Ένα διοικητικό συμβούλιο απαιτεί από τη διοίκηση να του αναφέρει όλες τις σχετικές πληροφορίες ενός οργανισμού σε ένα συνοπτικό και εύχρηστο μορφότυπο. Θα χρειαστεί να αναφέρετε την οικονομική υγεία του οργανισμού και να μοιραστείτε τα σχέδιά σας με το διοικητικό συμβούλιο.
Προετοιμάστε όλα τα απαραίτητα έγγραφα και δώστε ένα αντίγραφο σε κάθε μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Τουλάχιστον πρέπει να παρέχετε στο διοικητικό συμβούλιο δημοσιονομικό δελτίο και έκθεση διαχείρισης, σημειώνοντας οτιδήποτε ασυνήθιστο συνέβη. Το δημοσιονομικό δελτίο δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα.
Ελέγξτε τα πρακτικά από την τελευταία συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Αν υπάρχουν στοιχεία από την τελευταία συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου που αναμένουν ψήφισμα, απευθυνθείτε σε αυτή τη στιγμή. Διαφορετικά, θα πρέπει να αφιερώσετε πολύ λίγο χρόνο στην αναθεώρηση των πρακτικών από την τελευταία συνεδρίαση.
Δώστε μια επισκόπηση του τι συνέβη στον οργανισμό από την τελευταία φορά που συνεδρίασε το συμβούλιο ή την τελευταία φορά που αναφέρατε στο συμβούλιο. Μην αφιερώνετε περιττό χρόνο σε πτυχές του οργανισμού που λειτουργούν κανονικά. Θα πρέπει να περάσετε μόνο μια πρόταση ή δύο για τις δραστηριότητες της οργάνωσης που δεν είναι εξαιρετικές με κανέναν τρόπο.
Συγκρίνετε τι σχεδιάστηκε με αυτό που πραγματικά συνέβη. Αναφέρετε τυχόν αποκτήσεις περιουσιακών στοιχείων ή νέων περιουσιακών στοιχείων, ζητήματα εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων σχετικών νέων προσλήψεων ή τερματισμών και νέων προγραμμάτων, υπηρεσιών ή προϊόντων. Μην αφήνετε τα αρνητικά αποτελέσματα.
Διανέμουν και αναθεωρούν τις οικονομικές καταστάσεις. Δώστε έμφαση στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου των συνολικών κερδών ή ζημιών του οργανισμού σας. Αν υπάρχουν σημαντικές αποκλίσεις από τις προβλέψεις, δώστε μια συνοπτική εξήγηση.
Περιγράψτε τα σχέδιά σας για το μέλλον του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης μιας ευρείας επισκόπησης της προβλεπόμενης ανάπτυξης, των εσόδων, των νέων έργων και της ανάπτυξης των εργαζομένων.
Ζητήστε τις παρατηρήσεις του συμβουλίου μέσω μιας συνόδου ερωτήσεων και απαντήσεων. Ρωτήστε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εάν κατανοήσουν την προβλεπόμενη ανάπτυξη του οργανισμού και ποιες είναι οι συστάσεις τους. Αυτήν τη στιγμή, θα πρέπει επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία για την επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, αν είναι δυνατόν.
