Οι εταιρείες δημιουργούν ένα πρόγραμμα εισπρακτέων λογαριασμών ως τρόπο παρακολούθησης των ποσών και των προθεσμιών των πελατών με πιστωτικούς λογαριασμούς. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αφορούν τους λογαριασμούς στους οποίους η εταιρεία προσφέρει πίστωση. Αυτοί οι πελάτες πραγματοποιούν αγορές από την εταιρεία και πληρώνουν τους λογαριασμούς σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Τα περισσότερα χρονοδιαγράμματα των εισπρακτέων λογαριασμών σχεδιάζονται ως χρονοδιαγράμματα γήρανσης. Ένα χρονοδιάγραμμα γήρανσης αναφέρει το όνομα κάθε πελάτη, το υπόλοιπο και μια ανάλυση που δείχνει εάν τα ποσά είναι τρέχοντα ή ληξιπρόθεσμα.
Ανοίξτε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου. Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα των εισπρακτέων λογαριασμών είναι χρησιμοποιώντας ένα έγγραφο υπολογιστικού φύλλου. Ονομάστε το έγγραφο και αποθηκεύστε το.
Προετοιμάστε την επικεφαλίδα. Στην κορυφή του εγγράφου θα πρέπει να περιλαμβάνεται ο τίτλος της έκθεσης όπως "Πρόγραμμα γήρανσης εισπρακτέων λογαριασμών". Κάτω από τον τίτλο, πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας και κάτω από αυτό, συμπεριλάβετε την ημερομηνία του προγράμματος.
Εισαγάγετε τίτλους στηλών. Ένα χρονοδιάγραμμα εισπρακτέων λογαριασμών περιέχει συνήθως έξι στήλες. Από τα αριστερά προς τα δεξιά, οι τίτλοι των στηλών είναι: "Όνομα Πελάτη", "Συνολικός Εισπρακτέος Λογαριασμός", "Τρέχων", "1-30 Ημέρες Παρελθούσα Λήξη", "31-60 Ημέρες Παρελθούσα Λήξη" και ""
Αποκτήστε το βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών τρεχουσών συναλλαγών. Αυτό το βιβλίο είναι μια θυγατρική βιβλιοθήκη που περιέχει όλους τους λογαριασμούς εισπρακτέους λογαριασμούς και τις συναλλαγές. Περιλαμβάνει όλες τις χρεώσεις που γίνονται στους λογαριασμούς, όλες τις πληρωμές, τα τρέχοντα υπόλοιπα κάθε λογαριασμού και τις πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία λήξης.
Μεταφέρετε τα στοιχεία των λογαριασμών. Από το βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών, αρχίστε με τον πρώτο πελάτη εισάγοντας το όνομα του πελάτη στο υπολογιστικό φύλλο και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Ξεχωρίστε το συνολικό οφειλόμενο ποσό τοποθετώντας τα ποσά στις σωστές κατηγορίες. Για παράδειγμα, αν η Sue's Catering οφείλει συνολικά 500 $, τοποθετήστε το ποσό κάτω από το "Total Accounts Receivable". Από το ποσό αυτό, τα $ 100 είναι σήμερα οφειλόμενα και τα $ 400 είναι 45 ημέρες καθυστέρηση. Τα $ 100 τοποθετούνται στη στήλη με τίτλο "Τρέχουσα" και τα $ 400 τοποθετούνται στη στήλη με τίτλο "31-60 Ημέρες Παρελθούσα Λήξη".
Επαναλάβετε αυτό το βήμα για όλους τους λογαριασμούς εισπρακτέους λογαριασμούς. Αφού συμπληρωθούν όλοι οι λογαριασμοί στο υπολογιστικό φύλλο, υπολογίστε τα σύνολα για κάθε στήλη. Η στήλη με την ένδειξη "Σύνολο απαιτήσεων" θα πρέπει να είναι ίση με το συνδυασμένο σύνολο των άλλων τεσσάρων στηλών. Τοποθετήστε τα σύνολα για κάθε στήλη στην κάτω σειρά του υπολογιστικού φύλλου.
