Η ανάπτυξη ή η βελτίωση μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας μπορεί να είναι μια δύσκολη επιχείρηση, είτε δημιουργείτε μια ιστοσελίδα είτε σχεδιάζετε μια επιχείρηση κατασκευής είτε οργανώνετε το εργατικό δυναμικό της επιχείρησής σας. Τα διαγράμματα ροής είναι ένας τρόπος για την οπτική παρουσίαση κάθε βήματος μιας διαδικασίας και της ακολουθίας στα οποία πρέπει να εκτελεστούν τα βήματα. Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ενός διαγράμματος ροής για να δημιουργήσετε έναν οπτικό χάρτη, μπορείτε συχνά να αναπαριστάτε μια διαδικασία με μεγαλύτερη σαφήνεια από ό, τι οι περιγραφές κειμένων μπορούν να παρέχουν μόνοι σας.
Σύμβολα διαγράμματος ροής
Κάθε σύμβολο σε ένα διάγραμμα ροής προσδιορίζει ένα συγκεκριμένο βήμα ή ενέργεια που πρέπει να εκτελεστεί. Μια σύντομη περιγραφή μέσα σε κάθε σύμβολο εξηγεί τι πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα, ένα ορθογώνιο σε ένα διάγραμμα ροής μιας διαδικασίας απογραφής μπορεί να λέει: "Διανομή φύλλων αρίθμησης". Τα σύμβολα είναι τυποποιημένα. Ένα ορθογώνιο δείχνει ένα συγκεκριμένο βήμα. Οι ετικέτες στην αρχή και στο τέλος του διαγράμματος ροής δείχνουν πού αρχίζει και σταματά. Τα ορθογώνια με στρογγυλεμένα άκρα σημαίνουν ότι τα δεδομένα πρέπει να εισάγονται, να ανακαλούνται ή να αποθηκεύονται. Υπάρχουν επίσης εξειδικευμένα σύμβολα για συγκεκριμένους τύπους διαγραμμάτων ροής, όπως αυτά που χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό λογισμικού, τον προγραμματισμό των διαδικασιών εργασίας, τον έλεγχο και τη λογιστική.
Διαμάντια απόφασης
Οι σύνθετες διαδικασίες περιλαμβάνουν πάντα εναλλακτικές διαδρομές. Η διαδρομή που ακολουθείται εξαρτάται από κάποια κατάσταση. Για παράδειγμα, η διαδικασία πραγματοποίησης ενός καταλόγου περιλαμβάνει επιλογές για να συνεχίσετε να μετράτε ένα στοιχείο ή να προχωρήσετε στο επόμενο στοιχείο όταν ολοκληρώσετε την καταμέτρηση του τρέχοντος στοιχείου. Αυτά τα σημεία λήψης υποδεικνύονται με σύμβολα σε σχήμα διαμαντιού. Η ετικέτα στο σύμβολο μπορεί να λέει: "Έληξε μέτρηση;" και περιλαμβάνει βέλη που δείχνουν εναλλακτικά βήματα ανάλογα με την απάντηση.
Ενδείξεις παραγγελίας
Η χρησιμότητα ενός διαγράμματος ροής έγκειται στο γεγονός ότι κάθε βήμα συνδέεται με προηγούμενα και επόμενα βήματα με λογική σειρά. Τα βέλη χρησιμοποιούνται για να δείξουν το επόμενο βήμα. Μερικές φορές ένα σημείο απόφασης απαιτεί την επιστροφή σε ένα προηγούμενο βήμα. Σε αυτήν την περίπτωση, ένα βέλος επιστρέφει στο αντίστοιχο προηγούμενο σύμβολο. Άλλες αποφάσεις μπορεί να απαιτούν παράκαμψη ή άλμα σε μια εργασία που βρίσκεται αλλού στο διάγραμμα ροής. Αυτά τα άλματα υποδεικνύονται από συνδέσμους. Ένα σύμβολο συνδετήρα είναι ένας κύκλος με μια ετικέτα που σας λέει πού να πάτε στη συνέχεια.
Δημιουργία διαγράμματος ροής
Ένα διάγραμμα ροής μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το διάγραμμα οποιασδήποτε διαδικασίας, αλλά όλα χρησιμοποιούν ορισμένα τυποποιημένα σύμβολα όπως τα ορθογώνια και τα σχήματα διαμαντιών που αναφέρθηκαν προηγουμένως. Αυτή η τυποποίηση είναι σημαντική επειδή επιτρέπει στους αναγνώστες να ακολουθούν το διάγραμμα ροής εύκολα και με ακρίβεια. Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής, ξεκινήστε με τη διαδικασία που θέλετε να χαρτογραφήσετε και σπάστε την σε βήματα. Για ένα απόθεμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτόν τον κατάλογο: διανείμετε τα φύλλα μετρήσεων, μετρήστε το απόθεμα και, στη συνέχεια, συλλέξτε και συμπληρώστε τα φύλλα μέτρησης. Στη συνέχεια, μεταβείτε σε κάθε βήμα και σπάστε το σε πιο συγκεκριμένα βήματα. Χρησιμοποιήστε τυποποιημένα σύμβολα και υποδείξτε σημεία λήψης αποφάσεων και άλλες ειδικές λειτουργίες. Συνεχίστε να εξετάζετε κάθε βήμα και να το καταργείτε μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία σε μια λογικά συνδεδεμένη σειρά απλών ενεργειών.
