Όταν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση, έχετε συχνά την εντολή να τα κάνετε όλα. Από τα οικονομικά μέχρι τους ανθρώπινους πόρους στο μάρκετινγκ, ίσως φορέσετε πολλά καπέλα. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο όταν δεν έχετε συγκεκριμένη εμπειρία σε αυτούς τους τομείς. Ευτυχώς, πολλά οικονομικά καθήκοντα μπορούν να αυτοδιδασκαλούνται με τη βοήθεια πόρων που βρίσκονται σε απευθείας σύνδεση ή μέσω τοπικών συμβουλίων μικρών επιχειρήσεων. Ένα από τα σημαντικότερα από αυτά τα καθήκοντα είναι ο καθορισμός ενός προϋπολογισμού και ο προσδιορισμός των διακριτικών και δεσμευμένων σταθερών δαπανών.
Προϋπολογισμός και επιχειρηματικά σχέδια
Ο προϋπολογισμός είναι μια κρίσιμη πτυχή της λειτουργίας μιας μικρής επιχείρησης. Προκειμένου να δικαιούστε ένα δάνειο ή να λάβετε έγκριση από ένα διοικητικό συμβούλιο, θα χρειαστείτε πιθανώς έναν προϋπολογισμό και ένα επιχειρηματικό σχέδιο. Το σχέδιο χρησιμεύει ως οικονομικός οδικός χάρτης για την εταιρεία σας τα επόμενα χρόνια. Ακόμη και αν είστε αυτοαπασχολούμενος ως μοναδικός κάτοχος, σχεδιάστε ένα επιχειρηματικό σχέδιο έτσι ώστε να έχετε μια καλή ιδέα για το πού θα διατεθούν τα χρήματά σας στο μέλλον. Μπορεί επίσης να χρειαστείτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο αν υποβάλετε ορισμένες νομικές επιχειρηματικές ονομασίες, όπως μια εταιρία που απαιτεί διοικητικό συμβούλιο ή για λόγους ασφάλισης.
Τα περισσότερα επιχειρηματικά σχέδια περιέχουν δαπάνες που μπορείτε να ελέγξετε και να χρεώσετε ότι δεν μπορείτε. Αυτά τα έξοδα είναι γνωστά ως σταθερά έξοδα διακριτικής ευχέρειας και δεσμευμένα πάγια έξοδα, αντίστοιχα. Με πολλούς τρόπους, αυτές είναι παρόμοιες με τις επιθυμίες και τις ανάγκες που μπορεί να εξοικειωθείτε με τον προσωπικό σας προϋπολογισμό. Ωστόσο, και οι δύο θεωρούνται σταθερές σε κάποιο βαθμό, ενώ οι προσωπικές σας επιθυμίες, όπως η μετάβαση στις ταινίες, είναι πολύ πιο ευέλικτες. Μια καλή λογική για το ποια στοιχεία στον προϋπολογισμό της επιχείρησής σας είναι σταθερά και τα οποία μπορούν να αλλάξουν θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε την κερδοφορία του επιχειρηματικού σας σχεδίου.
Ποια είναι τα σταθερά έξοδα διακριτικής ευχέρειας;
Ένα σταθερό κόστος διακριτικής ευχέρειας είναι εκείνο που είναι μια απαιτούμενη δαπάνη μόνο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο ή ένα περιουσιακό στοιχείο που περιστασιακά είναι περιττή δαπάνη, αλλά μια ανάγκη σε άλλη εποχή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα διακριτικά πάγια έξοδα μπορούν να εξαλειφθούν ή να μειωθούν ευκολότερα από τα πάγια έξοδα. Επίσης, έχουν μικρότερο αντίκτυπο στην κερδοφορία μιας επιχείρησης εάν έχουν κοπεί ή μειωθεί.
