Η προβολή των κλήσεων είναι μια τέχνη. Όχι μόνο θα πρέπει να γνωρίζετε ποιες κλήσεις θα εμφανίζονται στην οθόνη και ποιες να πραγματοποιήσετε, αλλά πρέπει να έχετε αρκετή φινέτσα για να επανακατευθύνετε με χαριτωμένο τρόπο τις κλήσεις ή να ζητήσετε από τον καλούντα να δοκιμάσει ξανά αργότερα. Οι δεξιότητες που απαιτούνται για αυτή την εργασία περιλαμβάνουν τη δυνατότητα να λαμβάνετε λεπτομερή μηνύματα και να παραμένετε αρκετά οργανωμένα για να αρχειοθετήσετε, να παρακολουθήσετε ή να διανείμετε αποτελεσματικά αυτά τα μηνύματα.
Λάβετε σχετικές πληροφορίες
Όταν απαντήσετε σε μια κλήση, λάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες από τον καλούντα. Σημειώστε το όνομα και την εταιρεία του καλούντος και το όνομα του ατόμου που τηλεφωνεί. Προσπαθήστε να προσδιορίσετε τη φύση της κλήσης. Απλά ρωτήστε, "Μπορώ να πω στον κ. X τη φύση της κλήσης σας;" Αυτό σας βοηθά να προσδιορίσετε αν ο κ. Χ θα θέλει να πάρει την κλήση.
Κάντε σοφές κλήσεις κρίσης
Εάν γνωρίζετε ότι ο κ. Χ δεν λαμβάνει κλήσεις από δικηγόρους, μπορείτε να ενημερώσετε ευγενικά τον καλούντα καλώντας αυτόν και να ολοκληρώσετε με ευγένεια την κλήση. Εάν λάβετε μια κρύα κλήση από έναν συνεργάτη, ρωτήστε τον κ. X αν θέλει να πάρει την κλήση. Αν δεν το κάνει, τότε ευγενικά λέει ότι ο κ. Χ δεν είναι διαθέσιμος και λαμβάνει ένα λεπτομερές μήνυμα.
Μην κάνετε κενές υποσχέσεις
Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν το άτομο που τηλεφωνεί θα επιστρέψει μια κλήση, μην χρειαστεί να υποσχεθείτε μια τέτοια κλήση επιστροφής. Απλά θυμηθείτε κατά την εξέταση των κλήσεων ότι η εργασία σας είναι να πάρετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες από τον καλούντα. Αυτό που συμβαίνει πέρα από αυτό το σημείο δεν είναι ανησυχία σας. Ο έλεγχος κλήσεων περιλαμβάνει απλά τη χρήση προ-εγκεκριμένων καλούντων και τη λήψη μηνυμάτων για όλους τους άλλους.
