Λογιστική διαχείρισης είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε μια επιχείρηση. Χρησιμοποιείται συνήθως από τα ανώτερα στελέχη και στελέχη της επιχείρησης για να τους βοηθήσει να λάβουν στρατηγικές αποφάσεις σχετικά με συγκεκριμένα τμήματα, γραμμές προϊόντων ή την επιχείρηση στο σύνολό της. Αυτοί οι λογαριασμοί συνήθως προετοιμάζονται κάθε μήνα και σας δίνουν ένα στιγμιότυπο της κατάστασης της εταιρείας που είναι ενημερωμένη. Περιλαμβάνουν βασικούς δείκτες απόδοσης σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Υπάρχει ένα μεγάλο μυστικό για την προετοιμασία λογαριασμών διαχείρισης: η ακρίβεια με τα δεδομένα σας. Μόλις έχετε έναν προϋπολογισμό που είναι ενημερωμένος για κάθε βραχίονα και λειτουργία του οργανισμού, εξετάζετε τα ιστορικά δεδομένα της εταιρείας για να μάθετε πώς συγκρίνονται αυτά τα δεδομένα με τις προβλέψεις και τον προϋπολογισμό. Αυτό θα σας βοηθήσει να κάνετε δύο πράγματα ταυτόχρονα. Από τη μία πλευρά, θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε μια ανεπιθύμητη τάση προτού να πάει πολύ μακριά και να γίνει σχεδόν αδύνατο να τον ελέγξετε. Από την άλλη πλευρά, θα επιβεβαιώσει εάν η επιχείρηση είναι γενικά σε καλό δρόμο όταν πρόκειται για την επίτευξη των οικονομικών και επιχειρησιακών στόχων της.
Η λογιστική αντιμετώπιση των λογαριασμών διαχείρισης
Το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι η λογιστική σας είναι ενημερωμένη. Όλες οι εισροές και εκροές πρέπει να καταγράφονται σωστά. Θα μπορούσατε να το κάνετε αυτό με διάφορους τρόπους, όπως μια συγκεκριμένη σειρά προϊόντων ή ένα συγκεκριμένο τμήμα Μπορείτε να αναζητήσετε τη βοήθεια λογισμικού οικονομικής διαχείρισης για να διευκολύνετε τη διαδικασία αν είστε μικρή επιχείρηση. Για μια μεγαλύτερη επιχείρηση, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων. Αυτό θα περιλαμβάνει επίσης τη θέσπιση των κατάλληλων πολιτικών για τη διασφάλιση ακριβούς και ακριβούς λογιστικής και ενός μηνιαίου δείγματος χρηματοοικονομικής έκθεσης που θα καθοδηγεί την προετοιμασία των εκθέσεων. Πρέπει να υπάρχει προϋπολογισμός που καταρτίζεται από κάθε υπηρεσία και αναφέρει για κάθε περίοδο τις οικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν κατά την περίοδο αυτή.
Αναφορές σχετικά με τις δαπάνες
Μόλις οι αναφορές είναι τόσο ακριβείς όσο μπορούν, συγκεντρώστε όλες τις εκθέσεις σχετικά με τις δαπάνες της επιχείρησης. Θα πρέπει να ελέγξετε όλες τις αγορές από όλα τα τμήματα σε μια δεδομένη περίοδο, ανεξάρτητα από το αν ήταν πιστωτικά ή όχι. Κάθε τμήμα θα πρέπει επίσης να έχει λεπτομερή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο δαπανώνται τα χρήματά του για πράγματα όπως πληρωτέοι λογαριασμοί, είδη γραφείου, συντήρηση, μπόνους και μισθούς.
Εκθέσεις σχετικά με τα έσοδα
Θα πρέπει επίσης να συγκεντρώνετε εκθέσεις σχετικά με το εισόδημα που έχει λάβει η επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων εσόδων από πωλήσεις, επενδύσεις και εισπρακτέους λογαριασμούς. Συγκεντρώστε τις λεπτομέρειες από το τμήμα πωλήσεων, συμπεριλαμβανομένης της πώλησης κάθε προϊόντος και των εσόδων από κάθε λεωφόρο πωλήσεων. Χρησιμοποιήστε ένα φύλλο εργασίας εισπρακτέων λογαριασμών. Πρέπει να ξέρετε πώς η επιχείρηση παράγει τα έσοδά της και πόσο κερδοφόρα τα έσοδα είναι σύμφωνα με τη λεωφόρο των πωλήσεων, την τοποθεσία και το ίδιο το προϊόν.
Φέρνοντας όλους μαζί
Μόλις έχετε όλες αυτές τις πληροφορίες, συγκεντρωθείτε σε μια ολοκληρωμένη αναφορά που καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση. Οι εκθέσεις κάθε τμήματος πρέπει να συγκριθούν με τις προβλέψεις και τους προϋπολογισμούς τους και η έκθεση για ολόκληρο τον οργανισμό πρέπει να συγκριθεί με τον προϋπολογισμό και τις προβλέψεις ολόκληρου του οργανισμού.
Θα πρέπει επίσης να συγκρίνετε τις εκθέσεις για τις δαπάνες και τα έσοδα με τα τραπεζικά αρχεία για να συμβιβάσετε τα δύο. Αυτό γίνεται για να διασφαλίσετε ότι οι αναφορές σας είναι ακριβείς. Οποιαδήποτε ασυμφωνία στους λογαριασμούς διαχείρισης θα υποδεικνύει ακατάλληλη λογιστική, η οποία μπορεί μερικές φορές να σημαίνει ότι κάποια παράνομη δραστηριότητα βρίσκεται σε εξέλιξη.