Τα έξοδα που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία δεν είναι αυτά που μπορούν να εξαλειφθούν οριστικά. Αντ 'αυτού, είναι συνήθως δαπάνες που μειώνονται προσωρινά ή παραμένουν στην άκρη για να βοηθήσουν με τη βραχυπρόθεσμη κατώτατη γραμμή. Ωστόσο, με την πάροδο του χρόνου, η εξάλειψη των διακριτικών σταθερών δαπανών μπορεί να βλάψει την επιχείρησή σας με ποικίλους τρόπους, από τη μείωση της έκθεσης του εμπορικού σήματος σε υποχαρακτηρισμένους εργαζόμενους έως τη μείωση των αποτελεσμάτων έρευνας και ανάπτυξης. Η εταιρεία σας θα πρέπει πάντα να αφήνει χώρο στον προϋπολογισμό για διακριτικά σταθερά έξοδα για το λόγο αυτό.
Ποια είναι τα πάγια έξοδα;
Τα δεσμευμένα πάγια έξοδα είναι εκείνα τα έξοδα που δεν μπορείτε απλά να εξαλείψετε από τον προϋπολογισμό σας. Είναι δαπάνες που είναι απαραίτητες, αφού χρειάζεστε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που υποστηρίζουν αυτές οι δαπάνες για να λειτουργήσει η επιχείρηση. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που παράγει T-shirts χρειάζεται ένα εργοστάσιο και ένα ύφασμα προτού να μπορέσει να αρχίσει να παράγει οποιοδήποτε πουκάμισα. Μια επιχείρηση που παρέχει κάθε είδους υπηρεσία συνήθως χρειάζεται ένα γραφείο για να επιτρέπει τις συνεδριάσεις των πελατών και ένα μέρος για να εργάζονται οι εργαζόμενοι.
Η περίοδος δέσμευσης για πάγιες πάγιες δαπάνες τείνει να είναι πολύ μεγαλύτερη από εκείνη των διακριτικών εξόδων. Για παράδειγμα, η μίσθωση στο κτίριο γραφείων σας είναι πιθανότατα μια που θα ισχύει για αρκετά χρόνια. Μια απόφαση για την καταγγελία συμφωνιών αυτού του είδους οδηγεί συχνά σε απώλεια εισοδήματος λόγω κυρώσεων. Συχνά συμβαίνει ότι ακόμα κι αν θέλετε να εξαλείψετε τα έξοδα σε αυτή την κατηγορία, ίσως δεν είναι οικονομικά εφικτό να το κάνετε.
Επιπλέον, η ίδια η φύση της επιχείρησής σας θα σας δυσκολεύει να αλλάξετε τα πάγια έξοδα που έχετε αναλάβει από τη στιγμή που θα εγκατασταθούν. Εάν παράγετε αγαθά ή παρέχετε υπηρεσίες σε μια δεδομένη τοποθεσία, συνήθως δεν μπορείτε να κλείσετε το κατάστημα και να μεταφέρετε χωρίς να υποστεί σημαντική οικονομική ζημία. Ένα εστιατόριο, για παράδειγμα, πρέπει να βρίσκεται σε μια εγκατάσταση με μια εμπορική κουζίνα και τραπεζαρία για να λειτουργεί νόμιμα. Η μετεγκατάσταση θα απαιτούσε μια επιχείρηση να σταματήσει και στη συνέχεια να ξαναρχίσει ξανά μόλις βρεθεί μια νέα εγκατάσταση.
Λόγω των δυσκολιών που συνεπάγεται η αλλαγή οποιουδήποτε στοιχείου των σταθερών δαπανών, είναι καλύτερο να λαμβάνονται προσεκτικά υπόψη αυτές οι αποφάσεις. Η διαβούλευση με τους δικηγόρους, τους οικονομικούς συμβούλους, τα διοικητικά συμβούλια και τα εμπορικά επιμελητήρια είναι σοφή πριν από τη λήψη μακροπρόθεσμων δεσμεύσεων.
