Οι όροι "λογιστής" και "λογιστικός υπάλληλος" συχνά χρησιμοποιούνται εναλλακτικά στην επιχείρηση. Τα καθήκοντα ενός λογιστή και ενός γραμματέα μπορούν να διαφέρουν πολύ από την εταιρεία στην εταιρεία. Ωστόσο, ένας λογιστής συχνά αναφέρεται σε έναν ανεξάρτητο εργολάβο που κρατά τα βιβλία για πολλές εταιρείες, ενώ ένας υπάλληλος λογιστικής εργάζεται μόνο για μία επιχείρηση.
Ορολογία
Δεν υπάρχει ένας ορισμός του "λογιστή" ή "λογιστής γραφείου". Και οι δύο όροι αναφέρονται σε κάποιον με οικονομικές δεξιότητες που καταγράφει συναλλαγές για μια επιχείρηση και προετοιμάζει οικονομικές εκθέσεις που συνοψίζουν τις συναλλαγές αυτές. Στην πράξη, ένας λογιστής είναι συχνά ένας εξωτερικός προμηθευτής που παρέχει υπηρεσίες με μερική απασχόληση σε μικρές επιχειρήσεις. Ένας υπάλληλος λογιστικής είναι συχνά μια θέση πλήρους απασχόλησης σε μια μεγαλύτερη εταιρεία. Οι υπάλληλοι λογιστών μπορούν να κάνουν όλες τις εργασίες βιβλίων για μια εταιρεία ή να ειδικεύονται σε μια συγκεκριμένη περιοχή.
Υποχρεώσεις του λογιστή
Ένας λογιστής που εργάζεται για μια μικρή επιχείρηση αναφέρει συχνά απευθείας στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Συχνά κάνει τα πάντα από την ημερήσια αναφορά συναλλαγών μέχρι την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων στο τέλος κάθε μήνα. Ένας λογιστής κάνει τη χρέωση για την εταιρεία και συχνά επεξεργάζεται τις αποδείξεις πληρωμής και εκδίδει εκκρεμείς καταστάσεις λογαριασμού. Για να διασφαλιστεί ότι όλες οι συναλλαγές που εμφανίζονται στην τραπεζική δήλωση καταγράφονται, ο λογιστής συμβιβάζει τις τιμές στην τραπεζική κατάσταση με εκείνες που καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα.
Καθήκοντα γραμματέα
Ένας υπάλληλος λογιστικής λειτουργεί συχνά υπό την επίβλεψη ενός ηγέτη λογιστή και εργάζεται άμεσα για την εταιρεία με την ιδιότητα του εργαζομένου. Ο υπάλληλος επικεντρώνεται στην καθημερινή αναφορά συναλλαγών, όπως η λογιστική καταμέτρηση των εξόδων, των μικρών μετρητών και των χρηματικών εισπράξεων. Ο λογιστικός υπάλληλος παρακολουθεί επίσης τους πληρωτέους λογαριασμούς και τους εισπρακτέους λογαριασμούς για να προειδοποιήσει τον λογιστή για το πότε πρέπει να πληρώσει τους λογαριασμούς και πότε να διεκπεραιώσει τις εισπράξεις από πελάτες. Ενώ ο λογιστικός υπάλληλος παράγει συχνά ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο στο τέλος κάθε μήνα, συνήθως είναι ο λογιστής που προετοιμάζει τις οικονομικές καταστάσεις που θα διανεμηθούν εξωτερικά.
Η διαδικασία λογιστικής ολοκλήρωσης του έτους
Στο τέλος της εταιρικής χρήσης, υπάρχουν διάφορα ειδικά λογιστικά καθήκοντα που δεν εμφανίζονται σε άλλες χρονικές στιγμές του έτους. Η ευθύνη για αυτά τα καθήκοντα μπορεί να εμπίπτει είτε στον λογιστή / λογιστή είτε στον κύριο λογιστή, ανάλογα με την οργανωτική δομή της εταιρείας. Τα καθήκοντα που έληξαν στο τέλος του έτους περιλαμβάνουν τη δημιουργία συσσωρευμένων συναλλαγών για την κάλυψη δαπανών που ανήκουν στο τρέχον έτος αλλά δεν έχουν ακόμη χρεωθεί. Εάν η εταιρεία είναι ενσωματωμένη, οι φορολογικές υποχρεώσεις πρέπει να υπολογίζονται και να καταχωρούνται στα βιβλία. Επίσης, τα αποτελέσματα οποιουδήποτε ετήσιου απολογισμού θα προσαρμόσουν το απόθεμα και το κόστος των αγαθών που πωλήθηκαν. Οι οριστικές οικονομικές καταστάσεις θα παρέχονται στους ιδιοκτήτες και τους επενδυτές της εταιρείας και θα μπορούν να διανέμονται σε εξωτερικούς χρήστες, όπως οι τράπεζες και άλλοι πιστωτές.
