Τα περισσότερα λογιστικά συστήματα προσφέρουν αναφορές παλαίωσης A / P (λογαριασμών πληρωτέων) για να βοηθήσουν τους διαχειριστές να ελέγξουν τις τρέχουσες υποχρεώσεις. Αυτή η αναφορά δείχνει τι οφείλει μια εταιρεία, σε ποιον και για πόσο καιρό. Όταν τα μετρητά είναι σφιχτά, είναι συνηθισμένο να προγραμματίζετε τις πληρωμές λογαριασμών ανάλογα με το πότε οφείλονται και να μην πληρώνετε όλους τους λογαριασμούς ταυτόχρονα.
Σημασία
Μια έκθεση ηλικίας A / P όχι μόνο βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται ταμειακές ροές, αλλά και τους επιτρέπει να επωφεληθούν από τις εκπτώσεις πρώτης πληρωμής. Αυτή η δημοφιλής αναφορά περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες, τις οποίες η διοίκηση μπορεί να χρησιμοποιήσει για τον εντοπισμό σφαλμάτων και αποκλίσεων. Το σύνολο σε μια έκθεση γήρανσης αντιπροσωπεύει συνήθως τη συνολική τρέχουσα υποχρέωση μιας επιχείρησης και πρέπει να ταιριάζει με το οφειλόμενο υπόλοιπο στο γενικό βιβλίο. Για παράδειγμα, εάν μια αναφορά γήρανσης δείχνει ότι οφείλεται ποσό 200 ευρώ, αυτό το ποσό πρέπει να βρίσκεται και στο γενικό βιβλίο. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, απαιτείται έρευνα για να εντοπιστούν τα προβλήματα και να διορθωθούν.
Μορφές
Οι εκθέσεις γήρανσης μπορούν να συνταχθούν από τον πωλητή, τις ημερομηνίες τιμολόγησης, τις ημερομηνίες πληρωμής και άλλες μορφές. Το πιο κοινό στυλ δείχνει τα ονόματα των πωλητών στα δεξιά και τέσσερις στήλες που ονομάζονται "εντός 30 ημερών", "μεταξύ 30 και 60 ημερών", "μεταξύ 61 και 90 ημερών" και "άνω των 90 ημερών". Οι αριθμοί τοποθετούνται μέσα σε αυτές τις στήλες, ανάλογα με το πόσο παραμένει ένας λογαριασμός.Συνήθως αυτή η αναφορά περιέχει μια "ολική" στήλη στα δεξιά, όπου όλοι οι αριθμοί στηλών προστίθενται και υπολογίζεται μια συνολική υποχρέωση
Ανάλυση
Εκτός από την εγγύηση ότι οι λογαριασμοί πληρώνονται εγκαίρως, οι διαχειριστές χρησιμοποιούν την αναφορά A / P γήρανσης για να αναλύσουν τις ταμειακές ροές και τον τρόπο με τον οποίο οι υποχρεώσεις σχετίζονται με τα αποθέματα και το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Οι οικονομικοί δείκτες μπορούν να βοηθήσουν στην ανάλυση, όπως ο λόγος "ημέρες πληρωτέος", ο οποίος υπολογίζεται διαιρώντας τους μέσους λογαριασμούς πληρωτέους με το κόστος των αγαθών που πωλούνται ημερησίως. Όταν ο λόγος αυτός είναι πολύ χαμηλός ή πολύ υψηλός, ήρθε η ώρα να αναλύσουμε τη γήρανση και να βρούμε περιοχές που θα μπορούσαν να βελτιωθούν.
Σκέψεις
Προκειμένου οι εκθέσεις γήρανσης να παρέχουν σημαντικές πληροφορίες, τα δεδομένα που καταχωρούνται στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να είναι ακριβή. Βεβαιωθείτε ότι οι προηγούμενες περίοδοι είναι κλειστές για να αποτρέψετε την απόσπαση καταχωρήσεων σε λανθασμένες περιόδους στο παρελθόν. Επίσης, αναζητήστε διπλότυπα στο κύριο αρχείο πληρωτέων λογαριασμών, ένα κοινό πρόβλημα σε αυτόν τον τομέα, όπου μπορεί να έχει εισαχθεί ένας πωλητής περισσότερες από μία φορές. Ορισμένα συστήματα επιτρέπουν στους προμηθευτές να συγχωνευθούν εύκολα, διορθώνοντας την αλληλεπικάλυψη των προβλημάτων αρχείων. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία, εάν είναι διαθέσιμη, επειδή η εναλλακτική λύση είναι να μεταφέρετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, κάτι που δεν είναι αποτελεσματική διαδικασία.