Διακριτικό παράδειγμα σταθερού κόστους
Δεδομένου ότι τα σταθερά έξοδα διακριτικής ευχέρειας καθορίζονται ως τα περιθώρια που διαρρέουν και ρέουν για μεγάλες χρονικές περιόδους, μπορούν να ποικίλουν ευρέως ανάλογα με το είδος της επιχείρησης που εκτελείτε. Ορισμένα κοινά είδη δαπανών που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία περιλαμβάνουν τις διαφημιστικές εκστρατείες, την κατάρτιση του προσωπικού, τις σχέσεις με τους επενδυτές, τις δημόσιες σχέσεις και την έρευνα, τον ποιοτικό έλεγχο, τις προσπάθειες συντήρησης και ανάπτυξης των επιχειρήσεων. Άλλα παραδείγματα αφοσιωμένων σταθερών δαπανών περιλαμβάνουν τα τέλη συντήρησης ιστότοπου, τα έξοδα ασφάλισης, την πληρωμή επιχειρηματικών δανείων ή την πληρωμή δόσεων σε οποιοδήποτε είδος επιχειρηματικών περιουσιακών στοιχείων.
Όπως μπορείτε να φανταστείτε, η βραχυπρόθεσμη μείωση των διαφημιστικών εκστρατειών μπορεί να έχει πολύ μικρό αντίκτυπο στα περιθώρια κέρδους σας. Ωστόσο, αν θέλετε να κόψετε εντελώς τον διαφημιστικό προϋπολογισμό σας, η εταιρεία σας θα δει πιθανώς μειωμένα περιθώρια με την πάροδο του χρόνου. Ομοίως, η προσωρινή μείωση των κονδυλίων που διατίθενται για τον ποιοτικό έλεγχο θα μπορούσε να είναι μια εξαιρετική επιλογή για μικρότερο χρονικό διάστημα. Ωστόσο, σε ένα πιο μακροπρόθεσμο οικονομικό σχέδιο, η κατάργηση οποιωνδήποτε διαδικασιών ελέγχου ποιότητας θα έχει σχεδόν βέβαιο αρνητικό αντίκτυπο στη φήμη της επιχείρησής σας και τελικά στα κέρδη.
Δεσμευμένο παράδειγμα σταθερού κόστους
Δεδομένου ότι οι πάγιες δαπάνες είναι εκείνες που δεν μπορούν να εξαλειφθούν από την κατώτατη γραμμή μιας επιχείρησης, είναι συχνά στοιχεία μεγαλύτερου εισιτηρίου. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη μίσθωση σε χώρους γραφείων, την αγορά μηχανής που απαιτείται για τη λειτουργία της επιχείρησής σας ή πληρωμών χρησιμότητας. Όλες αυτές οι δαπάνες είναι απαραίτητες για τη συνέχιση της λειτουργίας των λειτουργιών και συνεπώς δεν μπορούν να εξαλειφθούν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν είναι επίσης δυνατό να μειωθούν οι δαπάνες αυτές με οποιοδήποτε νόημα.
