Η επιχειρηματική αλληλογραφία είναι συνήθως σύντομη και καλά οργανωμένη, με τις σκέψεις του συγγραφέα να παρουσιάζονται αρκετά σύντομα ώστε να ταιριάζουν σε μία σελίδα. Ωστόσο, υπάρχουν φορές που το μήνυμα που πρέπει να μεταφέρετε απαιτεί δύο σελίδες. Η σωστή μορφοποίηση της δεύτερης σελίδας της επιστολής της επιχείρησής σας εξασφαλίζει ότι ο αναγνώστης δεν παραβλέπει τις τελικές σκέψεις σας.
Μορφοποίηση της κεφαλίδας Δεύτερης Σελίδας
Η μορφή κεφαλίδας δεύτερης σελίδας που επιλέγετε εξαρτάται από εσάς, αλλά πρέπει πάντα να περιλαμβάνει τουλάχιστον το πλήρες όνομα του ατόμου στο οποίο γράφεται η επιστολή. Η κεφαλίδα δεύτερης σελίδας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τον αριθμό της σελίδας και την ημερομηνία της επιστολής.
Μερικοί συγγραφείς προτιμούν να χρησιμοποιούν μια μόνο γραμμή στη δεύτερη σελίδα της επιχειρηματικής τους επιστολής. Αυτό είναι γνωστό ως οριζόντια μορφή. Για παράδειγμα, πληκτρολογούν το όνομα του παραλήπτη στο πολύ αριστερό περιθώριο, κεντράρετε τον αριθμό σελίδας και πληκτρολογήστε την ημερομηνία που δικαιολογείται στο δεξιό περιθώριο. Χρησιμοποιώντας αυτή τη μορφή, σχεδόν φαίνεται ότι δημιουργείτε τρεις στήλες.
Ένας άλλος τρόπος να μορφοποιήσετε τη δεύτερη σελίδα είναι να χρησιμοποιήσετε τη μορφή μπλοκ, δηλαδή να πληκτρολογήσετε το όνομα του παραλήπτη στην επάνω γραμμή κάτω από το περιθώριο ενός ίντσας και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε τον αριθμό της σελίδας στην επόμενη γραμμή και την ημερομηνία στην τρίτη γραμμή. Για παράδειγμα:
Κ. Davey Jones
Σελίδα 2
1η Οκτωβρίου 2018
Αντί να χρησιμοποιήσετε το δεξιό περιθώριο κέρδους, απλώς κάντε κλικ πάνω από το κέντρο της σελίδας σχεδόν στο δεξιό περιθώριο. Όταν οι αναγνώστες κοιτάζουν τη δεύτερη σελίδα, το πρώτο πράγμα που βλέπουν είναι το όνομά τους, ο αριθμός σελίδων και η ημερομηνία. Με αυτόν τον τρόπο, αν επιλέξετε να συρραφήσετε την πρώτη και τη δεύτερη σελίδα, η συρραμμένη περιοχή δεν καλύπτει την επικεφαλίδα στη δεύτερη σελίδα.
Μόλις τοποθετήσετε τον τίτλο στη θέση του, θα πρέπει να αφήσετε τρεις κενές γραμμές πριν συμπεριλάβετε το υπόλοιπο της επιχειρηματικής σας επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό κείμενο για να δικαιολογήσετε μια δεύτερη σελίδα. Εάν διαθέτετε μόνο μία ή δύο γραμμές, προσπαθήστε να κόψετε την επιστολή σας για να χωρέσει σε μία σελίδα. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν ξεκινάτε τη δεύτερη σελίδα της επιστολής σας στη μέση μιας πρότασης. Όταν είναι δυνατόν, ξεκινήστε μια νέα παράγραφο στη δεύτερη σελίδα, ώστε η επιστολή σας να ρέει καλύτερα.
Δημιουργία του περιθωρίου δευτέρας σελίδας
Εάν έχετε μια επιχειρησιακή επιστολή δύο σελίδων, ίσως θελήσετε να συρραφήσετε τις δύο σελίδες μαζί. Ωστόσο, είναι αποδεκτό αν απλά διπλώνετε τις δύο σελίδες της επιστολής σας έτσι ώστε να ταιριάζουν στο φάκελο. Εάν συρραμίζετε τις σελίδες, ο αναγνώστης γνωρίζει προφανώς ότι υπάρχει περισσότερο στο μήνυμά σας από το περιεχόμενο στην πρώτη σελίδα. Ωστόσο, εάν επιλέξετε να μην συρραφήσετε, βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε τη μορφοποίησή σας αρκετά μακριά από την πάνω άκρη της δεύτερης σελίδας, ώστε ο αναγνώστης να συνειδητοποιήσει ότι η δεύτερη σελίδα είναι εξίσου σημαντική με την πρώτη. Ένα περιθώριο ενός ίντσας από το επάνω μέρος της σελίδας είναι συνηθισμένο. Εκεί θα ξεκινήσετε την επικεφαλίδα της δεύτερης σελίδας.
Αποκτήστε το δικαίωμα ενημέρωσης του παραλήπτη
Επειδή η δεύτερη σελίδα της επιστολής της επιχείρησής σας περιέχει το όνομα του παραλήπτη, είναι κρίσιμο να έχετε γράψει σωστά το όνομα του παραλήπτη στην πρώτη σελίδα της επιστολής, ακολουθούμενο από τον σωστό τίτλο και τη διεύθυνση αλληλογραφίας. Στην πρώτη σελίδα της επιχειρηματικής σας επιστολής, οι πληροφορίες του παραλήπτη ακολουθούν την ημερομηνία και τη διεύθυνση επιστροφής.
Εάν δεν είστε σίγουροι για την ορθογραφία των πληροφοριών του παραλήπτη, ελέγξτε τον ιστότοπο της εταιρείας ή καλέστε τον γραμματέα ή τον ρεσεψιονίστ της εταιρείας. Μην κινδυνεύετε να ενοχλείτε τον εαυτό σας και ίσως προσβάλλετε τον παραλήπτη χρησιμοποιώντας λανθασμένες ή ξεπερασμένες πληροφορίες.
