Τα συστήματα αποθέματος περιέχουν λεπτομερή αρχεία των προϊόντων, των ποσοτήτων και των αποθεμάτων των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Ο πρωταρχικός σκοπός ενός συστήματος απογραφής είναι να τηρεί ακριβές αρχείο αποθεμάτων. Οι λόγοι για τη διατήρηση ακριβών αρχείων καταγραφής περιλαμβάνουν την οικονομική λογιστική, την εκπλήρωση των εντολών πελατών, την ανανέωση των αποθεμάτων και τη διατήρηση της δυνατότητας εντοπισμού συγκεκριμένου στοιχείου.
Απογραφή επί του Ισολογισμού
Ο κύριος λόγος για τη διατήρηση ενός συστήματος απογραφής είναι η διατήρηση ακριβών αρχείων των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Για κάθε εταιρεία, το απόθεμα αποτελεί επένδυση. Το υπόλοιπο αυτής της επένδυσης εμφανίζεται στον ισολογισμό. Για να συμμορφωθούν με τα κυβερνητικά πρότυπα για την ακρίβεια της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, οι εταιρείες υποχρεούνται να διασφαλίζουν ότι τα υπόλοιπα των αποθεμάτων που αναφέρονται στον ισολογισμό αντικατοπτρίζουν την πραγματική αξία των αποθεμάτων.
Ακρίβεια αποθέματος για αναπλήρωση αποθεμάτων
Διατηρώντας ένα ακριβές αρχείο των αποθεμάτων, το σύστημα ανανέωσης αποθεμάτων του καταστήματος θα διατηρήσει τα επιθυμητά επίπεδα αποθέματος. Καθώς τα παπούτσια αγοράζονται και σαρώνονται εκτός αποθέματος, το σύστημα ανανέωσης του αποθέματος τοποθετεί παραγγελίες εκ νέου αποθεματοποίησης από το κέντρο διανομής. Όταν το απόθεμα δεν είναι ακριβές, το σύστημα απογραφής ενδέχεται να πιστεύει λανθασμένα ότι το απόθεμα είναι σε ετοιμότητα. Αυτή η ανακρίβεια του αποθέματος αναγκάζει το σύστημα ελέγχου αποθεμάτων να μην ανακατατάξει τις απαραίτητες προμήθειες και μπορεί να οδηγήσει σε αποθέματα και απώλειες πωλήσεων.
Απογραφή υποστήριξης πωλήσεων
Οι εταιρείες επενδύουν σε αποθέματα για να κάνουν το προϊόν άμεσα διαθέσιμο για να καλύψει τη ζήτηση των πελατών. Φανταστείτε την αγορά σε ένα κατάστημα υποδημάτων που δεν έχει υποδήματα σε απόθεμα. Οι πελάτες θα εγκαταλείψουν το κατάστημα, οι πωλήσεις θα πέσουν και το κατάστημα θα κλείσει. Μέσω της σωστής συντήρησης του συστήματος απογραφής, το κατάστημα διατηρεί ακριβή αρχεία απογραφής, τα οποία με τη σειρά του διατηρούν τα ράφια που είναι εφοδιασμένα με τα τελευταία στυλ και μεγέθη που χρειάζονται οι πελάτες. Για να διασφαλιστεί η ακρίβεια του συστήματος απογραφής, το προσωπικό πρέπει να πραγματοποιήσει σωστή συναλλαγή με όλα τα αποθέματα αποθεμάτων, τις επιστροφές και τις πωλήσεις στο σύστημα απογραφής.
Εντοπισμός αποθέματος
Η διατήρηση ακριβών θέσεων αποθεμάτων στο σύστημα απογραφής επιτρέπει στους υπαλλήλους να μεταβούν γρήγορα σε έναν συγκεκριμένο κάδο αποθήκευσης για να βρουν το απαραίτητο προϊόν. Φανταστείτε στο πίσω μέρος του καταστήματος παπουτσιών υπάρχουν 10.000 ζευγάρια παπουτσιών. Εάν το απόθεμα δεν είναι αποθηκευμένο και υπολογίζεται με ακρίβεια, πώς θα μπορούσε ένας εργαζόμενος να βρει ένα συγκεκριμένο ύφος και το μέγεθος του παπουτσιού για έναν πελάτη; Η οργάνωση και η διατήρηση ακριβών αρχείων του προϊόντος, η ποσότητα στο χέρι και η θέση αποθήκευσης επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν γρήγορη πρόσβαση στο απόθεμα.
