Το επιχειρησιακό σενάριο είναι πλέον βασισμένο σε έργα. Τα έργα περιλαμβάνουν διαλειτουργικές ομάδες και η ποικιλία των απόψεων βοηθά στην καινοτομία. Ο στόχος πολλών επιχειρηματικών σχεδίων είναι να ανταποκριθούν και να ξεπεράσουν τις προσδοκίες των πελατών. Η ολοκληρωμένη διαχείριση του έργου είναι η νέα επιχειρηματική μάντρα, όπου η διαχείριση του έργου αποτελεί αναπόσπαστη διαδικασία εκτέλεσης του στρατηγικού σχεδίου. Η κατανόηση της διαδικασίας ενός κύκλου ζωής του έργου είναι κρίσιμη για όλους τους τομείς εργασίας, καθώς μεταφράζεται σε καλύτερη απόδοση.
Ορισμός Έργου
Οι επιχειρήσεις συχνά βασίζονται σε "έργα" για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες των πελατών. Ένα «σχέδιο» διακρίνεται από τις καθημερινές δραστηριότητες ρουτίνας και τα μακροπρόθεσμα «προγράμματα» από ορισμένα χαρακτηριστικά. Προκειμένου να ονομάζεται "έργο", μια εργασία θα πρέπει να έχει συγκεκριμένο στόχο, θα πρέπει να είναι μια προσπάθεια μιας ώρας με καθιερωμένη διάρκεια ζωής. Τα έργα έχουν επίσης προδιαγραφές απόδοσης και είναι περιορισμένα από χρόνο, χρήμα, εργατικό δυναμικό και άλλους πόρους. Κάθε κύκλος ζωής του έργου χαρακτηρίζεται από τέσσερα στάδια: το καθοριστικό στάδιο, το στάδιο του σχεδιασμού, την εκτέλεση του σταδίου και την παράδοση του σκηνικού.
Διαχείριση έργου
Η διαχείριση του έργου είναι η διαδικασία σχεδιασμού, προγραμματισμού και ελέγχου έργων. Διάφοροι παράγοντες έχουν οδηγήσει σε μεγαλύτερη έμφαση στην αποτελεσματική διαχείριση του έργου. Ο αυξανόμενος παγκόσμιος ανταγωνισμός έχει οδηγήσει σε συμπιεσμένους κύκλους ζωής των προϊόντων. Οι επιχειρήσεις ασχολούνται με τα μικρότερα σενάρια εξέλιξης του προϊόντος «χρόνου αγοράς». Η έκρηξη γνώσεων με κοινά δίκτυα πληροφόρησης και η αυξημένη εστίαση στους πελάτες συνέβαλαν στην μεγαλύτερη πολυπλοκότητα της φύσης των έργων. Αυτό απαιτεί αποτελεσματική διαχείριση διαλειτουργικών ομάδων έργου. Οι εταιρείες εκτελούν ταυτόχρονα πολλά έργα. Ως εκ τούτου, η κατανομή πόρων και η αποτελεσματική διαχείριση του έργου είναι στρατηγικής σημασίας.
Σχεδίαση
Ο προγραμματισμός στο πλαίσιο ενός έργου περιλαμβάνει την παροχή ενός οδικού χάρτη για την ορθή εκτέλεση του έργου. Η διαδικασία σχεδιασμού περιλαμβάνει τον ορισμό του έργου, συμπεριλαμβανομένου του προτεινόμενου αποτελέσματος του έργου. Η διαδικασία σχεδιασμού περιλαμβάνει επίσης σαφή καθορισμό των στόχων και των στόχων του έργου, των προδιαγραφών της ποιότητας, του προϋπολογισμού και των εκτιμήσεων του χρόνου και των παραμέτρων ελέγχου. Με λίγα λόγια, το στάδιο του σχεδιασμού είναι ένα στάδιο για την αναθεώρηση και την επιβεβαίωση των στόχων και των κατευθυντήριων γραμμών του έργου και την επίλυση οποιωνδήποτε υπονομευτικών ζητημάτων. Οι προσεγγίσεις έκτακτης ανάγκης σχεδιάζονται επίσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού για την αποφυγή παγίδων. Στην ιδανική περίπτωση, η διαδικασία σχεδιασμού πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα μέλη της ομάδας.
Χρονοδρομολόγηση
Τα προγράμματα προγραμματισμού περιλαμβάνουν την κατανομή του έργου σε σαφώς καθορισμένα απλούστερα καθήκοντα. Αυτό είναι γνωστό και ως "δομή κατανομής εργασιών". Αυτή η δομή επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να κατανοούν ένα σύνθετο έργο από την άποψη των απλών επιτεύξιμων εργασιών. Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει επίσης την ανάθεση αυτών των καθηκόντων στο σχετικό προσωπικό και τον καθορισμό των περιορισμών χρόνου, χρήματος και άλλων πόρων για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, εάν το έργο πρόκειται να οργανώσει μια σύμβαση, τότε η δομή κατανομής εργασιών θα περιλαμβάνει εργασίες όπως η κράτηση αίθουσας ή η εκτύπωση φυλλαδίων. Ειδικοί άνθρωποι ανατίθενται σε κάθε εργασία με χρονικούς, χρηματικούς και ποιοτικούς περιορισμούς.
Ελεγχος
Η εκτέλεση του έργου συνεπάγεται την αντιμετώπιση απροσδόκητων γεγονότων. Καθώς ο καθορισμός ενός σαφούς σχεδίου και μιας διαδικασίας προγραμματισμού ελαχιστοποιεί τις αβεβαιότητες, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να ασκεί προσεκτικό έλεγχο προκειμένου να διατηρήσει τις απαιτήσεις χρόνου, ποιότητας και προϋπολογισμού. Δύο στοιχεία ελέγχου του έργου περιλαμβάνουν την καθιέρωση και επίτευξη σαφώς καθορισμένων ορόσημων έργων και τη διατήρηση σαφών γραμμών επικοινωνίας. Τα ορόσημα βοηθούν στην παρακολούθηση της προόδου και η επικοινωνία βοηθά στην επίβλεψη και στη βελτίωση της ομαδικής προσπάθειας.
