Όταν οι επιχειρήσεις χρειάζονται μια εξωτερική εταιρεία δημοσίων σχέσεων για να δημιουργήσουν μια PR εκστρατεία, συχνά ζητούν προσφορές από αρκετούς ανταγωνιστές. Για να προσγειωθείτε στην επιχείρηση, πρέπει να παρουσιάσετε στην εταιρεία μια πρόταση PR που περιλαμβάνει τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας, το κοινό-στόχο και τα μέσα ενημέρωσης, τις συστάσεις, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό. Πριν όμως γράψετε την πρόταση, έχετε να κάνετε εργασίες που περιλαμβάνουν έρευνα για την συγκεκριμένη επιχείρηση, τη βιομηχανία και την αγορά στο σύνολό της, καθώς και τους διάφορους τρόπους προσέγγισης του έργου.
Γνωρίστε τον πελάτη
Ένα μέγεθος δεν ταιριάζει σε όλα. Προτού να μπορέσετε να εξετάσετε μια PR καμπάνια, πρέπει να περάσετε το χρόνο να γνωρίσετε τον πελάτη σας. Κρατήστε συναντήσεις στο πρόσωπο με τους διευθυντές και τους διευθυντές της εταιρείας, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα τηλεφωνήματα μέχρι να αποκτήσετε σταθερή αντίληψη για την εταιρική κουλτούρα, το γενικό στυλ επικοινωνίας και τη φήμη της κοινότητας. Για παράδειγμα, δεν θα θέλατε να δημιουργήσετε μια επίσημη εκστρατεία τύπου "Wall Street Journal" για μια λαϊκή, οικογενειακή επιχείρηση ή αντίστροφα.
Κατανοήστε την τρέχουσα αγορά
Μόλις έχετε καλή ιδέα για τον τόνο που πρέπει να ακολουθήσετε, πρέπει να το πλαισιώσετε στο πλαίσιο της τρέχουσας αγοράς. Εκτελέστε μια ανάλυση του ανταγωνισμού και τι είδους διαφήμιση και μάρκετινγκ χρησιμοποιεί. Κατανοήστε την αγορά-στόχο και πώς λαμβάνει τις πληροφορίες της. Για παράδειγμα, αν ο στόχος είναι νέοι ενήλικες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια πτυχή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης στην πρότασή σας. Οι ηλικιωμένοι, από την άλλη πλευρά, δεν θα ανταποκριθούν επίσης σε μια σκληρή εκστρατεία των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης.
Περιγράψτε τη γενική σας προσέγγιση
Πριν από τη σύνταξη της τελικής πρότασης, δημιουργήστε ένα περίγραμμα των απαραίτητων τμημάτων. Σε μια μεγαλύτερη αγορά, με ουσιαστικό ανταγωνισμό, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβετε ένα εκτεταμένο ιστορικό της δικής σας εταιρείας και επιτυχημένες καμπάνιες που έχετε ξεκινήσει. Πριν από την τελική φάση, αποφασίστε πόση λεπτομέρεια πρέπει να γνωρίζει ο πελάτης για τον ανταγωνισμό και τις αναλύσεις που έχετε δημιουργήσει. Καθώς γνωρίζετε καλά τον πελάτη κατά τη φάση της έρευνας σας, θα έχετε επίσης μια έντονη κατανόηση της καλύτερης μορφής για την παρουσίαση της πρότασης. Είτε θα πρέπει να δώσετε μια αφήγηση, σύντομες κουκκίδες ή ένα πακέτο με γραφήματα και γραφήματα θα εξαρτηθεί από τις προτιμήσεις του πελάτη και το στυλ λειτουργίας του.
Συμπεριλάβετε τα Βασικά
Μια πρόταση PR πρέπει να επισημάνει τις ιδέες σας χωρίς να δώσετε τόσες πολλές λεπτομέρειες που ο πελάτης μπορεί να πάρει την πρόταση και να υλοποιήσει τις ιδέες σας χωρίς εσάς. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, με τις κατάλληλες αναφορές, καθώς και μια περίληψη της πρότασης και τι πιστεύετε ότι είναι τα κύρια σημεία που πρέπει να αντιμετωπίσει η εκστρατεία. Δώστε μερικά παραδείγματα μέσων επικοινωνίας που μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας καθώς και ποια κορυφαία μηνύματα θα τοποθετήσετε εκεί έξω. Περιλάβετε χρονοδιάγραμμα του προβλεπόμενου έργου καθώς και ποιες υπηρεσίες καλύπτονται από συγκεκριμένες αμοιβές και έξοδα. Συμπληρώστε με μια δήλωση κλεισίματος που λέει στον πελάτη πώς προσβλέπουμε να συνεργαστούμε μαζί της και πόσο σίγουροι είστε ότι θα έχετε μια θετική και ευημερούσα σχέση.