Όταν εξετάζετε τα πάγια έξοδα, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετα τέλη ή χρεώσεις που θα προκύψουν τελικά ως αποτέλεσμα της αρχικής σας αγοράς. Για παράδειγμα, αν αγοράσετε ένα κτίριο γραφείων για $ 100.000, αλλά πρέπει να πληρώσετε ένα μηνιαίο τέλος συντήρησης ύψους $ 250 στο εκτελεστικό πάρκο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε και αυτά τα έξοδα ως μέρος του προϋπολογισμού για σταθερό κόστος. Ομοίως, εάν το εστιατόριό σας ανοίξει σε μια νέα τοποθεσία, η ασφάλιση εμπορικής ευθύνης που θα χρειαστείτε για το φυσικό κατάστημα θα πρέπει να θεωρηθεί ως σταθερό κόστος. Θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλες οι συναφείς δαπάνες που θα μπορούσαν να προκύψουν ως αποτέλεσμα σταθερού κόστους.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του αναληφθέντος σταθερού κόστους και του ηλιόλουστου κόστους;
Παρόλο που υπάρχουν ορισμένες ομοιότητες μεταξύ των σταθερών δαπανών που έχουν δεσμευτεί και του βυθισμένου κόστους, οι όροι δεν είναι εναλλάξιμοι. (Σημειώστε ότι ένα βυθισμένο κόστος μπορεί επίσης να αναφέρεται ως λανθάνον κόστος.) Ενώ ένα σταθερό κόστος που δεσμεύεται είναι ένα που δεν μπορεί να εξαλειφθεί από τον προϋπολογισμό σας και ακόμα σας επιτρέψει να εκτελέσετε την επιχείρησή σας, ένα βυθισμένο κόστος είναι ένα που δεν μπορεί να ανακτηθεί με οποιονδήποτε τρόπο, αφού πληρωθεί.
Ένα παράδειγμα ενός βυθισμένου κόστους είναι μια διαφημιστική καμπάνια για μια νέα υπηρεσία. Πείτε, για παράδειγμα, ότι η ηγεσία της εταιρείας σας σκέφτηκε ότι μια προτεινόμενη προσφορά έδειξε τεράστια υπόσχεση και ότι διατέθηκαν 50.000 δολάρια στη διαφήμιση για τους πελάτες-στόχους. Ωστόσο, μόλις ολοκληρωθεί η εκστρατεία, δεν υπήρξε μετακίνηση από νέους ή τρέχοντες πελάτες για την υιοθέτηση της υπηρεσίας. Η ομάδα πωλήσεων δεν μπόρεσε να πείσει τους πελάτες να συνδεθούν και η υπηρεσία αποσύρθηκε από τη λίστα προσφορών. Λόγω της αποτυχημένης εκτόξευσης, τα 50.000 δολάρια που δαπανώνται για διαφήμιση θα θεωρηθούν ως ένα βυθισμένο κόστος. Τα χρήματα σε αυτό το παράδειγμα είχαν δαπανηθεί και δεν μπορούσαν να ανακτηθούν.
Αντίθετα, ένα πάγιο κόστος θα ήταν αν είχατε προτείνει την ίδια νέα υπηρεσία και πολλοί πελάτες ενδιαφερόταν. η ομάδα πωλήσεων ήταν σε θέση να οργανώσει πολυάριθμες υπογεγραμμένες συμβάσεις βάσει της νέας υπηρεσίας. Ωστόσο, προκειμένου να παρασχεθούν τα υποσχεθέντα παραδοτέα, πρέπει να αγοραστεί ένα μηχάνημα αξίας 50.000 δολαρίων. Σε αυτή την περίπτωση, το μηχάνημα θα θεωρείται σταθερό κόστος, επειδή η εταιρεία σας πρέπει να έχει απολύτως απαραίτητη προϋπόθεση για να συνεχίσει την επιχειρηματική δραστηριότητα που έχει δεσμευτεί.
Πώς να λογαριασμό για διακριτική Vs. Αναληφθείσες σταθερές δαπάνες
Εάν το οικονομικό λογισμικό της επιχείρησής σας σας προσφέρει την ευκαιρία να διακρίνετε τα διακριτικά και δεσμευμένα πάγια έξοδα, αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχωρίσετε τα δύο και να κρατήσετε τον προϋπολογισμό σας σε καλό δρόμο. Αν δεν χρησιμοποιείτε κάποιο πρόγραμμα με αυτήν την δυνατότητα, ίσως μπορέσετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή κατηγορία προϋπολογισμού δική σας που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για διακριτική δαπάνη. Εξετάστε τις προηγούμενες δαπάνες σε κάθε κατηγορία κατά τη δημιουργία ενός νέου προϋπολογισμού. Ψάξτε για περιοχές όπου μπορείτε να μειώσετε τα έξοδα διακριτικής ευχέρειας, αλλά να είστε ρεαλιστικοί. Προϋπολογισμός ένα ποσό που επιτρέπει σε κάποιο δωμάτιο wiggle να προχωρήσει. Μην υπολογίζετε ποτέ τι ακριβώς έχετε ξοδέψει στο παρελθόν, καθώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αναγκαστικές μειώσεις των διακριτικών δαπανών κάτω από τη γραμμή εάν τα απαραίτητα κεφάλαια απλά δεν είναι διαθέσιμα. Με την πάροδο του χρόνου, αυτές οι περικοπές μπορούν να βλάψουν την επιχείρησή σας.
