόσμο, οι τηλεφωνικές κλήσεις καθιστούν εφικτή την προσέγγιση όλων σε ένα δωμάτιο, σε πραγματικό χρόνο. Υπάρχουν διάφορα βήματα που μπορείτε να κάνετε για να εξασφαλίσετε μια παραγωγική και ενημερωτική διάσκεψη.
Ημερήσια διάταξη
Αφού καθορίσετε την ώρα και την ημερομηνία για την κλήση συνδιάσκεψης, πρέπει να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα για να προετοιμαστείτε για τη συνάντηση. Εάν είστε ο ηγέτης του συνεδρίου, ολοκληρώστε μια ατζέντα για την κλήση συνδιάσκεψης και διανείμετε στους συμμετέχοντες, πολύ πριν την προγραμματισμένη ημερομηνία. Η ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία και την ώρα. Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε στην ημερήσια διάταξη τη ζώνη ώρας για τους ανθρώπους που μπορεί να βρίσκονται εκτός της τοποθεσίας σας. Η ημερήσια διάταξη θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης και σύντομη περιγραφή κάθε θέματος κατά σειρά προτεραιότητας, καθώς και τα ονόματα των ατόμων που είναι υπεύθυνα και ο προτεινόμενος χρόνος κατανομής για κάθε θέμα. Εάν η διάσκεψη απαιτεί προετοιμασία πριν από τη συνάντηση, ορίστε σαφώς αυτές τις απαιτήσεις στην ημερήσια διάταξη.
Διάσκεψη
Δοκιμάστε τις γραμμές σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ενεργή και σαφή σύνδεση. Εάν χρησιμοποιείτε ασύρματο τηλέφωνο, βεβαιωθείτε ότι το τηλέφωνο είναι πλήρως φορτισμένο πριν από τη σύσκεψη. Φτάστε στο συνέδριο τουλάχιστον πέντε λεπτά νωρίτερα.
Εάν είστε παρευρισκόμενος, θα λάβετε έναν αριθμό διάσκεψης από τον ηγέτη σας. Καλέστε τη γραμμή συνδιάσκεψης. Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον αριθμό της διάσκεψης σας. Αφού εισαγάγετε τον αριθμό, θα σας ζητηθεί να αναφέρετε το όνομά σας. Αναφέρετε σαφώς το επώνυμό σας. Μπορεί να χρειαστεί να πατήσετε το πλήκτρο λιβρών (#). Αφού ολοκληρώσετε αυτή τη διαδικασία, το σύστημα θα σας πει ότι συμμετέχετε στο συνέδριο και σας συμβουλεύουμε για το πόσοι άνθρωποι παρακολουθούν αυτή τη στιγμή. Αν έχετε φθάσει στον αρχηγό, θα τεθεί σε κατάσταση κράτησης μέχρι να φτάσει ο ηγέτης.
Εισαγωγές
Ακούστε πριν μιλήσετε. Εάν ο ηγέτης έφτασε αλλά δεν έχει ξεκινήσει ακόμα τη συνάντηση, μπορεί να ακούσετε μια λεπτή συνομιλία. Με ευχάριστη φωνή, πείτε γεια και εισάγετε τον εαυτό σας. Τοποθετήστε το τηλέφωνό σας σε σίγαση μέχρι να ξεκινήσει η σύσκεψη. Εάν δεν διαθέτετε κουμπί σίγασης, χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες σίγασης που παρέχονται από τη γραμμή διάσκεψης.
Όταν ξεκινήσει η σύσκεψη, ο ηγέτης σας θα λάβει κλήση με ονομαστική κλήση. Όταν ο ηγέτης αποκαλεί το όνομά σας, αναγνωρίστε την παρουσία σας με έναν σαφή και επαγγελματικό τρόπο, όπως "Ναι, είμαι εδώ" ή "Γεια σας. Ο αρχηγός μπορεί να σας ζητήσει να αναγνωρίσετε εν συντομία τους άλλους συμμετέχοντες. Εάν ναι, δηλώστε το όνομά σας και δώστε μια επισκόπηση 20 με 25 δευτερόλεπτα για την εργασία σας, καθώς σχετίζεται με την κλήση. Μείνετε σύντομοι, μιλήστε καθαρά και παραμείνετε επαγγελματίες.
