Οι επιχειρήσεις που διαθέτουν απογραφή πρέπει να λογοδοτούν για απώλειες αποθεμάτων στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου. Οι απώλειες αποθεμάτων οφείλονται σε πράγματα όπως κλοπή, παρωχημένα εμπορεύματα και σπασμένα ή κατεστραμμένα αγαθά. Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να λαμβάνουν μια πραγματική αρίθμηση φυσικού αποθέματος όλων των εμπορευμάτων τουλάχιστον μια φορά το χρόνο και στη συνέχεια να προβούν σε προσαρμογή στο απόθεμα με βάση την απώλεια που ανακαλύφθηκε.
Μέθοδοι Απογραφής
Οι εταιρείες με απογραφή χρησιμοποιούν μία από τις δύο κοινές μεθόδους για να υπολογίσουν το απόθεμα: την περιοδική μέθοδο ή την αέναη μέθοδο. Η περιοδική μέθοδος καταγράφει όλα τα αποθέματα σε ένα λογαριασμό, όπου παραμένουν μέχρι να ληφθεί ένας φυσικός απολογισμός απογραφής. Όταν συμβεί αυτό, ο λογαριασμός αποθέματος πιστώνεται για τη διαφορά. Η διαρκή μέθοδος είναι μια μηχανογραφημένη μέθοδος που καταγράφει όλα τα αποθέματα όταν αγοράζονται και καθώς πωλούνται, το απόθεμα πιστώνεται αμέσως εκτός λογαριασμού.
Μέθοδοι πωλήσεων
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν διαφορετικούς τύπους μεθόδων για να λογοδοτούν για την πώληση αποθέματος. Ο ένας είναι ο πρώτος, ο πρώτος, ή ο FIFO. Αυτό σημαίνει ότι το πρώτο απόθεμα που αγοράσατε είναι το πρώτο απόθεμα που πωλήθηκε. Τελευταία, το πρώτο είναι ένα, ή LIFO, είναι μια άλλη μέθοδος. Αυτή η μέθοδος αναφέρει ότι το τελευταίο απόθεμα που αγοράσατε είναι το πρώτο που πωλήθηκε. Άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν μια μέθοδο που ονομάζεται σταθμισμένος μέσος όρος, ο οποίος μετρά την πώληση αγαθών βάσει του μέσου κόστους τους.
Ανεξέλεγκτα εμπορεύματα
Όταν μια εταιρεία λαμβάνει μια φυσική καταμέτρηση απογραφής στο τέλος μιας περιόδου, μπορεί να ανακαλύψει ξεπερασμένα ή παρωχημένα εμπορεύματα. Όταν συμβεί αυτό, η διαφορά κόστους πρέπει να καταγράφεται στα βιβλία για να διατηρηθεί ο λογαριασμός αποθέματος όσο το δυνατόν ακριβέστερος. Αν μια εταιρεία έχει 100 στοιχεία που έχουν εγγραφεί στα βιβλία για $ 10 το καθένα, αλλά τα στοιχεία που αξίζει πραγματικά μόνο $ 6 το καθένα, μια προσαρμογή εγγραφής πρέπει να γίνει. Στην περίπτωση αυτή, μια καταχώριση των $ 400 θα χρεωθεί στο λογαριασμό του κόστους πώλησης αγαθών και 400 δολάρια θα πιστώνονται στο λογαριασμό απογραφής. Αυτό μειώνει το κόστος απογραφής που εμφανίζεται στα αρχεία λογιστικής.
Φθαρμένα αγαθά
Συχνά, μια εταιρεία δέχεται επιστροφές που είναι κατεστραμμένα αγαθά. Αυτά τα προϊόντα επιστρέφονται μερικές φορές στον κατασκευαστή, αλλά όχι πάντα. Αν δεν επιστραφούν στον κατασκευαστή, η εταιρεία πρέπει να διαγράψει τα κατεστραμμένα αγαθά, ώστε να μην είναι μέρος του αριθμού απογραφής. Για να γίνει αυτό, η καταχώριση του περιοδικού θα ήταν μια χρέωση για το κόστος πώλησης αγαθών και μια πίστωση για την απογραφή.
Κλοπή
Ανεξάρτητα από το πόσο καλοί είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι μιας εταιρείας, η κλοπή είναι υποχρεωμένη να συμβεί. Η διαφορά μεταξύ του τι υποτίθεται ότι είναι και του τι υπολογίζεται είναι συνήθως λόγω κλοπής από τους εργαζόμενους και τους πελάτες. Ο λογαριασμός απογραφής πρέπει να προσαρμοστεί εξαιτίας αυτού. Όταν η κλοπή ανακαλυφθεί κατά τη διάρκεια ενός πραγματικού αριθμού απογραφών, η επιχείρηση πρέπει να χρεώσει το λογαριασμό του κόστους πώλησης αγαθών και να πιστώσει το λογαριασμό αποθέματος.