Όταν πρόκειται για δεσμευμένο σταθερό κόστος, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι λίγο πιο εύκολος. Γνωρίζετε ήδη πόσα χρήματα θα ξοδέψετε σε ορισμένες κατηγορίες κάθε μήνα επειδή αυτή είναι η φύση μιας τέτοιας οικονομικής δέσμευσης. Ακόμα, συμπεριλάβετε λίγα χρήματα πέρα από τα πάγια κόστη ως σενάριο για κάθε περίπτωση.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει κάθε δαπάνη που έχετε, ανεξάρτητα από το πόσο μικρός. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλιστεί η ακρίβεια στη μελλοντική ενημέρωση του προϋπολογισμού και των επιχειρηματικών σχεδίων. Θα χρειαστεί να μάθετε πόσα χρήματα πρέπει να διαθέσετε για σταθερά και σταθερά έξοδα με διακριτική ευχέρεια, έτσι κατηγοριοποιήστε τι ξοδεύετε τώρα για ευκολότερο χρόνο στο μέλλον. Η διατήρηση των σταθερών σας δαπανών όσο το δυνατόν χαμηλότερα και η αποφυγή κάθε περιττής διακριτικής σταθερής δαπάνης είναι ένας σίγουρος τρόπος για να διατηρήσετε τις δαπάνες σας χαμηλές και τον προϋπολογισμό σας σε καλό δρόμο.
Fixed Vs. Μεταβλητά έξοδα
Κατά τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού ή επιχειρηματικού σχεδίου, είναι επίσης σημαντικό να λαμβάνεται υπόψη το πάγιο κόστος έναντι του μεταβλητού κόστους. Τα μεταβλητά έξοδα διαφέρουν από τα διακριτικά και τα δεσμευμένα πάγια έξοδα, καθώς συχνά αλλάζουν κάθε μήνα. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί τη διαφήμιση στα κοινωνικά μέσα και πληρώνει ανά κλικ, μπορεί να διαπιστώσετε ότι σε μερικούς μήνες ξοδεύετε $ 100, ενώ χρεώνεστε με $ 1.000 σε άλλους. Το κόστος αυτό εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το πόσο αποτελεσματική είναι η διαφήμιση και από το πόσοι άνθρωποι επιλέγουν να κάνουν κλικ σε αυτήν.
Ορισμένα κόστη μπορεί να είναι σταθερά ή μεταβλητά, ανάλογα με τον τρόπο δομής της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, το ποσό των χρημάτων που οφείλετε κάθε μήνα σε μισθοδοσία θα μπορούσε να είναι ένα σταθερό κόστος εάν οι εργαζόμενοί σας είναι μισθωτοί και καταβάλλουν τα ίδια ποσά ανεξάρτητα από το πόσες ώρες εργάζονται. Αν το προσωπικό σας αποτελείται από πωλητές που βασίζονται στην προμήθεια ή ωριαίους εργαζόμενους, ωστόσο, οι μηνιαίες δαπάνες μισθοδοσίας πιθανόν να διαφέρουν. Σε περιπτώσεις όπως αυτές, είναι καλό να αφιερώσετε επιπλέον χρήματα για να υπολογίσετε τις απολήξεις και τις ροές που μπορείτε να περιμένετε.
